Một trong các điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện chính là quản lý được các khách mời cũng như nhân viên trong sự kiện để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Để gia tăng tối đa hiệu quả quản lý của sự kiện, Tochucsukienvn.net gửi đến bạn một số bí kíp trong việc quản lý khách mời. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm về Cách lựa chọn loa cho người mới.
Quản lý số người tham gia sự kiện
Trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần yêu cầu khách hàng cung cấp danh sách khách mời để chuẩn bị chu đáo nhất từ khâu mời khách cũng như bố trí đủ số ghế ngồi và thức ăn dành cho khách mời.
Xác định số lượng người chính xác có thể tham gia sự kiện
Bạn có thể tiến hành gọi điện thoại cho từng khách mời để xác nhận về việc tham dự. Việc này giúp bạn tạo được thiện cảm cho khách mời về sự chỉnh chu cũng như mang lại cho bạn một danh sách khách mời đảm bảo hơn.
Bên cạnh đó, bạn cần thường xuyên cập nhật danh sách khác mời để đảm bảo số lượng người tham dự chính xác trước khi sự kiện diễn ra.
Kiểm soát việc check in của khách
Bạn nên chia ra 2 khu vực cho khách mời và khách VIP. Tránh cho việc mọi thứ nhập nhằng, ảnh hưởng đến các vị khách mời của mình. Khách VIP là nhân vật quan trọng, vì vậy, có một khu check in riêng sẽ để lại ấn tượng tốt cho họ hơn.
Không những vậy, khu vực check in sẽ giúp bạn bố trí được chỗ ngồi bên trong một cách cẩn thận và chỉnh chu hơn. Tránh trường hợp khách đến và ào vào cùng một lúc.
Bố trí ghế ngồi bên trong sự kiện
Bạn nên thiết kế một lối đi ở giữa các khu vực ghế ngồi để đảm bảo sự thông thoáng cũng như các hoạt động trò chơi, giao lưu của chương trình đến gần với khán giả hơn.
Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.
Bên cạnh đó, bạn có thể quản lý số lượng khách mời từ việc tặng door gift cho khách hàng. Tùy vào từng mục đích của chương trình, bạn có thể lựa chọn việc phát door gift trước hoặc sau chương trình.
Cần quan tâm đến từng chi tiết nhỏ của sự kiện để đảm bảo sự chỉnh chu và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng cũng như những vị khách mời đến tham gia sự kiện.
Chúc các bạn thành công trong sự kiện sắp tới nhé!