Sự kiện và tổ chức sự kiện có lẽ đã trở thành một hoạt động thường niên của các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên những doanh nghiệp mới bước vào sự nghiệp của mình hẳn sẽ khá bỡ ngỡ trong khái niệm về tổ chức sự kiện. 

Do đó để hiểu hơn về lợi ích và lý do tại sao bạn nên tổ chức sự kiện. Ngàn Thông xin gửi tới bạn bài viết giới thiệu về lĩnh vực tổ chức sự kiện là gì? Cùng với đó khi bạn đã hiểu hơn về tổ chức sự kiện là gì rồi, chúng tôi xin được giới thiệu về dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi. 

Và sau đây Ngàn Thông xin mời bạn đọc đi đến các phần đầu tiên của bài viết nhé.

Lời nói đầu về lĩnh vực tổ chức sự kiện

Trước khi đi tìm hiểu về tổ chức sự kiện là gì? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về sự kiện là gì nhé!

Sự kiện là gì?

Theo diễn giải của từ điển Việt Nam, sự kiện là :một việc diễn ra mang ý nghĩa quan trọng đối với đời sống xã hội.

-) Việc này diễn ra được các phương tiện truyền thông đưa tin như: World Cups, thi hoa hậu Việt Nam, liên hoan tiếng hát truyền hình,…

-) Còn được hiểu là những hoạt động mang quy mô cá nhân, hẹp, trong đời sống xã hội như: đám cưới, sinh nhật, ma chay,…

-) Ngoài ra, chúng ta còn có thể hiểu sự kiện như là các hoạt động tiếp thị thương mại, của các doanh nghiệp như: hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm, khai trương, giới thiệu sản phẩm.

Tóm lại sự kiện được hiểu tổng quan như là hoạt động có chủ đích. Nó diễn ra tại một địa điểm, thời điểm xác định. Là nơi tập hợp các ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp nào đó. Nhằm tạo sự chú ý, thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Tổ chức sự kiện là gì?

Thực chất, tổ chức sự kiện là việc thực hiện các phần việc cho một “ sự kiện” diễn ra từ khi hình thành ý tưởng trong đầu đến khi kết thúc sự kiện. 

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực: xã hội, thương mại, thể thao, giải trí, kinh doanh, kinh doanh,… bằng các hình thức như: hội thảo, hội nghị, họp báo,hội chợ, triển lãm, tiệc tùng, lễ hội,… nhằm để truyền tải thông điệp mà người làm sự kiện muốn hướng công chúng của mình theo.

Có những loại sự kiện nào?

Ở những đất nước lớn có nhiều doanh nghiệp, đoàn thể phát triển, tổ chức sự kiện được coi như một ngành nghề riêng. Chính vì thế họ có hệ thống lý luận về ngành tổ chức sự kiện khá đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao gồm các lĩnh vực sau đây:

Sự kiện đoàn thể: Là những sự kiện liên quan đến các công ty, doanh nghiệp như lễ động thổ, hội thảo, hội nghị.

Sự kiện doanh nghiệp: Là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.

Sự kiện gây quỹ: Là các sự kiện nhằm gây quỹ để thực hiện các mục tiêu như cứu trợ, thiện nguyện,… Ví dụ như sự kiện chạy bộ gây quỹ, đạp xe gây quỹ.

Buổi triển lãm: Là các hoạt động triển lãm.

Các sự kiện giải trí: Là các sự kiện mang tính chất giải trí.

Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại.

Sự kiện lễ hội: Là các sự kiện lễ hội, ngày lễ dân tộc, ngày hội doanh nghiệp.

Live performances: Các buổi trình diễn trực tiếp, lễ hội âm nhạc.

Government Events: Là những sự kiện của các cơ quan của nhà nước như: đại hội đảng, hội nghị trung ương của Đảng,…

Seminar: Các buổi hội thảo chuyên đề.

Meeting: Là các buổi giao lưu gặp gỡ, họp hành.

Conferences: là các buổi đàm luận.

Workshop: Là một khóa học nhỏ tập chung và những chủ đề như: phương pháp, kỹ năng.

Conventions: Là các buổi hội thảo hướng tới thỏa thuận, hiệp ước.

Social and Cultural Events: Là những sự kiện về văn hóa và xã hội.

Sporting Events: Là các sự kiện về lĩnh vực thể thao.

Marketing Events: Là những sự kiện nhằm mục đích tiếp thị.

Promotional Events: Là các sự kiện xúc tiến thương mại, và khuyến mãi.

Brand and Products launch: Là các sự kiện liên quan đến ra mắt sản phẩm và thương hiệu.

Vai trò của sự kiện đối với doanh nghiệp

Việc tổ chức sự kiện giống như một cơ hội để thu hút sự quan tâm của các đối tượng của doanh nghiệp như: khách hàng và các phương tiện truyền thông đại chúng ( báo đài, truyền hình).

Tổ chức sự kiện là một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá, chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường, quảng cáo. Các sự kiện tổ chức sự kiện nhằm muốn quảng bá sản phẩm, đánh bóng thương hiệu từ đó giúp tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

Một sự kiện thành công còn tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả đến những người tham gia vào nó. Ngược lại một sự kiện không thành công có thể để lại ấn tượng không tốt về thương hiệu, dịch vụ, sản phẩm của một doanh nghiệp trước công chúng.

Mục đích khi tổ chức sự kiện

Là những kết quả mà nhà tổ chức sự kiện và doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện đề ra và cố gắng đạt được nó trong quá trình tổ chức sự kiện. Thông thường một sự kiện thường hướng về 3 mục đích sau:

-) Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh của sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp. 

-) Giúp công chúng có cái nhìn tốt hơn về thương hiệu hay nhãn hiệu của doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện.

-) Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm truyền cảm hứng đến khách hàng.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như: 

-) Hỗ trợ bán hàng

-) Triển khai các chính sách kênh phân phối.

-) Quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp

Dịch vụ tổ chức sự kiện của Ngàn Thông đem tới những gì?

Ngàn Thông luôn là nhà tổ chức sự kiện đáng tin cậy và luôn đồng hành với các đoàn thể, doanh nghiệp, công ty,… giúp mọi người có những buổi sự kiện quy mô và thành công nhất. Để biết những gì mà dịch vụ tổ chức sự kiện của Ngàn Thông đem tới. Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình thực hiện một sự kiện nha!

Quy trình tổ chức sự kiện của Ngàn Thông

Quy trình để tổ chức một sự kiện giống như một trò chơi xếp hình và Ngàn Thông cùng với doanh nghiệp chính là người chơi. Chúng ta chỉ có thể thành công khi ghép hoàn thiện bức tranh bằng hàng trăm hay là nghìn các mảnh ghép nhỏ. 

Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau và mỗi loại lại có một vai trò và mục đích khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Nhưng dù bất cứ là loại hình sự kiện nào thì chúng cũng đều tuân theo những quy tắc nhất định.

Và một quy trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh gồm các giai đoạn như sau:

Giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện

-) Tìm hiểu về thương hiệu/ nhãn hiệu của doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện.

-) Nghiên cứu các yếu tố liên quan và ảnh hưởng đến sự kiện như: vốn, mục tiêu, ngân sách, nhân lực,…

-) Xây dựng chủ đề và lập kế hoạch tổng quan cho sự kiện.

-) Chuẩn bị để tổ chức sự kiện: thời gian diễn ra, địa điểm diễn ra, nhân lực, thiết bị, ngân sách,…

-) Xúc tiến và quảng bá sự kiện.

Giai đoạn đang diễn ra sự kiện

-) Đón tiếp và khai mạc sự kiện

-) Tổ chức điều hành kịch bản của sự kiện

-) Phục vụ ăn uống trong sự kiện.

-) Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.

-) Thực hiện các hoạt động phụ trợ cho sự kiện. 

-) Xác định tập đối tượng công chúng mà doanh nghiệp hướng tới 

Giai đoạn kết thúc sự kiện

-) Thúc đẩy tìm kiếm cơ hội, và quảng bá.

-) Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

-) Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

-) Chăm sóc khách hàng.

Lưu ý là trong quá trình tổ chức sự kiện bạn cần có những giải pháp dự phòng nhằm đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. 

Quy trình tổ chức sự kiện quảng cáo

Chú thích: Màu đỏ là khách hàng còn màu xanh là Ngàn Thông:

Xác định mong muốn => Phác thảo kế hoạch => Tóm tắt yêu cầu mong muốn => Phân tích tóm tắt => Phác thảo ý tưởng của sự kiện => Viết báo cáo đề nghị gửi cho khách hàng => Viết danh sách kiểm tra sự kiện => Triển khai sản xuất => Nghiệm thu chương trình => Đánh giá hiệu quả.

Các thành phần tham gia vào một sự kiện

Là các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào ít nhất một hoạt động hoặc diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện gồm các nhóm chính sau:

-) Đối tượng muốn tổ chức sự kiện và các nhà tài trợ sự kiện.

-) Nhà tổ chức sự kiện và nhà cung cấp các dịch vụ bổ trợ làm sự kiện: cho thuê thiết bị, bàn ghế,… ( Ngàn Thông)

-) Khách mời tham dự sự kiện

-) Khách vãng lai tham gia sự kiện

-) Chính quyền và dân cư địa phương nơi diễn ra sự kiện. 

Tiêu chí khi làm trong ngành sự kiện

Các chuyên gia thường ví những người tổ chức sự kiện như những nghệ nhân của trò chơi ghép hình. Sự sáng tạo, tỉ mỉ, cẩn trọng và hòa nhã là những yếu tố phẩm chất cần có. 

Đội ngũ chuyên viên sự kiện chuyên nghiệp của Ngàn Thông

Kiến thức

-) Có sự hiểu biết sâu rộng về thương hiệu/ nhãn hiệu, dịch vụ, sản phẩm.

-) Có sự hiểu biết về khách hàng và mục tiêu của sự kiện

-) Có kiến thức xã hội

Kỹ năng

-) Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức sự kiện tốt.

-) Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả của sự kiện

Khả năng

-) Có khả năng sáng tạo tốt

-) Khả năng quan sát một cách chi tiết

-) Có khả năng đi xa

-) Có khả năng xử lý tình huống tốt. 

Thái độ

-) Lăn xả, nhiệt tình, năng nổ, không ngại khó khăn.

-) Chịu được khi làm việc với áp lực lớn ( từ khách hàng, công ty, đối tác)

-) Biết lắng nghe và luôn cầu tiến

-) Học cách nói chuyện với tất cả mọi người và tạo dựng mối quan hệ ấn tượng với mọi người.

=> Tóm lại những yếu tố để trở thành một chuyên viên sự kiện chuyên nghiệp luôn được Ngàn Thông xúc tiến và cải thiện cho đội ngũ chuyên viên của mình. Vì thế khách hàng đến với Ngàn Thông luôn hài lòng về chất lượng dịch vụ và chất lượng nhân sự rất nhiều. 

Kinh nghiệm để tổ chức sự kiện thành công

Một sự kiện để mang tới hiệu quả tối ưu cho công ty và doanh nghiệp cần phải có những điều kiện nhất định như:

-) Được lên kế hoạch chu đáo.

-) Xác định được mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được.

Và để sự kiện của bạn thành công thì bạn cần biết được các nguyên lý cơ bản của nó là gì? Ngàn Thông xin cung cấp tới bạn đọc một số nguyên lý cơ bản sau.

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Việc đầu tiên bạn cần làm sau khi xác định được thời điểm tổ chức là ấn định một địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý nhất. Để đảm bảo bạn cần hoàn thiện hợp đồng và thủ tục có liên quan đến địa điểm sớm chừng nào hay chừng nấy. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng tranh mất chỗ đột ngột.

Chuẩn bị thư mời gửi cho khách

Thư mời là điều đầu tiên mà khách mời có thể được nhìn thấy về sự kiện của bạn. Vì thế thư mời cần phải thông báo tới người tham dự các thông tin như: cái gì? Ở đâu? Khi nào? Những ai? Tại sao? Và như thế nào?,… trong sự kiện của bạn. 

Hơn cả thế, bạn có thể gửi cả thư mời cho khách để họ có thể gợi ý nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

Phát triển kế hoạch tổ chức sự kiện và hành động theo nó

Một kế hoạch cần chi tiết trong từng phần công việc nhỏ, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể. Đó là những yếu tố quan trọng cần có trong kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình hoạt động của sự kiện đều phải bám sát vào kế hoạch. Ngoài ra bạn cần duy trì song song một kế hoạch dự trù cho mọi trường hợp xấu nhất có thể xảy ra như: thời tiết xấu, diễn giả đến muộn, … để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất. 

Làm việc bằng cả sự tư duy chứ không chỉ là chăm chỉ

Lưu trữ và theo dõi thông tin của khách hàng tham dự sự kiện một cách chi tiết đầy đủ trong file Excel để có thể tổ chức trong khi sự kiện đang diễn ra hay sau khi sự kiện kết thúc. Điều này giúp bạn có thể gửi làm cảm ơn họ sau khi sự kiện kết thúc. Ngoài việc quản lý thông tin khách mời, File Excel có thể giúp bạn tránh được các lỗi trùng lặp chồng chéo lên nhau giữa các sự kiện.

Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ nhất đôi khi lại ảnh hưởng tới cả kết quả lớn. Ví dụ bạn trang trí không gian sự kiện có một chi tiết trang trí bị xô lệch sẽ để lại ấn tượng cho khách mời về sự thiếu chuyên nghiệp. Chính vì thế bạn nên có tính cẩn trọng và tỉ mỉ khi tổ chức sự kiện.

Lập phương án dự bị cho mọi trường hợp

Sự kiện của bạn có thể đổ bể nếu không có kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng như kế hoạch của bạn. Vì thế bạn nên có những kế hoạch dự bị để phòng cho những tình huống có thể xảy ra. Và hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng khi mọi thứ đang đi theo chiều hướng xấu.

Ví dụ: nếu trời đang chuẩn bị mưa thì bạn có thể sử dụng thêm lều bạt hoặc ô.

Trang bị một số dụng cụ khẩn cấp

Khách mời có xu hướng tìm tới bạn khi họ gặp bất cứ vấn đề nào khó giải quyết. 

Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như: bông y tế, thuốc giảm đau, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ,… nó sẽ rất hữu dụng trong một số trường hợp. 

Những điều nhỏ bé này đôi khi có thể tạo một ấn tượng lớn đến khách mời của bạn.

Chìa khóa của sự thành công là luôn theo sát khách hàng

Hãy nhớ luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ trước từ 2 đến 3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham gia của họ. 

Hãy gửi lời cảm ơn tới họ sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể hãy gửi kèm theo một số hình ảnh của họ trong sự kiện của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có thêm 1 điểm cộng trong lòng khách hàng. 

Sử dụng các yếu tố công nghệ trong sự kiện

Để có sự thành công của sự kiện thì các bộ phận thực hiện cần phải có sự kết nối đồng bộ và phối hợp nhịp nhàng với nhau. Vì thế những dụng cụ công nghệ như: bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,… là những vật dụng không thể thiếu.

Hãy lên lập một danh sách các thiết bị và một kế hoạch thuê một đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để lắp đặt các thiết bị vào vị trí. Cũng như đảm bảo rằng chúng có thể hoạt động một cách trơn tru trong sự kiện.

Chi tiêu hợp lý với phạm vi của ngân sách

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá với các đơn vị phân phối và cung cấp các thiết bị. Nhờ có sự mặc cả này mà nó sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi bị cạn kiệt. 

Nếu bạn cần một đơn vị tổ chức sự kiện vừa giúp bạn lập những kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo, lại vừa cung cấp cho bạn những dụng cụ và thiết bị cần thiết thì Ngàn Thông là tất cả những gì bạn đang tìm kiếm. Hãy gọi điện thoại hoặc nhắn tin cho chúng tôi khi bạn có điều gì đó cần được chúng tôi khi tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Công ty Ngàn Thông tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào?