Dưới đây là tổng hợp các loại chi phí tổ chức sự kiện gây tốn kém nhất. Nếu bạn đang lên kế hoạch dự trù chi phí sự kiện gửi sếp, gửi khách hàng thì hãy tham khảo những thông tin dưới đây.
7 loại chi phí tổ chức sự kiện không thể thiếu
Chi phí thuê địa điểm
Nếu bạn tổ chức sự kiện ở ngay trong phạm vi công ty thì sẽ không mất phí này nhưng thông thường các sự kiện thường được tổ chức ở những địa điểm như: những nơi chuyên setup tổ chức sự kiện, khu du lịch, khách sạn sang trọng… và những địa điểm này sẽ được tính phí thuê địa điểm.
Trong chi phí thuê địa điểm, bạn sẽ phải trả những khoản phí bao gồm: Phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện, phí bảo hiểm về an toàn lao động hay bảo hiểm khi tham gia sự kiện, phí thuê bãi đỗ xe (nếu có).
Lưu ý:
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, nên chọn những nơi thuận tiện để di chuyển, gần mặt tiền, có bãi đỗ xe, lối đi vào rộng, có lối thoát hiểm dự phòng.
Chi phí thuê thiết bị sự kiện và nhân công lắp đặt
Thiết bị sự kiện là những vật dụng phục vụ cho sự kiện như: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu, thảm đỏ, bục phát biểu, dù bạt, backdrop… Tùy từng loại hình sự kiện mà yêu cầu về số lượng thiết bị sẽ có sự khác nhau.
Bên cạnh đó còn cần nhân công thi công, lắp đặt các hạng mục sân khấu, trang trí. Do đó tổng chi phí cho hạng mục này có thể lên chiếm khoảng 20% chi phí sự kiện.
Chi phí đãi tiệc (nếu có)
Nếu các chương trình có dùng tiệc thì đây là phần chiếm khoản phí lớn trong kinh phí tổ chức sự kiện, có thể dao động từ 30% trở lên. Tùy theo quy mô của sự kiện mà bạn có thể đãi tiệc nhẹ như trà chiều, buffet, đặt nhà hàng… Tuy nhiên nếu sự kiện của bạn không có phần này thì có thể bỏ qua.
Ngày nay, các buổi tiệc nhẹ teabreak, buffet là sự lựa chọn hàng đầu cho tổ chức sự kiện đãi tiệc. Khi đặt tiệc, bạn nên ưu tiên lựa chọn những thực phẩm tốt cho sức khỏe như các loại hoa quả sạch, tươi ngon, tránh sử dụng thực phẩm chiên rán, đồ ăn nhanh.
Chi phí nhân sự trong tổ chức sự kiện
Nhân sự kiện bao gồm: MC, PG, PB. Có thể sử dụng nhân viên của mình trong một số vị trí, tuy nhiên trong trường hợp không thể thì công ty, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị tổ chức sự kiện để được ekip chuyên nghiệp hỗ trợ từ a tới z.
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sở hữu đội ngũ ekip sáng tạo, hỗ trợ lên kế hoạch, kịch bản, thuê MC, đội ngũ PG, PB hỗ trợ sự kiện… Do đó doanh nghiệp sẽ không phải mất thời gian và tốn công tìm kiếm.
Chi phí cho các tiết mục giải trí
Thông thường để sự kiện được thu hút và hấp dẫn khách tham dự, các doanh nghiệp có thể đưa vào các tiết mục giải trí như ca nhạc: thuê ca sĩ, vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm hài… rút thăm trúng thưởng, trả lời câu hỏi nhận quà. Tùy từng loại hình sự kiện mà có thể phát sinh chi phí khác nhau, nhưng đây cũng là khoản phí khá tốn kém khi tổ chức sự kiện.
Chi phí quản lý tổ chức sự kiện
Để hạn chế rủi ro sự kiện, cần có một người quản lý hoặc một đơn vị chuyên trách. Chi phí này thường được tính theo phần trăm, có thể lên đến 10% trong một sự kiện. Tuy nhiên khi thuê tổ chức sự kiện trọn gói thì đơn vị sự kiện sẽ có nhân sự chuyên quản lý và xử lý rủi ro sự kiện.
Chi phí dự trù rủi ro sự kiện
Dù đã được lên kế hoạch kỹ lưỡng nhưng sự kiện là nơi có đông người đến tham dự nên khó có thể tránh khỏi những tình huống bất ngờ phát sinh. Vì vậy khi lập danh sách chi phí tổ chức sự kiện, bạn cần dự trù khoảng 5-10% chi phí sự kiện cho hạng mục này. Tùy vào quy mô, loại sự kiện và hình thức tổ chức mà chi phí rủi ro có thể được điều chỉnh cho từng trường hợp.
Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện
Nghiên cứu ý tưởng tổ chức sự kiện
Ý tưởng tổ chức sự kiện là yếu tố quyết định chi phí sự kiện do đó bước đầu tiên khi lập bảng dự trù chi phí sự kiện đó là nghiên cứu ý tưởng. Sau khi có ý tưởng cụ thể, bạn có thể liệt kê chi tiết được các hạng mục cần tính phí.
Lập danh sách các hạng mục cần chuẩn bị
Sau khi có ý tưởng, bạn có thể liệt kê ra các hạng mục cần có trong sự kiện. Liệt kê càng chi tiết thì ước lượng chi phí sự kiện sẽ càng chính xác.
Tham khảo giá dịch vụ tổ chức sự kiện
Tham khảo giá dịch vụ tổ chức sự kiện của các bên sẽ giúp bạn ước tính được chi phí thực tế một cách chính xác nhất. Bên cạnh đó nếu chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách công ty, bạn có thể đặt tổ chức sự kiện trọn gói.
Không quên tính chi phí phát sinh
Đây là hạng mục chi phí dễ bị bỏ quên nhưng nó lại là khoản phí không thể thiếu khi lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện. Để đảm bảo khắc phục hiệu quả các rủi ro phát sinh ngoài dự kiến, cần dự trù khoảng 5-10% trên tổng chi phí sự kiện.
Lập bảng hoàn thiện dưới dạng file excel hoặc word
Sau khi hoàn thành công tác liệt kê chi phí tổ chức sự kiện, bạn cần nhập số liệu này vào word hoặc excel để gửi cho khách hàng hoặc ban quản lý, lãnh đạo.
Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí nhất
Để tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí nhất, bạn nên lựa chọn thuê tổ chức sự kiện trọn gói. Khi đó bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian công sức thuê thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện, lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản tổ chức… Tất cả sẽ có ekip chuyên tổ chức sự kiện lo lắng từ a đến z cho bạn.
| Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện tại hcm thì hãy đến với Công ty sự kiện Ngàn Thông – hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành, từng tổ chức thành công vô vàn các sự kiện cho các doanh nghiệp lớn nhỏ như Vinhome, FPT, Bảo Việt, Heineken… |
Trên đây là danh sách các loại chi phí tổ chức sự kiện gây tốn kém nhất. Ngoài những hạng mục trên, còn rất nhiều những chi phí nhỏ khác có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại hcm, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline để được tư vấn, báo giá nhanh nhất 24/7.