Bạn là một chuyên viên mới vào nghề và bạn đang học hỏi cách tổ chức một sự kiện hiệu quả. Sau đây là list 11+ công việc cần làm khi tổ chức sự kiện mà một chuyên viên dù mới vào nghề hay đã làm lâu năm cần phải nắm được.
Công việc 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
Công việc cần làm đầu tiên khi tổ chức sự kiện đó là xác định rõ ràng mục tiêu, mục đích tổ chức sự kiện. Khi có mục tiêu rõ ràng, người làm sự kiện có thể dễ dàng lên kế hoạch, ý tưởng kịch bản cho sự kiện mà không bị lạc đề.
Mục tiêu càng rõ ràng thì việc sáng tạo nội dung chương trình cũng như viết kịch bản sẽ càng thuận lợi, dễ dàng kiểm soát và lên kế hoạch cho những khâu sau đó.
Công việc 2: Xác định các đối tượng tham gia sự kiện
Xác định đối tượng tham dự sự kiện là một trong những công việc quan trọng cần làm khi tổ chức sự kiện. Đối tượng tham gia có thể là trẻ em, học sinh, sinh viên, người trưởng thành, nhân viên công ty, trưởng phòng, giám đốc, doanh nhân… Mỗi đối tượng lại có một đặc điểm khác nhau do đó việc lên kế hoạch tổ chức cũng sẽ khác nhau. Vì vậy, để lên được kế hoạch tổ chức sự kiện, người làm sự kiện phải xác định được đối tượng tham gia là ai.
- Nếu đối tượng tham gia sự kiện là trẻ em, học sinh, sinh viên thì người làm sự kiện có thể lên kế hoạch tổ chức sao cho mang đến không khí vui tươi, năng động, lý thú.
- Nếu đối tượng tham gia là nhân viên công ty, trưởng phòng, giám đốc… thì nên có kế hoạch tổ chức theo hướng lịch thiệp, sang trọng, đẳng cấp.
Công việc 3: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện là công việc không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Khi đã vạch ra rõ ràng mục tiêu và đối tượng tham gia sự kiện thì bạn có thể dễ dàng tìm được địa điểm tổ chức phù hợp cũng như xác định được thời gian tổ chức hợp lý.
Lưu ý:
- Khảo sát địa điểm tổ chức để xem có thuận tiện cho khách mời di chuyển đến sự kiện dễ dàng không.
- Đảm bảo không gian tổ chức sự kiện đủ lớn để tiếp đón khách tham dự.
- Kiểm tra lịch của khách mời chính để đảm bảo sự có mặt.
- Nên tìm hiểu về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo để chọn được ngày tổ chức hợp lý nhất.
Công việc 4: Lập teamword để triển khai đầu việc
Để một có thể chạy một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị của cả một ekip, có khi lên đến trăm người do đó việc thành lập đội ngũ teamword triển khai đầu việc là vô cùng quan trọng. Từng nhóm sẽ triển khai một đầu việc khác nhau. Chẳng hạn như:
Nhóm lên ý tưởng, kịch bản: Đây là nhóm phụ trách việc lên ý tưởng cho sự kiện bao gồm: chủ đề, concept, kịch bản sự kiện, chịu trách nhiệm về các việc như sản xuất ấn phẩm, quà tăng, backdrop sân khấu sự kiện… Họ cũng là người lập kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện.
Nhóm hậu cần: Đây là nhóm phụ trách các công việc đằng sau sân khấu như làm việc với nhà cung cấp dịch vụ như dịch vụ thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, dịch vụ ăn uống, thuê nhân sự MC, PG, dancer, ca sĩ…
Nhóm quản lý giám sát: Đây là nhóm điều phối công việc cho cả ekip, đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai đúng hướng, đúng tiến độ. Ngoài ra, họ cũng làm nhiệm vụ xin giấy phép tổ chức chương trình, xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức và quản lý rủi do sự kiện.
Công việc 5: Xây dựng timeline kịch bản và kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Xây dựng timeline kịch bản và kế hoạch chi tiết cho sự kiện là công việc cần làm khi tổ chức sự kiện và nó đóng vai trò vô cùng quan trọng. Khi viết kịch bản tổ chức sự kiện, bạn cần phân rõ từng đầu việc và timeline cụ thể cho từng hạng mục công việc để tiện theo dõi giám sát.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách Viết Kịch Bản Sự Kiện: Họp Báo + Khai Trương + Tổng Kết + Tri Ân Khách Hàng
Công việc 6: Tính toán ngân sách sự kiện
Khi làm công việc tổ chức sự kiện, người làm sự kiện phải tính toán ngân sách dành cho sự kiện. Bảng tính toán ngân sách này phải xem xét, kết hợp với tất cả các hạng mục trong kế hoạch sự kiện. Bên cạnh đó, đừng quên cộng thêm chi phí phát sinh để đảm khả năng chi trả.
>> Báo giá dịch vụ thi công sân khấu và cho thuê các vật dụng trang trí
Công việc 7: Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Để sự kiện thu hút được nhiều người tham dự thì việc lên kế hoạch truyền thông là công việc quan trọng không thể bỏ qua. Ngày nay việc truyền thông trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn nhờ các công cụ social media, do đó bạn hãy tận dụng những công cụ này để thu hút được nhiều người biết đến và tham dự.
Để lên được kế hoạch truyền thông hiệu quả, trước tiên bạn cần xác định đối tượng muốn tiếp cận hay khách hàng tiềm năng sau đó lên kế hoạch về thời gian, phương tiện truyền thông cụ thể. Mỗi sự kiện lại có một tính chất khác nhau do đó sẽ cần sử dụng các kênh và phương tiện truyền thông khác nhau đòi hỏi team chịu trách nhiệm cho công việc này phải nghiên cứu kỹ lưỡng để lên kế hoạch truyền thông phù hợp.
Công việc 8: Làm việc nhà tài trợ
Một số sự kiện ngày nay được tổ chức ra mang rất nhiều mục đích, đặc biệt những sự kiện có nhiều người tham dự thường sẽ thu hút được các nhà tài trợ, do đó những loại hình sự kiện này đòi hỏi bạn phải làm việc với nhà tài trợ để có thêm ngân sách, giúp sự kiện diễn ra hoành tráng, thành công hơn.
Công việc 9: Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Những sự kiện mang tính chất biểu diễn có thu phí thường phải xin cấp phép do đó bạn cần lưu ý làm hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện trước khi sự kiện diễn ra ít nhất trước 10 ngày để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Nếu không có giấy phép tổ chức sự kiện, sự kiện sẽ bị hủy bất cứ lúc nào.
Công việc 10: Quản trị rủi do cho sự kiện
Sự kiện là nơi thu hút nhiều khách mời tham dự do đó việc xảy ra những tình huống bất ngờ là rất dễ thấy. Do đó, người làm sự kiện phải tính toán trước những rủi do và đưa ra cách giải quyết để có thể xử lý nhanh chóng nếu nó phát sinh trong quá trình tổ chức.
Đây là công việc vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện, nếu không làm tốt điều này, bao nhiêu công sức sẽ đổ sông đổ bể. Vì vậy, là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, công việc quản trị rủi ro sự kiện là điều cần phải làm tốt.
Công việc 11: Tổng duyệt chương trình
Sau khi các đầu việc khác đã xong thì việc tổ chức sự kiện sẽ diễn ra theo như kế hoạch dự kiến. Ở bước này bạn cần tiến hành tổng duyệt chương trình. Việc quan trọng cần làm đó là setup địa điểm tổ chức, kiểm tra thật kỹ các trang thiết bị để đảm bảo không có sự cố xảy ra khi tổ chức sự kiện. Hãy cẩn thận trong từng công đoạn triển khai để sự kiện diễn ra hoàn hảo nhé.
Công việc 12: Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Khi sự kiện kết thúc, nhà tổ chức sự kiện cần kiểm tra, đánh giá xem xét từng hạng mục xem những điểm nào được và điểm nào chưa được để cải thiện cho những lần sau.
Trên đây là danh sách các đầu việc cần làm khi tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo để có thêm kinh nghiệm tổ chức, chạy chương trình. Chúc bạn có một sự kiện thật thành công.
Nếu bạn đang tìm công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM, hãy liên hệ với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được hỗ trợ lên kế hoạch, tổ chức sự kiện trọn gói. Tham khảo các sự kiện đã tổ chức của chúng tôi tại đây để thấy được sự chuyên nghiệp và chỉn chu của Ngàn Thông khi cung cấp dịch vụ sự kiện cho khách hàng.