Kỹ năng tổ chức sự kiện cần có ở một chuyên viên bao gồm những gì? Để một sự kiện diễn ra thành công, đằng sau đó là cả một ekip, đặc biệt chuyên viên điều phối sự kiện là người góp sức lớn vào thành công ấy. Nếu bạn là người yêu thích lĩnh vực sự kiện, thích quản lý, điều phối mọi khâu cho các sự kiện thì sau đây là những kỹ năng giúp bạn có thể trở thành một chuyên viên sự kiện xuất sắc.
Chuyên viên sự kiện làm những công việc gì?
Trước khi nói về kỹ năng tổ chức sự kiện cần có của một chuyên viên, chúng ta cần biết chuyên viên sự kiện là người làm những công việc gì?
Cụ thể họ làm công việc liên quan đến: giám sát tất cả các khâu trước, trong và sau của một sự kiện.
Chẳng hạn khi tổ chức tiệc tất niên:
- Trước khi sự kiện diễn ra: Chuyên viên sự kiện sẽ cùng các nhân viên cùng nhau hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện như lên ý tưởng – chủ đề cho chương trình; chuẩn bị vật dụng cần thiết cho sự kiện; lên khung sườn – thời gian diễn ra các hoạt động trong sự kiện ấy ( chẳng hạn như phần phát biểu, phần trò chơi, phần tiệc ăn…)
- Khi sự kiện diễn ra: Lúc này vai trò của chuyên viên sự kiện vô cùng quan trọng, họ sẽ là người điều phối chính, quản lý tất cả mọi thứ để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Sau khi sự kiện diễn ra: Chuyên viên sẽ là người kiểm kê, đảm bảo tránh các tổn thất cho sự kiện, đảm nhiệm cả về mặt tài chính và mối quan hệ với nhà cung cấp…
Chi tiết các công việc một chuyên viên sự kiện đảm nhiệm
Những sự kiện từ quy mô nhỏ đến lớn như đám cưới, họp báo, hội nghị, cuộc thi, giải đấu, chương trình truyền hình… đều là những sự kiện. Để những sự kiện này có thể chạy trơn chu, đòi hỏi một người đảm nhiệm toàn bộ các công việc đằng sau – đó chính là chuyên viên tổ chức sự kiện. Cụ thể, sau đây là các chi tiết công việc mà một chuyên viên sự kiện phải đảm nhiệm:
Công việc 1: Xây dựng đội ngũ – ekip sự kiện
Để một sự kiện thành công, chỉ một người là không đủ, cần phải có một ekip đứng đằng sau, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ và chuyên viên sự kiện chính là người đứng ra xây dựng đội ngũ.
Sau khi xây dựng đội ngũ, kết nối được với các nhân sự khác tạo thành một ekip thống nhất bao gồm: người điều phối, người lập kế hoạch, người thực thi.
Công việc 2: Lên kế hoạch cho sự kiện theo yêu cầu tiếp nhận
Khi nhận được thông tin sự kiện của khách hàng hay của sếp, chuyên viên sự kiện sẽ đề xuất kế hoạch tổ chức. Đây là bước vô cùng quan trọng và nó thể hiện được trình độ của người làm sự kiện.
Một chuyên viên sự kiện giỏi sẽ đưa ra được những ý tưởng sáng tạo, có khả năng lập kế hoạch tốt, thuyết phục được khách hàng hoặc sếp về phương án đưa ra.
Công việc 3: Thuyết trình về kế hoạch
Để thuyết phục khách hàng hay sếp tin tưởng vào kế hoạch của bạn, bạn phải có bài thuyết trình thuyết phục. Cụ thể, khi thuyết trình, người nói phải trình bày được sự nổi bật của ý tưởng, có số liệu – bảng biểu chi tiết về số lượng người tham gia, mức độ tương tác của khán giả và bảng dự trù kinh phí tổ chức…
Công việc 4: Cố vấn cho nhân viên khi thực thi sự kiện
Sau khi kế hoạch được duyệt, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối thực thi sự kiện, cố vấn cho các nhân viên trong từng khâu để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.
Chẳng hạn như công việc:
- Quản lý đội ngũ dựng sân khấu, âm thanh ánh sáng.
- Cố vấn việc sắp xếp vị trí, ghế ngồi.
- Điều phối, giám sát việc tổ chức tiệc ăn uống cho khách mời.
Công việc 5: Kiểm tra, theo dõi, giám sát toàn bộ các khâu
Ngoài việc lên kế hoạch, cố vấn cho nhân viên thực thi sự kiện thì chuyên viên tổ chức sự kiện còn là người kiểm tra, theo dõi, giám sát từng khâu để đảm bảo đúng kế hoạch.
Một chuyên viên sự kiện giỏi, có tâm với nghề đảm nhiệm mọi khâu từ a đến z nên phải thực sự linh hoạt, nhạy bén để giải quyết vấn đề. Luôn ý thức việc kiểm tra, theo dõi, giám sát để đảm bảo khâu có sai sót nào. Bên cạnh đó, còn phải dự trù được trước những tình huống có thể phát sinh và đưa ra phương án xử lý.
Công việc 6: Lập báo cáo kết quả của sự kiện
Sau tất cả các công việc liên quan đến kế hoạch thực thi và tổ chức, chuyên viên sự kiện còn phải đảm nhiệm công việc lập bảng báo cáo về kết quả sự kiện.
Thông tin báo cáo bao gồm: Số lượng người tham gia; lượt tương tác của khách mời; bảng chi phí tổ chức… Báo cáo này sẽ giúp ban tổ chức, khách hàng đánh giá được mức độ thành công của sự kiện vừa tổ chức.
Công việc 7: Tạo hồ sơ năng lực để thuyết phục khách hàng
Để có thể thuyết phục đối tác, khách hàng, ban tổ chức tin tưởng vào kế hoạch cũng như khả năng tổ chức sự kiện của bạn, bạn cần phải chứng minh được năng lực của mình bằng cách tạo hồ sơ năng lực.
Trong hồ sơ năng lực sẽ trình bày rõ kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bản thân như số năm kinh nghiệm, hình ảnh sự kiện đã tổ chức, những con số ấn tượng… Điều này sẽ giúp bạn chứng minh được năng lực tổ chức với khách hàng, giúp khách hàng có cơ sở để giao dự án này cho bên bạn.
Những kỹ năng tổ chức sự kiện cần có của một chuyên viên
Tư duy sáng tạo
Đối lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư duy sáng tạo là kỹ năng cần phải có để trở thành một chuyên viên sự kiện chuyên nghiệp. Không ai muốn xem đi xem lại những sự kiện giống nhau, không có điểm nhấn. Do đó hãy luôn tập rèn luyện tính sáng tạo mọi lúc mọi nơi để bạn luôn có những ý tưởng mới hấp dẫn, giúp cho sự kiện diễn ra thành công và tạo được ấn tượng tốt với người tham gia.
Kỹ năng nghiên cứu
Kỹ năng nghiên cứu vô cùng quan trọng đối với chuyên viên sự kiện. Có rất nhiều việc đòi hỏi bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trong sự kiện được sắp xếp hợp lý, mang đến sự hài lòng cho người tham dự.
Các nghiên cứu có thể bao gồm: Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tham dự sự kiện; nghiên cứu về cách nâng cao trải nghiệm khách mời qua cách điều phối thức ăn, nước uống…
Kỹ năng lên kế hoạch – viết kịch bản
Để một sự kiện diễn ra mang đến ấn tượng cho khán giả, chuyên viên sự kiện phải có kỹ năng lên kế hoạch, kịch bản, có tư duy logic và trí tưởng tượng tốt.
Trước khi thuyết phục được người xem, người tham dự thì kế hoạch, kịch bản đó phải thuyết phục được sếp/đối tác. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch, viết kịch bản là vô cùng quan trọng ở người làm sự kiện chuyên nghiệp.
Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm
Như bạn đã biết, để chạy một sự kiện đòi hỏi cả một ekip làm việc nên người điều phối cần phải có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm tốt mới có thể dẫn dắt đồng đội và đảm bảo hiệu quả công việc. Có thể ban đầu chúng ta chưa có kỹ năng làm việc nhóm tốt nhưng kỹ năng này có thể trau dồi qua thời gian.
Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
Khi tổ chức sự kiện, chuyên viên sự kiện cần phải trao đổi thông tin với nhà cung cấp, và mỗi nhà cung cấp lại có những chính sách, yêu cầu khác nhau. Do đó việc giao tiếp, xây dựng mối quan hệ là rất quan trọng. Điều này đòi hỏi bạn phải có kỹ năng giao tiếp, đàm phán, có sự linh hoạt, cứng rắn để đôi bên đều cảm thấy hài lòng.
Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
Với cường độ làm việc nhanh, kiểm soát nhiều việc cùng một lúc và phải làm việc với rất nhiều người nên khó có thể tránh được những lúc căng thẳng. Khi đó, bạn cần phải giữ cho mình thái độ bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống để không gây mâu thuẫn, khó chịu với mọi người. Đây là kỹ năng tổ chức sự kiện rất quan trọng để trở thành một người làm sự kiện giỏi.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đối với ngành sự kiện thì kỹ năng giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với một chuyên viên sự kiện. Với một sự kiện, dù là lớn hay nhỏ, cũng đều có rất nhiều khâu cần kiểm soát, do đó khó để không xảy ra sai sót nhưng quan trọng là người làm sự kiện có khả năng ứng biến, xử lý linh hoạt.
Ai phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?
Sau khi đã hiểu về những công việc mà một chuyên viên phải làm cũng như các kỹ năng tổ chức sự kiện cần có, bạn có thể biết được mình có hợp với công việc này không.
Mặc dù công việc sự kiện không đòi hỏi bằng cấp cao, học đúng chuyên ngành nhưng để trở thành một chuyên viên sự kiện, bạn cần phải có những tố chất sau:
- Năng động – sáng tạo.
- Có khả năng tổ chức – sắp xếp.
- Có sức khỏe tốt.
- Có khả năng giao tiếp, có duyên.
- Có tính cẩn thận, có cái nhìn bao quát tốt.
- Là người nhạy cảm, có thể dự đoán tiềm năng và rủi ro tổ chức sự kiện.
Mức lương cơ bản của ngành tổ chức sự kiện hiện nay bao nhiêu?
Mức lương của chuyên viên tổ chức sự kiện bao nhiêu tùy thuộc vào vị trí đảm nhiệm, kinh nghiệm của từng người. Tuy nhiên, về cơ bản:
- Người mới vào nghề, chưa có kinh nghiệm, mức lương cơ bản khoảng 5-6 triệu.
- Người đã có kinh nghiệm 1 – 2 năm, mức lương cơ bản khoảng 8-10 triệu.
- Người có 5 năm kinh nghiệm, giữ vị trí quản lý/trưởng phòng sự kiện, mức lương khoảng từ 30 – 40 triệu tùy theo năng lực.
Trên đây là các kỹ năng tổ chức sự kiện và các công việc của một chuyên viên quản lý sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về tính chất công việc, sự phù hợp của bạn với nghề để tự tin ứng tuyển vào vị trí mà bạn mong muốn.