Tổ Chức Sự Kiện Du Lịch 2023 : Hướng Dẫn Tổ Chức Và Kịch Bản

Tổ chức sự kiện du lịch hiện đang là một trong những loại hình quảng bá được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi nó mang lại hiệu quả về doanh số, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lớn mạnh. Theo Cục Văn hóa Cơ sở – Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch, hằng năm có trung bình hơn 8000 sự kiện và lễ hội được tổ chức theo nhiều quy mô lớn nhỏ khác nhau. Việc tổ chức sự kiện du lịch đòi hỏi sự chỉn chu, tính toán kỹ lưỡng, đòi hỏi sự sáng tạo và hấp dẫn để thu hút du khách.

Vậy tổ chức sự kiện du lịch là gì, cách triển khai như thế nào? Bài viết sau đây sẽ mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về loại hình sự kiện này.

Tổ chức sự kiện du lịch là gì?

Là hình thức du lịch kết hợp tổ chức sự kiện trong quá trình của chuyến đi và thường được thực hiện bởi các công ty chuyên tổ chức sự kiện.

Các sự kiện du lịch thường thấy bao gồm: hội chợ du lịch, hội nghị du lịch, lễ hội truyền thống… Tùy từng loại hình sự kiện mà thông điệp và mục đích cuối cùng truyền tải đến khách hàng sẽ khác nhau nhưng tựu chung, đều nhằm mục đích tiếp cận khách hàng, quảng bá thương hiệu, văn hóa, sản phẩm, thúc đẩy doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Những sự kiện có thể kết hợp với du lịch

Tiệc tất niên doanh nghiệp
Teambuilding doanh nghiệp
Kick off
Lễ kỷ niệm
Hội thảo
Hội nghị khách hàng
Hội chợ
Ra mắt sản phẩm mới
Festival
…

Lợi ích khi tổ chức sự kiện du lịch

Tổ chức sự kiện kết hợp du lịch là hoạt động mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể:

Giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng với khách hàng: Sự kiện du lịch được tổ chức với quy mô lớn, xây dựng kế hoạch và kịch bản chin chu, có mục tiêu rõ ràng và thông điệp sâu sắc sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng với khách hàng, chiếm được thiện cảm nhanh chóng.

Giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh: Kế hoạch lồng ghép du lịch với sự kiện giúp doanh nghiệp có thể khéo léo lồng ghép tinh tế các sản phẩm dịch vụ đặc trưng vào từng hạng mục tổ chức, tạo nên một chiến dịch marketing hiệu quả giúp nâng cao nhận diện thương hiệu.

Giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng: Tổ chức sự kiện du lịch là cơ hội để thu hút khách hàng tiềm năng một cách tự nhiên, giúp sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng.

Giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế: Chiến dịch marketing khéo léo mà hiệu quả này sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường, cạnh tranh với đối thủ, khẳng định vị thế.

Cách tổ chức sự kiện du lịch bài bản chuyên nghiệp

Để sự kiện du lịch gây được ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, bạn phải lên kế hoạch một cách bài bản và chi tiết. Sau đây là hướng dẫn:

Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện

Hãy lên mục tiêu rõ ràng– điều này sẽ góp phần tạo nên thành công rực rỡ cho sự kiện du lịch. Mỗi sự kiện lại có một đặc trưng riêng do đó cần phải xác định được chủ đề sự kiện trước khi lên kịch bản để đảm bảo sự thống nhất theo một đường dây xuyên suốt khi thực hiện những công việc tiếp theo.

Bước 2: Nghiên cứu tổ chức sự kiện

Sau khi đã xác định được chính xác mục tiêu của sự kiện, bước tiếp theo chính là nghiên tổ chức sự kiện.

Khâu này bao gồm các hoạt động như: nghiên cứu đối tượng tham gia, thời gian tổ chức, các công việc cần thực hiện, tính khả thi, liệt kê các sự cố có thể xảy ra…

Bước 3: Lên kịch bản chương trình

Để lên được một kịch bản tốt, đòi hỏi người viết kịch bản phải trả lời được những câu hỏi sau:

Loại hình tổ chức sự kiện là gì?
Mục tiêu tổ chức sự kiện?
Đối tượng tham dự sự kiện là ai?
Có bao nhiêu người tham dự sự kiện?
Có bao nhiêu khách mời quan trọng sẽ tham gia?
Địa chỉ tổ chức ở đâu?
Ngân sách tổ chức là bao nhiêu?

Công việc lên kịch bản vô cùng quan trọng, đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ được mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức sự kiện du lịch là gì, có kinh nghiệm viết kịch bản. Có thể tham khảo các mẫu kịch bản ở mục dưới để sáng tạo thêm nhiều ý tưởng độc đó cho kịch bản sự kiện du lịch của mình.

Bước 4: Triển khai tổ chức sự kiện du lịch

Sự kiện sẽ diễn ra theo kịch bản đã được duyệt. Trong quá trình tổ chức, đòi hỏi người giám sát, kiểm soát sự kiện để tránh những sự cố, rủi ro có thể xảy ra như thời gian, án toàn và các vấn đề phát sinh khác.

Mẫu khung kịch bản tổ chức sự kiện du lịch

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện hội chợ kết hợp với du lịch

Địa điểm: Hà Nội
Thời gian dự kiến: 07h30 – 10h, ngày … tháng … năm 2023
Nội dung chi tiết:
07h30 – 08h00: Tiếp đón các vị đại biểu, quan khách và hướng dẫn khách mời check in, vào khu vực tổ chức lễ khai mạc, ổn định chỗ ngồi.
08h – 08h15: Chương trình biểu diễn mở đầu lễ khai mạc.
08h15 – 08h30: MC tuyên bố lý do + Giới thiệu đại biểu.
08h30 – 08h45: Lãnh đạo phát biểu khai mạc Hội chợ du lịch .
08h45 – 09h05: Ban tổ chức Hội chợ phát biểu, giới thiệu các hoạt động sẽ diễn ra trong 3 ngày Hội chợ.
09h05 – 09h20: Chiếu Video tổng kết tình hình du lịch Việt Nam năm 2022 và mục tiêu trong năm 2023.
09h20 – 09h35: Đại diện đơn vị lữ hành lên phát biểu .
09h35 – 09h45: Lãnh đạo và các đại biểu tiến hành cắt băng khai mạc Hội chợ.
09h45 – 10h: Biểu diễn nghệ thuật kết thúc lễ khai mạc.

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm kết hợp du lịch

Địa điểm: TPHCM
Thời gian dự kiến: 08h00 – 09h45, ngày… tháng… năm 3
Nội dung chi tiết:
08h00 – 08h30: PG đón tiếp khách mời. Hướng dẫn vào khu vực tổ chức chương trình, ổn định chỗ ngồi. Ban tổ chức gửi thông cáo báo chí, lấy danh sách phóng viên tham dự. Sắp xếp phỏng vấn trước chương trình.
08h – 08h15: MC tuyên bố lý do tổ chức sự kiện và giới thiệu đại biểu.
08h15 – 08h30: Đại diện ban lãnh đạo công ty lên phát biểu khai mạc sự kiện
08h30 – 08h50: Giới thiệu sản phẩm mới
08h50 – 09h20: Hỏi đáp, trao đổi giữa doanh nghiệp lữ hành và các đơn vị báo chí.
09h20 – 09h25: MC gửi lời cảm ơn và bế mạc chương trình.
09h25 – 09h45: Kết thúc chương trình, tặng quà cho khách mời và các đơn vị báo chí.

Lưu ý khi xây dựng kịch bản sự kiện du lịch

Để tránh những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, cần phải lưu ý những điều sau:

Chú trọng từng chi tiết nhỏ nhất: Ngoài các hạng mục lớn, hãy chăm chút cả những tiểu tiết nhỏ nhất khi tổ chức sự kiện vì bất kể một sự cố nhỏ nào xảy ra cũng có thể gây ấn tượng xấu với khách hàng tiềm năng.

Tìm hiểu chi tiết về đối tác: Điều này sẽ giúp bạn có thể tạo ra được kịch bản độc đáo, làm hài lòng đối tác. Bạn có thể tìm hiểu sở thích, màu sắc, hình ảnh mà đối tác đang muốn hướng đến.

Nắm rõ ngân sách tổ chức: Để xây dựng kịch bản sự kiện đòi hỏi phải nắm được ngân sách tổ chức sự kiện du lịch là bao nhiêu. Nếu không nắm được thông tin này, sự kiện của bạn sẽ khó mà thành công.

Luôn sáng tạo: Sự sáng tạo luôn luôn gây bất ngờ cho mọi người và tạo được thiện cảm tốt. Do đó đây sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng.

Ngàn Thông – Công ty tổ chức sự kiện du lịch uy tín TPHCM

Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông tự hào là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với hơn 12 năm kinh nghiệm, hỗ trợ khách hàng lên kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện một cách hiệu quả, lan tỏa hình ảnh và thông điệp tới khách hàng một cách nhanh nhất.

Tại sao nên lựa chọn chúng tôi:

Giúp khách hàng lên ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo, không bị trùng lặp, nhàm chán.
Có khả năng dự đoán rủi ro và đưa ra biện pháp phòng ngừa hiệu quả giúp sự kiện diễn ra thành công theo đúng mong muốn của khách hàng.
Hỗ trợ tổ chức mọi loại hình sự kiện một cách chuyên nghiệp bao gồm: khai trương, khánh thành, động thổ, hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, tiệc tri ân, talkshow, liveshow, sự kiện ngoài trời, sự kiện indoor, hội chợ thương mại, hợp báo, ra mắt sản phẩm mới…

Qua bài viết trên đây, bạn đọc đã biết thêm về loại hình tổ chức sự kiện kết hợp với du lịch, lợi ích của nó và tìm được đơn vị uy tín chuyên tổ chức loại hình sự kiện này. Chúc doanh nghiệp luôn thành công và phát triển rực rỡ!

Để được tư vấn tổ chức sự kiện du lịch, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline phía dưới để được hỗ trợ nhanh chóng, tận tình.