Khi chuẩn bị một sự kiện, ngay từ khi bắt đầu, bạn cần phải chú ý, hình dung ra những công đoạn chuẩn bị cho sự kiện dù những việc đơn giản nhất. Khi có bước chuẩn bị tốt, bạn không mắc phải sai lầm khi tổ chức sự kiện.
Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình, đây có thể được xem là yếu tố quan trọng xuyên suốt sự kiện diễn ra. Mục tiêu bạn đặt ra chính là phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về Làm sao để chuẩn bị lễ dạm hỏi thành công.
Kiểm tra hợp đồng: Một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác.
Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với các nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải được thể hiện và quán triệt trong hành trình tổ chức. Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy. Đây là những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp đồng ( số lượng, thời gian, địa điểm ) thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng mà không bị phạt. Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối cùng một ngày sẽ thuận lợi cho cả hai bên.
Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó. Dành thời gian cho bản thân mình ra các quyết định chính thức vấn đề đó ( đối với các hợp đồng )
Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức.
Nhà tổ chức sự kiện cần bố trí một cuộc họp trước khi tổ chức sự kiện vài ngày. Mục đích là gặp gỡ các bên cung cấp và các nhân viên chủ chốt để xem lại lần cuối bảng nội dung công việc, thống nhất nhận thức chi tiết về nội dung công việc và sự kiện.
Vào ngày diễn ra sự kiện, mọi công việc sẽ do một cán bộ điều hành và chịu trách nhiệm giám sát công việc nhằm đảm bảo công việc tiến hành theo đúng bảng nội dung công việc. Sau đó báo cáo những vấn đề quan tâm tới người tổng chỉ huy chương trình, người chịu trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề.
Khi đã có sự chuẩn bị chu đáo từ bước đầu, thì khi sự kiện diễn ra chúng ta sẽ dễ dàng quản lý cũng như có tâm thế chuẩn bị cho những phát sinh xảy ra.