Bạn đang chuẩn bị kế hoạch tổ chức hội thảo cho công ty của mình và bạn đang muốn tìm mẫu timeline kịch bản tổ chức hội thảo để tham khảo. Sau đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo có thể mang đến cho bạn ý tưởng hay.
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là việc lên kế hoạch tổ chức một buổi thảo luận về một số vấn đề. Nó có thể là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề được đặt ra.
Tổ chức hội thảo không chỉ giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm dịch vụ, giải quyết được vấn đề đang còn tồn đọng mà còn tạo được niềm tin trong lòng khách hàng đối với thương hiệu của doanh nghiệp.
Các hình thức tổ chức hội thảo hiện nay
Hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Đây là sự kiện do doanh nghiệp tổ chức nhằm quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp đến với khách hàng tiềm năng. Đặc biệt trong hội thảo này, doanh nghiệp sẽ có các ưu đãi cực kỳ hấp dẫn cho khách hàng nhằm thu hút khách hàng mua bảo hiểm.
Hội thảo khách hàng
Hội thảo khách hàng được tổ chức với mục đích tri ân, gửi lời cảm ơn đến đối tác, khách hàng thân thiết đã tin tưởng và đồng hành cùng thương hiệu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hội thảo khách hàng cũng là hoạt động tương tác, đối thoại, bàn luận về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Hoặc có thể là hoạt động giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới của doanh nghiệp tới khách hàng thân thiết.
Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học là hội thảo công bố hoặc thảo luận về các vấn đề, kết quả nghiên cứu khoa học. Do đó, hội thảo khoa học sẽ không mang lại quá nhiều kết quả về quảng bá doanh nghiệp.
Hội thảo chuyên đề
Là loại hội thảo chỉ có một diễn giả trình bày một vấn đề. Thường là các vấn đề thực tiễn hoặc cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh. Để buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên đề chi tiết, kỹ lưỡng.
Hội thảo du học
Hội thảo du học là loại hội thảo nhằm giúp giải đáp tất cả các thắc mắc về vấn đề du học. Bên cạnh đó, hội thảo còn giúp các công ty cung cấp dịch vụ du học tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Tổ chức workshop
Tổ chức workshop là để mọi người cùng chia sẻ kinh nghiệm trong công việc. Ngoài ra, workshop còn giúp người tham gia nắm rõ các thông tin về doanh nghiệp cũng như sản phẩm của công ty.
Hội thảo tập huấn
Hội thảo tập huấn thường có quy mô lớn hơn workshop, hội thảo này sẽ được công ty tổ chức cho nhân viên của mình nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm.
Tổ chức hội thảo online
Tổ chức hội thảo online (hay còn gọi là webinar) là những cuộc họp, hội thảo trực tuyến của diễn giả và những khách mời tham gia có sự hạn chế về mặt địa lý hoặc do bối cảnh xung quanh tác động. Hội thảo trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí và thời gian tổ chức sự kiện. Nhưng hình thức hội thảo này yêu cầu người tham dự phải có kết nối Internet để tương tác và chia sẻ dữ liệu trực tuyến với nhau.
Quy trình tổ chức hội thảo chi tiết
Để buổi hội thảo diễn ra thuận lợi, cần phải có quy trình cụ thể. Sau đây là quy trình tổ chức hội thảo công ty, doanh nghiệp tại Ngàn Thông quý khách hàng có thể tham khảo:
Bước 1: Xác định chủ đề của hội thảo
Việc xác định đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo đi đúng hướng.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Các công việc trong bước lên kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:
- Mục tiêu mà hội thảo muốn đạt được
- Xác định nội dung, kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
- Thời gian và địa điểm tổ chức
- Kinh phí cần chuẩn bị để tổ chức
- Xác định đơn vị sẽ tổ chức hội thảo cho công ty
- Xây dựng danh sách khách mời
- Xây dựng chương trình hội thảo
Bước 3: Tiến hành công tác chuẩn bị cho hội thảo
Những việc cần chuẩn bị cho hội thảo bao gồm:
- Chuẩn bị về không gian và các dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo.
- Chuẩn bị in ấn tài liệu, gửi thư cho khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi buổi hội thảo diễn ra.
Bước 4: Tiến hành chương trình hội thảo
Chú ý đến khâu đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.
Bước 5: Kết thúc hội thảo
Khi kết thúc buổi hội thảo, doanh nghiệp nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời, người tới tham dự. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Mẫu timeline kịch bản tổ chức hội thảo cụ thể
Sau đây là mẫu timeline kịch bản tổ chức sự kiện hội thảo tổng quan bạn có thể tham khảo để có thêm ý tưởng. Bạn có thể thêm bớt một số hoạt động sao cho phù hợp với mục đích, tính chất của sự kiện:
| STT | Timeline | Đầu việc | Nội dung chi tiết | Phụ trách |
| 1 | 30 phút | Tiếp đón tiếp khách mời | Hướng dẫn khách mời đỗ xeHướng dẫn khách di chuyển vào khu vực tổ chức hội thảoChụp hình cho khách mời | Bảo vệLễ tânĐại diện DNMediaToàn bộ ekip |
| 2 | 15 phút | Khai mạc sự kiện | Văn nghệ mở mànMC dẫn dắtGiới thiệu thành phần tham gia | Ca sĩ, nhóm nhảyMC |
| 3 | 10 phút | Đại diện doanh nghiệp phát biểu | MC mời đại diện lên phát biểu, giới thiệu về sản phẩm, công ty | Đại diện DN |
| 4 | 10 phút | Trình chiếu video | Chiếu video tổng kết/ ra mắt sản phẩm/ giới thiệu về doanh nghiệp | Kỹ thuật viên |
| 5 | 10 phút | Khai tiệc | Đại diện doanh nghiệp phát biểu tuyên bố khai tiệc | Đại diện DN |
| 6 | 30 phút | Tham gia mini game | MC giải thích trò chơi và mời người tham giaKết thúc trò chơi, đại diện công ty lên trao tặng phần thưởng cho người thắng | MCĐại diện DNLễ tân |
| 7 | 20 phút | Văn nghệ | MC giới thiệu lần lượt các tiết mục văn nghệ | Ca sĩ, nhóm nhảy |
| 8 | 15 phút | Quay số trúng thưởng | MC tổ chức chơi vòng quay trúng thưởng và trao quà cho người có số may mắn | MCLễ tân |
| 9 | 15 phút | Gửi lời cảm ơn và tặng quà cho khách tham dự | MC gửi lời cảm ơn đến khách tham dựMC mời khách lên sân khấu nhận quà và chụp ảnh lưu niệm | MCLễ tânĐại diện DNMedia |
| 10 | 10 phút | Bế mạc | Thông báo kết thúc chương trìnhHướng dẫn khách di chuyển ra về | MCLễ tânĐại diện DN |
| 11 | Dọn dẹp | Thu dọn đồ đạc và vệ sinh hội trường | Hậu cần |
Những lưu ý quan trọng khi tổ chức hội thảo
Lên chủ đề và mục tiêu cho hội thảo: Nên xây dựng chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn chứa đựng đầy đủ mục đích của hội thảo.
Lựa chọn khách mời phù hợp: Những chuyên gia, khách mời trong buổi hội thảo chính là yếu tố góp phần tạo nên uy tín và thành công cho sự kiện. Do đó, cần phải cân nhắc lựa chọn khách mời phù hợp. Tốt nhất, nên chọn người nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà mục đích hội thảo hướng đến.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý: Tức là không gian, địa điểm tổ chức hội thảo phải phù hợp với quy mô của sự kiện. Có những không gian đã được setup hết về sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, thiết bị âm thanh… rất thuận tiện cho việc tổ chức hội thảo.
Truyền thông sự kiện: Hoạt động truyền thông là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Tuy nhiên, cần phải lưu ý về thời gian truyền thông, không nên quá sớm và cũng không nên quá muộn. Thời gian phù hợp nhất để truyền thông cho sự kiện là khoảng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Lên danh sách người tham dự: Mục đích chính mà buổi hội thảo hướng đến đó là xây dựng và tìm kiếm các mối quan hệ với khách hàng. Do đó, bạn có thể sử dụng các hình thức như điền form, khảo sát… để việc lấy thông tin được hiệu quả hơn.
Nên chọn đơn vị tổ chức hội thảo nào tốt tại TPHCM?
Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông là một trong những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với bề dày kinh nghiệm thực tế, góp phần làm nên thành công cho rất nhiều sự kiện lớn nhỏ của doanh nghiệp. Đến với Ngàn Thông, quý khách hàng sẽ được;
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có chuyên môn cao tư vấn nhiệt tình.
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo trọn gói từ a tới z.
- Cung cấp địa điểm tổ chức hội thảo giá tốt.
- Đáp ứng mọi yêu cầu về trang thiết bị hiện đại, tiên tiến.
- Giúp khách hàng tìm kiếm MC, ca sĩ, dancer chuẩn bị cho các hạng mục giải trí, văn nghệ theo yêu cầu.
- Giải quyết phát sinh khi tổ chức hội thảo.
Trên đây là mẫu timeline kịch bản tổ chức hội thảo bạn có thể tham khảo để có thêm kinh nghiệm và ý tưởng cho việc lên kế hoạch tổ chức. Nếu bạn đang tìm công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì còn chần chừ gì mà không liên hệ với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được phục vụ tận tình, chu đáo từ a tới z.