Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông

Tổ chức sự kiện
Ngàn Thông

[Hướng Dẫn] Thiết Kế Thiệp Mời Hội Nghị Khách Hàng

Để tổ chức hội nghị khách hàng, công ty cần phải lên danh sách khách mời và gửi thiệp cho từng người. Vì vậy việc thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng sao cho đẹp, sang trọng là rất quan trọng. Nó thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của công ty, đồng thời tăng thêm thiện cảm trong mắt đối tác, khách hàng và người tham dự. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách thiết kế bạn có thể tham khảo.  

Nội dung trong thiệp mời hội nghị khách hàng

Nội dung bắt buộc phải có trong một thư mời hội nghị khách hàng bao gồm:

  • Tiêu đề: Thư mời + tên chương trình
  • Tên khách mời/ người nhận: Viết chính xác tên khách mời
  • Mục đích tham dự/ nội dung chương trình: Hội nghị ra mắt sản phẩm mới, hội nghị đối tác, hội nghị kỹ thuật
  • Thời gian và địa điểm chi tiết: Đảm bảo thông tin chi xác
  • Lời cảm ơn: Đặt ở vị trí dưới cùng của thư mời
  • Chữ ký và con dấu xác nhận: Thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng chiếc thiệp bằng cách mỗi thiệp mời đều được đóng dấu và có chữ ký giám đốc.

Nội dung có thể bổ sung trong một thư mời hội nghị khách hàng bao gồm:

  • Giới thiệu tổng quan về công ty
  • Mục đích cụ thể của hội nghị
  • Quy mô của hội nghị
  • Hoạt động chính trong hội nghị
  • Lưu ý khi tham dự hội nghị
  • Bản đồ hướng dẫn

Cách thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng

Thiết kế mặt ngoài của thiệp

  • Tên hội nghị: Được in to, rõ, đậm hơn các chữ khác
  • Ghi rõ mục đích sự kiện: Hội nghị khách
  • Màu sắc thiệp: Lựa chọn màu phù hợp với sự kiện hoặc chọn màu theo brand doanh nghiệp
  • Chất lượng: Hình ảnh, logo đảm bảo rõ ràng, sắc nét
  • Lưu ý: Thiết kế thiệp mời phù hợp với văn hóa của người nhận và công việc. Không sử dụng quá nhiều phông chữ trong thư mời hội nghị khách hàng.

Thiết kế bên trong thiệp

  • Nội dung: Đảm bảo bên trong thiệp chứa đầy đủ nội dung đủ thông tin về sự kiện. Sắp xếp nội dung logic, hợp lý. Phông chữ có thể sử dụng khác nhau để nhấn mạnh các thông tin quan trọng
  • Màu sắc: Nên ưu tiên màu sắc nhẹ nhàng, không lấn át nội dung
  • Yêu cầu: Hình ảnh, chi tiết rõ ràng, thẩm mỹ

Kích thước thiệp

Kích thước thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng không nên quá kích thước tờ A4. Bạn có thể tham khảo các mẫu với size: 10×28, 10×42, 15×40, 9,5×22, 12×17, 15×15,… Với kích thước này, bạn có thể ghi đầy đủ nội dung thông tin, đồng thời giúp người nhận thiệp tiện lợi trong việc lưu trữ.

Chất liệu thiệp

Về chất liệu giấy in thiệp mời dự hội nghị khách hàng, bạn có thể sử dụng các dạng giấy sau:

  • Bristol: Định lượng 230-350g/m2; 2 mặt láng trắng dễ in; Độ bóng, mịn cao
  • Couche: Định lượng 80-450g/m2; Bề mặt láng, bóng, mịn, độ cứng cao; In bắt sáng, dễ tạo hiệu ứng
  • Ford: Định lượng 70-90m2; Mặt nhám bám mực tốt; Giống giấy a4 văn phòng
  • Crystal: Một mặt nhám; Một mặt láng bóng giống phủ keo; Giấy mỹ thuật; Có vân, gân, họa tiết chìm; Có thể có mùi thơm; Tạo cảm giác sang trọng.

Lưu ý khi chuẩn bị giấy mời hội nghị khách hàng doanh nghiệp

Xác định thông điệp truyền tải

Thông điệp là yếu tố cực kỳ quan trọng khi gửi giấy mời dự hội nghị cho khách hàng. Vì vậy trong giấy mời cần phải đảm bảo thông tin ngắn gọn, chính xác, trình bày hợp lý, dễ nhìn, đảm bảo dễ dàng truyền tải thông điệp cho khách hàng. Bên cạnh đó, nếu thiệp mời được thiết kế theo phong cách riêng độc đáo, sang trọng thì càng tạo được ấn tượng tốt.

Xác định người nhận

Trước khi thiết kế thiệp, bạn cần xác định danh sách khách mời cụ thể, đảm bảo thông tin về họ tên khách phải chính xác để tránh những sai sót không nên. Xác định số lượng cũng như tên của khách hàng sẽ giúp bạn chủ động trong việc lên số lượng thiệp mời, tránh thiếu hoặc dư quá nhiều thiệp mời sẽ rất lãng phí.

Phác thảo thư mời

Khi đã có danh sách khách mời, nội dung thiệp mời, bạn có thể phác thảo một vài mẫu thư mời. Sau đó doanh nghiệp có thể cân nhắc để chọn ra một mẫu đẹp nhất.

Kiểm tra lại toàn bộ thư mời

Để đảm bảo không bị sai sót, hay thiếu khách mời bạn cần kiểm tra lại toàn bộ phần thư mời. Đảm bảo chúng đã được chuẩn bị kỹ lưỡng:

  • Ghi rõ mọi thông tin khách hàng.
  • Đảm bảo ghi chính xác họ tên, chức vụ.
  • Số lượng thư mời đã đúng và đủ với danh sách khách mời hay chưa.
  • Những thông tin này mà không chính xác sẽ rất dễ khiến khách hàng bị hụt hẫng, cảm thấy mình không được tôn trọng, mất thiện cảm với doanh nghiệp, đánh dấu hình ảnh không được chuyên nghiệp mấy trong mắt khách hàng.
  • Đảm bảo hình ảnh rõ ràng.
  • Thiệp mời được in đẹp, sắc nét, không bị mờ, nhòe.

Gửi thư mời

Đảm bảo thư mời được gửi đúng địa chỉ người nhận. Công đoạn này mà làm sai thì toàn bộ khâu phía trước coi như công cốc. Do đó bạn cần phải thật cẩn thận.

Mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng tham khảo

CÔNG TY [TÊN + LOGO]
THƯ MỜI

– Trân trọng kính mời quý Ông/Bà: …………. đến tham dự buổi ……
– Thời gian: ngày/tháng/năm
– Địa điểm: ….
– Khung chương trình:
Giờ: ….
Giờ: ….
Sự hiện diện của quý ông/bà: … là niềm vinh hạnh lớn lao cho công ty của chúng tôi. Rất hân hạnh được đón tiếp!
Trân trọng kính mời!
Thông tin bổ sung: (nếu có)
Bản đồ chỉ dẫn đường đi
Sơ đồ chỗ ngồi
Quy định trang phục
Quy định vào cửa
* Mọi thông tin chi tiết, mong quý Ông/bà vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua hotline … để được hỗ trợ.
Ký tên
Đại diện Lãnh đạo ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu.

Trên đây là hướng dẫn thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên bạn có thể thiết kế được những mẫu thiệp mời đúng chuẩn, chuyên nghiệp.

Nếu bạn có dự định tổ chức hội nghị khách hàng thì hãy liên hệ với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được tư vấn tổ chức sự kiện từ a tới z. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, Ngàn Thông tin chắc sẽ giúp quý khách tổ chức sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp, làm hài lòng mọi khách hàng.

Hotline

0909384019 - Ms Điệp

0909933405 - Ms Trâm

0903335415 - Mr Phúc

0909933215 - Ms Thảo