Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp 2025

Bạn nhìn thấy một sân khấu hoành tráng với ánh đèn rực rỡ, âm thanh bùng nổ và hàng ngàn khán giả reo hò. Nhưng bạn có bao giờ tự hỏi, đằng sau “phần nổi của tảng băng chìm” ấy là gì? Đó là sự phối hợp nhịp nhàng, chính xác đến từng giây của hàng chục, thậm chí hàng trăm con người. Các vị trí trong tổ chức sự kiện không hoạt động độc lập; họ là những mắt xích trong một cỗ máy khổng lồ, nơi một sai sót nhỏ của bộ phận này có thể dẫn đến thảm họa cho bộ phận khác.

Bài viết này sẽ không chỉ liệt kê các chức danh một cách khô khan. Chúng ta sẽ cùng nhau mổ xẻ “bộ máy cái” của một công ty tổ chức sự kiện, từ đó hiểu rõ quy trình vận hành thực tế từ lúc nhận yêu cầu cho đến khi tấm màn nhung khép lại.

Cấu trúc vàng: Phân chia các vị trí trong tổ chức sự kiện theo chuyên môn

Một ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một đám đông hỗn độn. Họ được phân chia thành những bộ phận chuyên môn với các vai trò và trách nhiệm rõ ràng, tạo thành một cỗ máy vận hành trơn tru. Hiểu được cấu trúc này là bước đầu tiên để nắm bắt toàn cảnh ngành.

Bộ Phận Account & Quan Hệ Khách Hàng

Đây là cầu nối quan trọng giữa công ty và khách hàng. Nhiều người lầm tưởng đây chỉ là bộ phận bán hàng, nhưng thực chất, họ đóng vai trò là “người đại diện” của khách hàng ngay trong nội bộ công ty.

Account Manager: Là người trực tiếp giao dịch, thấu hiểu mọi nhu cầu, ngân sách và kỳ vọng của khách hàng. Họ chịu trách nhiệm về hợp đồng, đảm bảo lợi ích của cả đôi bên và giữ mối quan hệ lâu dài.
Account Executive: Hỗ trợ Account Manager trong việc chăm sóc khách hàng, xử lý các yêu cầu hàng ngày và theo dõi tiến độ dự án.

Công việc hàng ngày của họ xoay quanh việc tiếp nhận yêu cầu (brief), phân tích insight khách hàng, và truyền tải thông tin một cách chính xác nhất đến các bộ phận khác.

Bộ Phận Creative & Lên Ý Tưởng

Nếu Account là người lắng nghe, thì Creative là người thổi hồn vào những con số và yêu cầu khô khan. Bộ phận này biến những mong muốn của khách hàng thành một concept sáng tạo, độc đáo và phù hợp.

Creative Director: Là “kiến trúc sư trưởng”, chịu trách nhiệm về định hướng ý tưởng tổng thể (concept), cảm hứng nghệ thuật và chất lượng sáng tạo cuối cùng của sự kiện.
Event Designer/Graphic Designer: Là người trực tiếp hiện thực hóa ý tưởng thông qua các bản vẽ thiết kế không gian, đồ họa cho ấn phẩm (backdrop, invitation, standee…).
Content Creator/Copywriter: Sáng tạo nội dung cho kịch bản sự kiện, lời dẫn MC, nội dung post truyền thông, sao cho hấp dẫn và nhất quán với concept.

Bộ Phận Operation & Sản Xuất

Đây là bộ phận “chân đất” nhất, biến mọi ý tưởng trên giấy thành hiện thực. Sự thành bại của một sự kiện phần lớn phụ thuộc vào khâu vận hành và sản xuất này.

Project/Event Manager: Là “nhạc trưởng” của toàn bộ dự án, chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể, quản lý ngân sách, tiến độ, nhân sự và giải quyết mọi vấn đề phát sinh từ khi lên kế hoạch đến khi kết thúc sự kiện.
Operation Manager/Logistic: Chuyên về hậu cần: thuê địa điểm, vận chuyển vật tư, dàn dựng, lắp đặt trang thiết bị, đảm bảo an ninh, an toàn PCCC…
Production Manager: Phụ trách các yếu tố kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu… đảm bảo chất lượng kỹ thuật tốt nhất.

Quy trình phối hợp “trong mơ” giữa các vị trí trong tổ chức sự kiện

Sự phối hợp giữa các vị trí trong tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào trong thực tế? Hãy cùng xem qua quy trình chuẩn.

Giai đoạn 1: Tiếp nhận yêu cầu và “Brainstorming” ý tưởng

Bước 1: Account Manager nhận được brief từ khách hàng. Thay vì chỉ ghi chú trên giấy, họ ngay lập tức nhập toàn bộ thông tin, yêu cầu và ngân sách vào hệ thống CRM (Customer Relationship Management) như HubSpot CRM hoặc Zoho CRM. Điều này giúp lưu trữ thông tin tập trung và minh bạch.

Bước 2: Từ thông tin trong CRM, Account tạo một dự án mới trên phần mềm quản lý công việc như Trello, Asana hoặc ClickUp. Họ mời toàn bộ các trưởng bộ phận (Creative, Operation) vào dự án, đồng thời tag trực tiếp Creative Director vào task “Phân tích brief và lên concept”.

Bước 3: Creative Director cùng team bắt đầu brainstorm ý tưởng. Họ có thể sử dụng Miro hoặc Figma để vẽ bản đồ tư duy và phác thảo concept trực quan. Sau khi thống nhất, Content Creator sẽ viết proposal (đề xuất) chi tiết, trong khi Designer dùng bộ công cụ Adobe Creative Cloud (Photoshop, Illustrator, InDesign) để phác thảo hình ảnh minh họa cho concept.

Bước 4: Toàn bộ hồ sơ proposal (file Word, PDF, file thiết kế) được upload lên Google Drive hoặc Dropbox và chia sẻ link cho Account. Account sẽ trình bày lại proposal này cho khách hàng.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch thực thi và sản xuất

Bước 5: Sau khi proposal được duyệt, Project Manager chính thức nắm quyền điều phối. Họ tạo một Master Timeline (Lịch trình tổng thể) trên Google Sheets hoặc Excel chia sẻ cho toàn team, đồng thời phân chia các task chi tiết trên Asana/Trello.

Bước 6: Operation Manager nhận task và bắt đầu làm việc với các nhà cung cấp (supplier) về địa điểm, vật tư, thiết bị. Họ thường xuyên cập nhật báo giá và tiến độ vào một bảng tính chung.

Bước 7: Production Manager làm việc với Creative Team để hiện thực hóa bản vẽ thiết kế. Họ lên danh sách thiết bị kỹ thuật cần thuê, sơ đồ bố trí âm thanh, ánh sáng chi tiết.

Bước 8: Creative Team tiếp tục hoàn thiện các ấn phẩm đồ họa dựa trên feedback và upload bản final lên Google Drive. Mọi sự thay đổi đều được bình luận (comment) trực tiếp trên file để tránh hiểu lầm.

Xem thêm: Lời dẫn chương trình giao lưu gặp mặt đầu xuân 2026

Giai đoạn 3: Chạy chương trình và kết thúc

Bước 9: Trong ngày diễn ra sự kiện, giao tiếp là yếu tố sống còn. Toàn bộ ekip sẽ sử dụng một nhóm chat chung trên Zalo, Slack hoặc Microsoft Teams. Project Manager là người đứng sân, điều phối mọi hoạt động thông qua một bộ đàm, trong khi vẫn cập nhật thông tin quan trọng lên nhóm chat.

Bước 10: Mỗi bộ phận có một checklist công việc cụ thể. Operation kiểm tra việc dàn dựng, Production chạy thử âm thanh ánh sáng, Account đón tiếp và chăm sóc khách hàng. Mọi sự cố đều được báo cáo ngay lập tức về Project Manager để xử lý.

Bước 11: Sau khi sự kiện kết thúc, Account thu thập feedback từ khách hàng. Project Manager cùng team họp tổng kết (debrief) để rút kinh nghiệm. Mọi hồ sơ, hình ảnh, video của sự kiện được lưu trữ đầy đủ làm tư liệu.

Các vị trí trong tổ chức sự kiện “thầm lặng” và nhân sự thời vụ không thể thiếu

Ngoài đội ngũ cốt lõi kể trên, một sự kiện quy mô còn có sự góp mặt của rất nhiều vị trí quan trọng khác, đặc biệt là nhân sự thời vụ và cộng tác viên.

MC (Master of Ceremony): Người dẫn dắt chương trình, tạo không khí và kết nối khán giả với nội dung sự kiện.
PG (Promotion Girl), PB (Promotion Boy): Đón tiếp, hướng dẫn khách, phát tài liệu và quảng bá thương hiệu.
Lễ tân, Hậu cần tại chỗ: Chịu trách nhiệm check-in khách, sắp xếp chỗ ngồi, phục vụ ăn uống.
Kỹ thuật viên chuyên sâu: Vận hành máy quay phim, flycam, kỹ thuật ánh sáng phức tạp.
Tình nguyện viên: Hỗ trợ các công việc đơn giản trong các sự kiện cộng đồng, phi lợi nhuận.

Xem thêm: Ở đâu cho thuê MC sự kiện trẻ trung, duyên dáng và chuyên nghiệp?

Thế giới sự kiện hào nhoáng nhưng cũng đầy mồ hôi và áp lực. Hiểu rõ các vị trí trong tổ chức sự kiện giúp chúng ta trân trọng hơn công sức của những con người đứng sau cánh gà. Dù ở vị trí nào, từ người lên ý tưởng cho đến người bê vác thiết bị, tất cả đều hướng tới một mục tiêu duy nhất: Sự thăng hoa của cảm xúc và thành công của khách hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác am hiểu tường tận quy trình này để đồng hành cùng sự kiện sắp tới, đừng ngần ngại liên hệ với các đơn vị uy tín như Tổ chức sự kiện Ngàn Thông. Sự chuyên nghiệp bắt đầu từ sự thấu hiểu.