Bạn đang đứng trước nhiệm vụ tổ chức một buổi hội thảo quan trọng hay lễ ra mắt sản phẩm hoành tráng? Bạn nghe mọi người nhắc nhiều đến “tiệc trà” nhưng vẫn mơ hồ không biết thực chất teabreak là gì? Quan trọng hơn, làm thế nào để tính toán lượng đồ ăn thức uống cho 50, 100 hay 500 khách mà không rơi vào tình cảnh “thừa mứa lãng phí” hay “thiếu hụt kém duyên”?

Đừng lo lắng, đây là nỗi trăn trở chung của hầu hết các Admin hay người làm sự kiện không chuyên. Bài viết này sẽ là cuốn cẩm nang toàn diện, không chỉ giải thích cặn kẽ teabreak là gì, mà còn cung cấp công thức định lượng chuẩn xác đến từng miếng bánh, ly nước, giúp bạn tự tin ghi điểm tuyệt đối trong mắt sếp và khách mời.

Teabreak là gì?

Nếu tra từ điển, bạn có thể hiểu đơn giản, nhưng trong ngành tổ chức sự kiện, khái niệm teabreak là gì mang hàm ý rộng hơn nhiều. Teabreak (tiệc trà) là khoảng thời gian nghỉ giải lao giữa các phiên làm việc của một sự kiện. Đây là lúc khách mời được phục vụ các loại đồ uống nhẹ (trà, cà phê, nước trái cây) kèm theo các món ăn nhỏ gọn (bánh ngọt, trái cây cắt sẵn, canapé).

Hiểu đúng teabreak là gì sẽ giúp bạn định hình được phong cách phục vụ: nhanh gọn, nhẹ nhàng và thư giãn. Thông thường, một buổi teabreak chỉ kéo dài từ 20 đến 30 phút.

Sự khác biệt cơ bản giữa Teabreak và các loại hình tiệc khác

Nhiều người thường nhầm lẫn teabreak với tiệc Buffet hay tiệc Cocktail. Tuy nhiên, bản chất của teabreak là gì lại hoàn toàn khác biệt:

• Về thời gian: Teabreak diễn ra nhanh chóng giữa giờ, trong khi Buffet là bữa ăn chính kéo dài.
• Về thực đơn: Teabreak ưu tiên đồ ăn nguội, dạng finger food (ăn bằng tay), hạn chế đồ nước rườm rà.
• Về không gian: Teabreak thường là tiệc đứng (standing party) để khuyến khích sự di chuyển và giao lưu.

Phân loại Teabreak dựa theo tính chất từng sự kiện

Tùy vào mục đích sự kiện mà cách triển khai teabreak là gì sẽ có sự biến đổi linh hoạt.

Teabreak cho hội nghị, hội thảo cấp cao

Với các sự kiện trang trọng, tập trung vào nội dung, teabreak nên thiên về tính tiện lợi và nhanh gọn. Thực đơn thường bao gồm cà phê chất lượng cao, trà túi lọc đa dạng, kèm theo các loại bánh quy, bánh su, hoặc bánh muffin dễ ăn. Mục tiêu là giúp đại biểu lấy lại tinh thần nhanh chóng để tiếp tục tham dự phiên thảo luận.

Teabreak cho lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới

Lúc này, câu trả lời cho việc tổ chức teabreak là gì chính là: Đẹp và Sang trọng. Bạn cần đầu tư vào phần trang trí (decor) sao cho đồng bộ với màu sắc thương hiệu. Thực đơn có thể bổ sung Rượu vang nhẹ, Mocktail, và các món bánh Âu cao cấp như Macaron, Tiramisu trong ly nhỏ.

Teabreak cho các buổi Workshop, đào tạo nội bộ

Với không khí thân mật, gần gũi, teabreak cho workshop có thể thoải mái và đa dạng hơn. Ngoài các lựa chọn truyền thống, nên có thêm trà sữa, sinh tố và các món ăn vặt phổ biến để tạo không khí thư giãn, giúp học viên và người hướng dẫn giao lưu dễ dàng.

Vai trò và lợi ích không thể bỏ qua của teabreak

Nhiều người vẫn xem teabreak như một khoản chi phí phát sinh, nhưng thực tế, nó mang lại những lợi ích chiến lược:

• Tái tạo năng lượng: Sau 1-2 giờ tập trung, não bộ và cơ thể cần được nạp năng lượng. Một tách cà phê hay miếng bánh ngọt nhỏ sẽ giúp khách mời tỉnh táo và tập trung hơn cho các phần tiếp theo.
• Thúc đẩy kết nối mạng lưới (Networking): Đây là thời điểm vàng để khách mời trao đổi danh thiếp, thảo luận ý tưởng và xây dựng mối quan hệ một cách tự nhiên, không gượng ép.
• Gia tăng sự hài lòng: Một teabreak được chuẩn bị chu đáo cho thấy sự chuyên nghiệp và quan tâm của ban tổ chức đến trải nghiệm của khách mời, từ đó nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Hướng dẫn định lượng đồ ăn thức uống: Giải bài toán “Thừa hay Thiếu”

Đây là phần quan trọng nhất giúp bạn giải quyết “nỗi đau” về ngân sách và số lượng. Dựa trên kinh nghiệm thực tế từ Tổ chức sự kiện Ngàn Thông, chúng tôi chia sẻ công thức vàng sau đây.

Định lượng đồ uống

Cà phê và trà nóng

Nhu cầu caffeine thường cao vào buổi sáng.

• Định lượng: Trung bình 1.5 ly/người.
• Ví dụ: Với 50 khách, bạn cần chuẩn bị nguyên liệu đủ cho 75 ly. Vì sao lại là 1.5? Vì sẽ có những khách nam uống 2-3 ly, bù trừ cho những khách nữ không uống cà phê.
• Lưu ý: Nếu teabreak diễn ra vào buổi chiều, hãy giảm tỷ lệ cà phê xuống còn 0.8 ly/người và tăng lượng trà hoặc nước trái cây, vì nhiều người ngại mất ngủ.

Nước suối và nước trái cây lạnh

• Nước suối: 0.5 chai/người (chai 350ml hoặc 500ml). Đây là thức uống cơ bản luôn phải có.
• Nước trái cây: 1 ly/người. Đây là lựa chọn giải khát yêu thích của đa số khách nữ.

Định lượng đồ ăn

Hiểu rõ teabreak là gì đồng nghĩa với việc hiểu đây là ăn nhẹ (snack), không phải ăn no.

Số lượng bánh ngọt cần thiết trên mỗi đầu người

• Định lượng: 3 – 4 đơn vị bánh/người.
• Phân bổ: Nên chia ra 2 loại bánh ngọt (ví dụ: 1 cái su kem, 1 cái tart trứng) và 1 loại bánh mặn (ví dụ: 1 cái pateso mini). Đừng chỉ phục vụ một loại bánh duy nhất, khách sẽ rất nhanh ngán.

Tỷ lệ Finger Food và trái cây tráng miệng

• Finger Food (Sandwich, thịt nguội): 2 phần/người.
• Trái cây: 100g – 150g/người. Nên chọn ít nhất 3 loại trái cây khác màu sắc (ví dụ: Dưa hấu đỏ, Thơm vàng, Ổi xanh) để đĩa trái cây trông bắt mắt.

Lưu ý: Con số trên có thể điều chỉnh linh hoạt dựa trên thời lượng teabreak và đối tượng khách mời. Teabreak buổi sáng thường cần nhiều đồ uống có chất kích thích (cà phê) hơn, trong khi teabreak chiều có thể tăng lượng đồ ngọt.

Gợi ý một số thực đơn Teabreak giúp tối ưu chi phí 

Để bạn dễ hình dung hơn về việc lên menu khi đã hiểu teabreak là gì, dưới đây là 2 set menu tham khảo:

Thực đơn Teabreak tiêu chuẩn

Phù hợp cho hội thảo nội bộ, training nhân viên.

• Đồ uống: Trà Lipton chanh, Cà phê đen/sữa đá, Nước suối.
• Bánh: Bánh bông lan cuộn, Bánh su kem, Bánh quy bơ.
• Trái cây: Dưa hấu, Ổi, Mận (theo mùa).

Thực đơn Teabreak cao cấp

Phù hợp cho tiếp khách VIP, ký kết hợp đồng.

• Đồ uống: Trà thảo mộc (Atiso/Hoa cúc), Cà phê Capuchino, Nước ép cam tươi, Detox water.
• Bánh: Red Velvet, Mousse chanh dây, Croissant kẹp thịt hun khói.
• Finger Food: Bacon cuộn xúc xích, Canape tôm.
• Trái cây: Nho Mỹ, Dưa lưới, Táo Envy.

Quy trình 4 bước tổ chức Teabreak chuyên nghiệp cùng Ngàn Thông

Nếu bạn cảm thấy việc tự chuẩn bị quá phức tạp, việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Tại Tổ chức sự kiện Ngàn Thông, chúng tôi quy chuẩn hóa quy trình như sau:

Xem thêm: Cho thuê bàn tiệc buffet – Bảng giá cập nhật 10/2025

Bước 1: Tư vấn giải pháp và thấu hiểu nhu cầu

Chúng tôi sẽ đặt câu hỏi để làm rõ sự kiện của bạn là gì, ngân sách bao nhiêu và bạn định nghĩa thành công của buổi teabreak là gì.

Bước 2: Thiết kế Menu và báo giá minh bạch

Dựa trên yêu cầu, Ngàn Thông lên thực đơn chi tiết kèm hình ảnh minh họa và bảng giá trọn gói (bao gồm vận chuyển, setup, nhân sự). Cam kết không phát sinh chi phí ẩn.

Bước 3: Chuẩn bị nguyên liệu và nhân sự phục vụ

Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm là ưu tiên hàng đầu. Bánh được nướng mới trong ngày, trái cây gọt vỏ ngay trước giờ G để giữ độ tươi.

Bước 4: Setup không gian và vận hành tiệc

Đội ngũ nhân sự sẽ có mặt sớm để bày biện bàn tiệc đẹp mắt, chuẩn bị dụng cụ (ly, dĩa, khăn giấy) và trực tiếp phục vụ trà nước cho khách trong suốt thời gian diễn ra.

Những sai lầm thường gặp khi chưa hiểu rõ teabreak là gì

Lỗi bố trí không gian gây ùn tắc

Một lỗi phổ biến là đặt bàn teabreak ở góc kẹt hoặc lối đi hẹp. Khi hàng trăm người cùng đổ ra một lúc, ùn tắc cục bộ sẽ xảy ra. Hãy bố trí bàn tiệc dài, hoặc chia thành nhiều trạm nhỏ (stations) để phân tán đám đông.

Lựa chọn thực đơn không phù hợp với đối tượng khách

Nếu khách mời đa phần là người lớn tuổi, đừng chọn quá nhiều bánh ngọt nhiều đường. Nếu khách là người nước ngoài, hãy cẩn trọng với các món có mùi vị quá đặc trưng. Hiểu đối tượng khách hàng cũng là một phần của việc hiểu teabreak là gì.

Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện: Cách Tổ Chức & Chi Phí

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi teabreak là gì cũng như nắm vững bí quyết định lượng thực phẩm cho sự kiện. Một buổi tiệc trà thành công không cần phải quá xa hoa, đắt đỏ, mà nằm ở sự tinh tế, tính toán hợp lý và sự phục vụ tận tâm.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để “chọn mặt gửi vàng”, biến những ý tưởng teabreak thành hiện thực, hãy nhớ đến Tổ chức sự kiện Ngàn Thông. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành để mang đến những trải nghiệm ẩm thực tinh tế nhất cho sự kiện của bạn.