Để tổ chức thành công một sự kiện dù lớn hay nhỏ đòi hỏi công ty tổ chức phải có sự chuyên nghiệp trong từng khâu. Từ khâu thiết kế chương trình, lên kịch bản chi tiết thống nhất với khách hàng cho đến khâu điều hành, quản lý rủi ro khi tổ chức sự kiện… 

Là một đơn vị chuyên nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện, sau đây Ngàn Thông xin được chia sẻ với bạn 6 điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Hy vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. 

Cơ sở vật chất tại nơi tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện thực sự quyết định rất nhiều đến sự thành công của chương trình. Nếu bạn lựa chọn được một địa điểm có cơ sở vật chất tốt, điện mạnh, ánh sáng không bị chập chờn, âm thanh không bị ồn và có hệ thống an ninh tốt thì mọi thứ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều cho người làm sự kiện. 

Nếu bạn lựa chọn không gian tổ chức sự kiện là sân vận động thì có thể sẽ gặp phải vấn đề về đèn điện, an ninh không được đảm bảo… Điều này thực sự gây cản trở rất lớn khi tổ chức sự kiện. Vì vậy đây là điều mà đơn vị tổ chức sự kiện nên lưu ý khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

Không gian tổ chức sự kiện

Không gian tổ chức sự kiện có thể là không gian ngoài trời hoặc có thể là không gian trong nhà. Với không gian ngoài trời thì bạn cần lưu ý đến yếu tố thời tiết. Thời tiết có ảnh hưởng cực kỳ lớn đến việc tổ chức sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra vào ngày mưa thì mà không có phòng trước rủi ro và đề xuất phương án giải quyết thì sẽ gây khó khăn cho người làm sự kiện và đối tác khách hàng. 

Do đó với những sự kiện được tổ chức ngoài trời, bạn nên sử dụng mái che để dù nắng hay mưa thì sự kiện vẫn có thể diễn ra. Với những sự kiện phù hợp với không gian trong nhà thì bạn hãy lựa chọn một địa điểm có cơ sở vật chất tốt để đảm bảo tính an toàn và thuận lợi khi tổ chức. 

Thời gian tiến hành

Thời gian tiến hành cho việc triển khai setup sân khấu và trang trí cần phải được tính toán một cách cẩn thận. Hãy đề xuất trước một số phương án phòng ngừa rủi ro về thời gian để tránh ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành. 

Bạn cần cân nhắc thời gian setup sân khấu, trang trí sự kiện bởi đây là vấn đề mà nhiều đơn vị hay gặp phải do không thống nhất thời gian với đơn vị cho thuê địa điểm. Hãy tính toán khung thời gian sao cho phù hợp, chủ động liên hệ với người cho thuê địa điểm để đảm bảo sự kiện có thể chạy đúng ngày, đúng giờ. Đừng để một khâu nào đó trong tiến trình triển khai làm ngưng lại toàn bộ hệ thống. 

Lường trước sự cố xảy ra

Là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần phải lường trước được những sự cố có thể xảy ra và đề xuất phương án giải quyết trước. Với bề dày kinh nghiệm trong những tháng năm chinh chiến với hàng trăm hàng ngàn dự án, chắc hẳn mỗi đơn vị sẽ có sự chuyên nghiệp khác nhau trong việc lường trước các sự cố có thể xảy ra. 

Đến với Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông, chúng tôi luôn tự tin với khả năng kiểm soát tình huống, setup sân khấu đẹp, thiết kế trang trí sự kiện với nhiều ý tưởng độc đáo, mang sự thành công rực rỡ cho mỗi dự án sự kiện. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, nhiều năm kinh nghiệm trong nghề thì Ngàn Thông chính là cái tên sáng bạn có thể tin tưởng.