Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện Ngàn Thông

Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những giai đoạn nào và chi tiết từng công việc trong từng giai đoạn bao gồm những gì? Sau đây tochucsukienvn.net sẽ chia sẻ chi tiết cho bạn.

Tổ chức sự kiện là hoạt động gắn bó với các dịp lễ động thổ, khai trương, khánh thành, hội nghị hội thảo, lễ tổng kết, tri ân, giới thiệu sản phẩm, hội chợ triển lãm… nó đóng vai trò quan trọng trong quá trình khởi đầu, hoạt động và phát triển của một doanh nghiệp hay một công ty, cửa hàng…

Trong các công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện hiện nay, Ngàn Thông là đơn vị có bề dày kinh nghiệm lâu năm hoạt động trong ngành sự kiện, được khách hàng cả nước biến đến và tin tưởng lựa chọn khi tổ chức sự kiện. Nhân sự của chúng tôi sẽ giúp bạn lên ý tưởng, cho thuê trang thiết bị, thuê nhân sự… tạo nên một buổi sự kiện thành công tốt đẹp.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh, giải trí, thể thao, xã hội… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm… nhằm truyền đi những thông điệp mà sự kiện muốn công chúng nhận thức được.

Thực chất, việc tổ chức sự kiện là cái cớ để thu hút sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Nó đóng vai trò như hoạt động tiếp thị, quảng bá, phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư, giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu cảu nhà đầu tư, giúp tạo hiệu ứng truyền thông chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

Sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
Sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
Các hoạt động triển lãm
Tổ chức các hội chợ thương mại
Sự kiện mang tính chất giải trí
Lễ hội, liên hoan, festive
Sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
Các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
Các buổi hội thảo chuyên đề
Workshops
Hội thảo
Hội nghị
Các sự kiện về văn hoá, xã hội
Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Các sự kiện liên quan tới marketing
Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Quy trình tổ chức sự kiện

Mặc dù có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau và với mỗi sự kiện lại có những mục đích khác nhau trong chiến lược của doanh nghiệp. Thế nhưng một sự kiện muốn thành công đều phải tuân thủ theo quy trình nhất định:

Giai đoạn 1: Trước sự kiện

Tìm hiểu về nguyện vọng của chủ đầu tư tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh…
Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện bao gồm: lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, thiết bị, ngân sách, quy trình diễn ra sự kiện, đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện, thiết kế các ấn phẩm, thiệp mời, truyền thông quảng bá cho sự kiện…
Lắp đặt và trang trí cho sự kiện.

Giai đoạn 2: Khi sự kiện diễn ra

Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
Tổ chức điều hành và quản lý các diễn biến chính của sự kiện.
Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện (nếu có).
Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.
Hậu cần thực hiện các công việc phía sau cánh gà liên quan đến âm thanh, ánh sáng sự kiện.

Giai đoạn 3: Kết thúc sự kiện

Xúc tiến và quảng bá cho sự kiện.
Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
Chăm sóc khách hàng sau sự kiện diễn ra.

Lưu ý: Quy trình tổ chức sự kiện trên đây chỉ mang tính chất tương đối. Ngoài ra trong quá trình triển khai còn có nhiều việc phát sinh khác cần phải giải quyết.

Tại sao nên lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông?

Công ty Ngàn Thông là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong ngành sự kiện nên khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của Ngàn Thông, khách hàng sẽ:

Đảm bảo chất lượng chương trình

Ngàn Thông sẽ hỗ trợ khách hàng từ việc lên ý tưởng, kế hoạch sự kiện chi tiết cho đến điều hành sự kiện.

Việc điều hành sự kiện được giao cho bộ phận chạy chương trình và nhân viên sự kiện chuyên nghiệp nên đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian

Các công ty, doanh nghiệp luôn rất bận rộn. Vì vậy việc bỏ ra thời gian để setup cho một sự kiện là điều rất áp lực và không thể tập trung làm tốt được. Do đó lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Ngàn Thông sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu hoặc nếu có ý tưởng, bạn có thể trao đổi với nhân sự của Ngàn Thông. Việc còn lại, Ngàn Thông sẽ lo từ a tới z.

Tiết kiệm chi phí

Khi thuê tổ chức sự kiện tại Ngàn Thông, chúng tôi đảm bảo bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí dịch vụ vì chúng tôi có những đối tác quen thuộc trong ngành như: cung cấp MC dẫn chương trình, cung cấp ca sĩ, nhóm nhảy, đoàn xiếc, đội múa, đoàn lân sư rồng… Bên cạnh đó chúng tôi còn có kho thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện và nhân sự chuyên nghiệp.

Hỗ trợ quảng bá hình ảnh

Ngàn Thông hỗ trợ quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng bằng các phương tiện truyền thông, xã hội. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành sự kiện, có mối quan hệ rộng với cánh truyền thông. Chúng tôi có thể hỗ trợ việc truyền thông sự kiện lớn mạnh.

Giảm thiểu rủi ro tổ chức sự kiện

Với kinh nghiệm thực tiễn trong việc tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn dự phòng các rủi ro có thể xảy ra, đưa ra phương pháp phòng ngừa, ứng phó khi gặp phải, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, thành công.

Vậy là bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về tổ chức sự kiện là gì cũng như quy trình của tổ chức sự kiện. Nếu bạn đang tìm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, liên hệ ngay với chúng tôi để được nhà tổ chức sự kiện top đầu thị trường hỗ trợ.