Hiện nay, nhu cầu tổ chức sự kiện ngoài trời rất cao bởi nó tạo được sự thoải mái, không gian thoáng đãng, dễ dàng sắp đặt, bố trí không gian và đặc biệt là nó tạo được sự khác biệt, không bị nhàm chán như khi tổ chức tại trong nhà. Tuy nhiên sự kiện ngoài trời đòi hỏi rất nhiều từ lựa chọn địa điểm, lên concept tổ chức, xử lý rủi ro sự kiện… Do đó cần phải có kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời.

Sau đây công ty sự kiện Ngàn Thông sẽ chia sẻ chi tiết cho bạn để có thể tạo được một sự kiện ngoài trời thực sự ý nghĩa theo đúng mục đích của nhà tổ chức.

Những sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời

Tổ chức sự kiện là một trong những cách truyền thông giúp mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho công ty, doanh nghiệp. Tùy thuộc vào ý mục đích của từng sự kiện mà người ta có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời và cũng không có một nguyên tắc bắt buộc nào. Sau đây là một số những sự kiện có thể được tố chức ngoài trời bao gồm:

• Tổ chức sự kiện tiệc cưới;
• Tổ chức sự kiện âm nhạc;
• Tổ chức sự kiện thời trang;
• Tổ chức sự kiện doanh nghiệp như kỷ niệm thành lập công ty, khánh thành, khai trương…
• Tổ chức sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch;

Chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Mỗi sự kiện khác nhau lại có những yêu cầu và đòi hỏi khác nhau về mặt nội dung, hình thức thể hiện để đem lại sức hấp dẫn cũng như hiệu quả cho sự kiện một cách tối ưu nhất. Sau đây là những kinh nghiệm, đồng thời cũng là những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những yếu tố quyết định thành công của sự kiện và nó giúp tạo ấn tượng cho người tham dự, giúp sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Đây là kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời vô cùng quan trọng được nhiều người quan tâm.               

Sau đây là cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:

• Chọn địa điểm theo kế hoạch nội dung sự kiện. Nếu tổ chức tiệc nhẹ, có ăn uống thì nên chọn nơi thoáng đãng, rộng rãi, có cây xanh, cảnh quan.
• Chọn địa điểm dựa theo khách mời sự kiện. Sự kiện hướng tới đối tượng khách hàng là ai?
• Chọn địa điểm dựa theo số lượng người tham dự để chọn nơi có diện tích phù hợp.
• Chọn địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển, có bãi đỗ xe cho khách hàng.
• Yếu tố pháp lý nơi tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Nếu cần thiết thì nên xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời.

Dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Rủi ro sự kiện ngoài trời thường liên quan đến yếu tố thời tiết. Do đó, cần phải chuẩn bị phương án xử lý rủi ro bằng cách đề ra các phương án xử lý như chuẩn bị ô dù, lều bạt sự kiện ngoài trời…

Âm thanh ánh sáng cũng là một trong những vấn đề cần phải quan tâm khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Chẳng hạn khu vực tổ chức quá rộng, có gió thì nên đầu tư dàn âm thanh chất lượng hơn.

Đèn điện khi tổ chức sự kiện ngoài trời cũng rất quan trọng. Phải đảm bảo được độ an toàn, tránh xảy ra sự cố.

Khi lựa chọn nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì họ sẽ giúp bạn tư vấn kỹ lưỡng hơn về hạng mục phòng ngừa rủi ro sự kiện. Những đơn vị nhiều năm kinh nghiệm thường có khả năng xử lý rủi ro rất tốt nên bạn có thể yên tâm giao phó mọi khâu cho đơn vị vận hành sự kiện.

Lên concept, ý tưởng trang trí sự kiện

Lên ý tưởng nội dung trang trí cho sự kiện ngoài trời góp phần tạo ấn tượng cho người tham dự, đồng thời giúp truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, theo đúng mục đích đề ra.

Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trải mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh và truyền thông mạnh mẽ cho chương trình.

Kinh nghiệm tổ chức ăn uống trong sự kiện

Khi lựa chọn tổ chức sự kiện ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ có đi kèm ăn uống, tiệc nhẹ cho khách mời. Bạn cần phải có kinh nghiệm lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống và đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Khi phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

Vệ sinh cho sự kiện

Vệ sinh sự kiện bao gồm cả vấn đề ăn uống và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Nói chung, ý thức giữ gìn vệ sinh chung ở nơi tổ chức tiệc lớn là không thể tránh khỏi. Vì vậy kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời là nên bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên để làm sạch, đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.

Ngoài ra, để hạn chế tình trạng xả rác, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể đặt các bảng lưu ý, thùng rác cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định.

Một chi tiết nữa vô cùng quan trọng đó là nhà vệ sinh. Những sự kiện có quy mô vừa và lớn cần phải chuẩn bị các nhà vệ sinh lưu động số lượng phù hợp để phục vụ và đáp ứng cho khách mời khi tham dự sự kiện.

Đảm bảo an toàn cho người tham dự sự kiện

Những sự kiện ngoài trời thu hút số lượng người tham gia lớn nên rất khó kiểm soát, quản lý. Do đó, nhà làm sự kiện nên tìm những địa điểm tổ chức vừa rộng rãi vừa được hỗ trợ về an ninh để nếu có vấn đề gì xảy ra thì sẽ có người hỗ trợ. Bên cạnh đó, có thể cân nhắc việc thuê lực lượng an ninh để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện ngoài trời.

Công ty sự kiện Ngàn Thông là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại HCM và các tỉnh lân cận được khách hàng là các công ty, doanh nghiệp lớn vô cùng tin tưởng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, cùng kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, chúng tôi tự tin có thể giúp khách hàng tổ chức sự kiện thành công.

Để được tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời, qúy khách vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn giải đáp nhiệt tình, chu đáo. Rất hân hạnh được là đối tác phục vụ quý khách hàng!