Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông

Tổ chức sự kiện
Ngàn Thông

Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Chợ Chuyên Nghiệp

Kinh nghiệm tổ chức hội chợ là một trong những điều quan trọng nhất giúp sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, thành công, để lại ấn tượng tốt trong mắt người tham dự.

Hiện nay, hội chợ triển lãm được coi là một kênh tiềm năng để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và nghiên cứu thị trường. Do đó nhu cầu tổ chức hội chợ là rất cao. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức hội chợ chuyên nghiệp thì hãy liên hệ với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được trợ giúp từ a tới z.

Quy trình 4 bước lập kế hoạch tổ chức hội chợ  

Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chia sẻ kinh nghiệm tổ chức hội chợ thành công với quy trình 4 bước lập kế hoạch. Chi tiết mời bạn tham khảo:

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức hội chợ

Một trong những bước quan trọng đầu tiên khi tổ chức hội chợ là phải xác định được mục tiêu tổ chức hội chợ là gì, nhắm đến mặt hàng gì bởi những doanh nghiệp và nhà triển lãm sẽ tới đây để giới thiệu và trưng bày sản phẩm của họ tại hội chợ.

Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Chợ

Bước 2: Xác định ngân sách phù hợp

Sau khi đã xác định được mục tiêu tổ chức hội chợ thì nhà lập kế hoạch sẽ cần:

  • Đưa ra mức ngân sách phù hợp cho hội chợ là bao nhiêu.
  • Nghiên cứu địa điểm tổ chức hội chợ để thu hút nhóm đối tượng doanh nghiệp hướng tới.
  • Thu thập số liệu về số lượng nhà triển lãm, lượng khách hàng, tổng diện tích trưng bày, địa điểm tổ chức…
  • Cần phải tìm hiểu về loại hình tổ chức hội chợ mà doanh nghiệp dự định tổ chức.
  • Tham khảo từ các hội chợ đã tổ chức thành công.
  • Liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện hội chợ để được hỗ trợ từ a tới z sau khi xác định được mục tiêu và ngân sách sự kiện.
Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Chợ

Bước 3: Liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện

Sau khi đã thực hiện xong 2 bước trên, doanh nghiệp cần liên hệ với một đơn vị tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt để lên phương án triển khai hiệu quả và phù hợp nhất cũng như làm thủ tục giấy tờ xin cấp phép tổ chức hội chợ, thuê địa điểm, nhân sự, hạng mục thiết bị…

Bên cạnh đó, cần phải xây dựng một kế hoạch tổ chức hội chợ chuyên nghiệp như: Thời gian bắt đầu hội chợ, thời gian kết thúc, chiến lược phát triển và quảng bá, sơ đồ bố trí các gian hàng cho hội chợ…

Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Chợ

Lưu ý: Khi tổ chức hội chợ, việc thu thập thông tin khách hàng là rất quan trọng. Do đó, doanh nghiệp nên thiết kế hẳn một khu để hỗ trợ khách hàng khi mới ghé thăm, vừa giúp thu thập khách hàng vừa giúp doanh nghiệp có được đánh giá phản hồi của khách hàng, có được kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Bước 4: Lên kế hoạch truyền thông

Một trong những kinh nghiệm tổ chức hội chợ thành công là phải có kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Truyền thông là một trong những việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nó là thước đo đánh giá mức độ thành công của hội chợ như thế nào.

Để lên kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần phải:

  • Đảm bảo chiến lược truyền thông phù hợp với mục tiêu tổ chức hội chợ của doanh nghiệp.
  • Làm rõ khách hàng mục tiêu của mình là ai.
  • Đề ra những phương án triển khai và tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu.

Lưu ý để tổ chức hội chợ triển lãm thành công

Sau đây là 4 lưu ý khi tổ chức hội chợ cần nắm được để giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp:

Chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự

Doanh nghiệp cần xác định quy mô hội chợ sắp tham để phân công nhân sự đảm nhiệm công việc ngay từ đầu. Luôn có sự chuẩn bị về thông tin thị trường, tài liệu, ấn phẩm, công tác hậu cần khác trước khi triển khai hội chợ.

Đội ngũ nhân viên kinh doanh trong hội chợ phải được đào tạo chuyên nghiệp để có thể trả lời được tất cả các câu hỏi, thắc mắc liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên phải luôn nhiệt tình và niềm nở, ứng xử khéo léo khi có khách tới tham quan.

Thiết kế gian hàng

Việc thiết kế và trang trí gian hàng cũng là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của của sự kiện hội chợ. Do đó, cần xem xét qua nhiều yếu tố như diện tích gian hàng trưng bày, đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến để có những phương án thiết kế, trưng bày sản phẩm phù hợp.

Cách trưng bày sản phẩm ấn tượng

Mỗi gian hàng cần được trưng bày theo một ý tưởng riêng độc đáo, thuận tiện cho khách hàng tham quan, mua sắm. Đồng thời, tạo được ấn tượng cho khách tham quan.

Bên cạnh đó, có thể tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ như âm thanh, ánh sáng,… Đây là những công cụ hỗ trợ đắc lực cho buổi triển lãm, giúp sự kiện trở nên ấn tượng hơn với mọi người tham dự.

Khuyến mãi, tặng quà

Các gian hàng có khuyến mãi và quà tặng luôn thu hút được đông đảo khách tham quan. Do đó, để gian hàng được nhiều người ghé thăm, bạn hãy lên ý tưởng quảng cáo khuyến mãi như: tặng quà cho khách tham quan gian hàng, mua càng nhiều giá càng rẻ, ưu đãi cho 50 khách đầu tiên mua hàng, bốc thăm trúng thưởng…

Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

Thu thập thông tin khách hàng là một trong những việc quan trọng khi tổ chức sự kiện. Do đó, các chương trình khuyến mãi, tặng quà trên có thể sẽ giúp bạn thu thập thông tin khách hàng một cách dễ dàng hơn.

Với những thông tin thu thập được, sau đó bạn có thể gửi email để cảm ơn và nhắc lại những tính năng của sản phẩm cho khách hàng. Đồng thời gửi tới khách hàng các chương trình khuyến mãi, voucher giảm giá đang áp dụng để thúc đẩy khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm.

Đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp tphcm

Để tổ chức hội chợ triển lãm thành công, đằng sau đó là sự chuẩn bị vo cùng công phu của cả một ekip lớn, chuyên nghiệp. Do đó, nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức hội chợ uy tín tại tphcm thì hãy đến với Công ty Ngàn Thông – nhà tổ chức sự kiện với 12 năm kinh nghiệm trên thị trường sở hữu ekip mạnh, hùng hậu, cam kết dịch vụ chuyên nghiệp.

Ekip sự kiện của Ngàn Thông sẽ giúp khách hàng tổ chức hội chợ từ a tới z, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất:

  • Cung cấp ý tưởng sáng tạo.
  • Thiết kế, thi công công gian hàng.
  • Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện như: lều che, nhà bạt, sân khấu, bàn ghế, thảm, âm thanh, ánh sáng, màn hình led, cổng hơi, khinh khí cầu, trụ inox, treo banner, cờ phướn, in ấn…
  • Cho thuê nhân sự bao gồm: người mẫu, lễ tân, PG, nhóm múa, ban nhạc, vũ đoàn, ca sĩ, nhân tượng, lân sư rồng, quay phim, chụp ảnh….

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện, Công ty sự kiện Ngàn Thông tự tin mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi đến với chúng tôi. Mọi thông tin cần tư vấn vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn, báo giá tận tình – chu đáo – 24/7.

Hotline

0909.384.019 (Ms. Điệp)

0909.933.405 (Ms. Trâm)

0903.335.415 (Ms. Phúc)

0909.933.215 (Ms. Thảo)