Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện tránh chi phí phát sinh và rủi ro thời tiết

Bạn đang ngồi trước màn hình lúc 11 giờ đêm, mở 13 tab khác nhau về địa điểm tổ chức sự kiện. Một bên là đồng nghiệp gửi link nhà hàng quận trung tâm giá cao ngất ngưởng, một bên là không gian ven đô đẹp như tranh nhưng bạn đang lo mưa đột ngột, lo kẹt xe, lo khách mời phàn nàn đi xa.

Con số dự toán đang trườn lên từng ngày, còn sếp cứ nhắn tin hỏi đã chọn nơi nào chưa. Bạn lướt hết review, hỏi hết bạn bè, mà vẫn không dám nhấn nút xác nhận. Bởi bạn biết rõ một điều không ai nói to: chọn sai địa điểm là hỏng cả sự kiện trước khi nó bắt đầu.

Bài viết này không liệt kê danh sách địa điểm đẹp. Bài viết này chia sẻ những kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà mình đúc kết sau 10 năm đi khảo sát hơn 200 địa điểm, thấy cả sự kiện thành công vang dội và cả sự kiện tan vỡ chỉ vì một sai lầm nhỏ lúc chọn nơi. Bạn sẽ không thấy những lời chung chung ở đây. Bạn sẽ thấy những câu hỏi thực tế, những cái bẫy mà phần lớn người tổ chức từng rơi vào.

Đừng bắt đầu chọn địa điểm từ vị trí. Bắt đầu từ cảm giác bạn muốn mang lại

Hầu hết mọi người mở bản đồ đầu tiên, lọc ra những địa điểm trong vòng 5km trung tâm rồi mới bắt đầu xem. Đó thường là một trong những sai lầm phổ biến nhất.

Mình từng biết một anh bạn làm truyền thông cho thương hiệu thời trang nội địa. Lần đầu tổ chức show ra mắt bộ sưu tập, anh chọn một sảnh tiệc ngay trung tâm quận 1, vị trí đắc địa, đi lại thuận tiện, giá thuê gần nửa tỷ. Anh nghĩ: vị trí trung tâm thì khách dễ đến, hình ảnh sang trọng là đủ. Kết quả là khách đến đúng giờ, xem show 20 phút, chụp vài ảnh check in, rồi về. Không ai ở lại trò chuyện, không ai sờ vào sản phẩm, không ai chia sẻ lên mạng. Một buổi event tốn kém nhưng trôi qua vô hồn như một quảng cáo tắt truyền hình.

Lần sau vì ngân sách eo hẹp, anh đành liều chọn một nhà kho cũ ở Thủ Đức đang được cải tạo thành không gian nghệ thuật. Xa trung tâm 12 km. Anh phải thuê xe đưa đón, gửi bản đồ chỉ dẫn tỉ mỉ cho từng khách mời, nhắn tin nhắc nhở 2 lần trước ngày sự kiện. Nhưng không gian đó có trần cao 7 mét, tường gạch trần, ánh sáng tự nhiên tràn vào buổi chiều. Chính cái “bất tiện nhẹ” đó lại tạo ra sự tò mò. Khách đến, họ không chỉ xem show. Họ đi khám phá từng góc không gian, ngồi lại uống trà trò chuyện, đăng hàng trăm bức ảnh lên mạng. Sự kiện đó tạo hiệu ứng truyền thông lớn gấp nhiều lần lần trước, chỉ với một nửa ngân sách.

Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện không phải bài toán đúng sai về gần hay xa. Đó là câu chuyện cân bằng:

• Nếu bạn tổ chức đại hội cổ đông, hội nghị khách hàng với lịch trình dày đặc, khách mời là những người bận rộn cần đúng giờ: vị trí trung tâm vẫn là lựa chọn an toàn. Đừng thử cái mới ở những sự kiện cần sự ổn định cao.
• Nếu bạn tổ chức team building, tiệc tất niên, ra mắt sản phẩm, sự kiện mà mục tiêu là tạo dấu ấn và kết nối: đừng sợ xa thêm 15 phút. 15 phút đi xe nhẹ nhàng ra ven đô còn dễ chịu hơn 30 phút kẹt xe nô nức ở giữa thành phố vào giờ tan tầm.

Chỉ có một điều bạn cần làm khi chọn địa điểm xa: đừng để khách mời tự tìm đường. Báo trước thời gian di chuyển 3 ngày trước, chuẩn bị bản đồ chỉ dẫn rõ ràng, sắp xếp xe đưa đón tập trung hoặc đảm bảo bãi đỗ xe rộng rãi đủ cho toàn bộ khách. Làm được vậy, khách không những không phàn nàn, họ còn có tâm trạng tốt hơn rất nhiều trước khi bước vào sự kiện.

Chi phí thuê mặt bằng chỉ là 30% tổng chi phí. Hãy hỏi 4 câu này trước khi đồng ý giá

Đây là cái bẫy lớn mà nhiều người tổ chức từng bị rơi vào. Bạn nhìn giá thuê mặt bằng rẻ, vui mừng báo sếp đã tiết kiệm được chi phí. Rồi đến tuần trước sự kiện, bạn lần lượt nhận hóa đơn phát sinh: phí âm thanh, phí ánh sáng, phí dọn dẹp sau sự kiện, phí tăng nhân viên phục vụ. Lúc tính tổng, bạn nhận ra địa điểm này đắt gấp đôi cái địa điểm khác lúc đầu báo giá cao hơn bạn đã loại bỏ.

Không có địa điểm rẻ. Chỉ có địa điểm báo giá rõ ràng và địa điểm chưa liệt kê hết phụ phí. Đây là kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện ít ai chia sẻ: không bao giờ chỉ nhìn con số giá thuê trên dòng đầu tiên của bảng báo giá. Trước khi thương lượng bất cứ điều gì, hãy hỏi đủ 4 câu này theo đúng thứ tự:

• Giá này đã bao gồm chính xác những tiện ích nào? Hãy yêu cầu họ liệt kê từng hạng mục: điện, nước, số lượng bàn ghế, âm thanh cơ bản, nhân viên hỗ trợ tại chỗ, số lượng vị trí đậu xe miễn phí.
• Có những chi phí nào sẽ phát sinh thêm nếu tôi thực hiện đúng kịch bản này? Hãy mô tả hết mọi thứ bạn sẽ làm: dựng backdrop cao bao nhiêu, chạy âm thanh đến mấy giờ, có tổ chức tiệc ăn uống, số lượng khách thực tế là bao nhiêu.
• Địa điểm này có đội ngũ kỹ thuật tại chỗ trực suốt sự kiện không? Hay tôi phải tự thuê đơn vị bên ngoài, và sẽ phải trả phí quản lý cho địa điểm không?
• Trường hợp trời mưa, mất điện đột ngột, có phương án dự phòng sẵn không? Phải trả thêm chi phí bao nhiêu để kích hoạt phương án đó?

Nhiều bạn sợ hỏi nhiều sẽ bị nhân viên địa điểm khó chịu. Thực tế, người vận hành địa điểm uy tín sẽ rất vui khi bạn hỏi rõ ràng. Và chính những câu này sẽ tự động lọc ra được những nơi không minh bạch về chi phí ngay từ đầu.

Yếu tố bền vững không phải làm màu. Đó là cách bạn tiết kiệm tiền và tạo ấn tượng

Rất nhiều người khi nghe nói về địa điểm thân thiện môi trường liền nghĩ: đó là chiêu trò PR, đắt tiền. Đó là một hiểu lầm có thể gây tốn kém ngân sách của bạn.

Mình từng tham khảo một khu nghỉ dưỡng ở Đà Lạt tổ chức sự kiện cho công ty công nghệ. Họ có hệ thống nước nóng dùng năng lượng mặt trời, tự trồng rau trong khuôn viên, hạn chế tối đa đồ nhựa dùng một lần. Chi phí thuê địa điểm không hề rẻ. Nhưng cuối cùng tổng chi phí sự kiện lại thấp hơn đáng kể so với dự toán ban đầu. Vì sao?

Vì họ có không gian xanh đẹp sẵn, nên mình không cần tốn nhiều tiền mua hoa tươi trang trí backdrop. Vì họ dùng ánh sáng tự nhiên thông minh, nên mình không cần thuê thêm quá nhiều đèn chiếu sân. Vì họ hạn chế đồ nhựa dùng một lần, nên mình không phải chi trả cho hàng trăm chai nước và ly nhựa. Thậm chí họ còn dùng chính nông sản trong vườn để chế biến tiệc trà cho khách, tạo điểm nhấn farm-to-table độc đáo mà không tốn thêm chi phí trang trí.

Quan trọng hơn nữa: khách mời ngày nay đánh giá cao những sự kiện văn minh. Một sự kiện có thùng phân loại rác, dùng nước uống trong bình chung, không dùng ống hút nhựa, sẽ tạo thiện cảm tốt hơn nhiều lần một sự kiện xa hoa nhưng lãng phí. Chỉ cần khi khảo sát địa điểm, thêm vào danh sách câu hỏi của bạn một dòng: các anh có chính sách gì về xử lý rác thải và bảo vệ môi trường không. Câu hỏi này giúp bạn lọc ra được những địa điểm có tư duy vận hành chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện: bạn đang mua không gian, hay đang mua sự an tâm?

Cuối cùng sau tất cả các tiêu chí về vị trí, giá cả, tiện ích, có một thứ quan trọng hơn tất cả: bạn có tin đội ngũ vận hành địa điểm này không?

Phần lớn lý do sự kiện gặp sự cố không phải do trần không cao hay view không đẹp. Đó là do thiếu chỗ đậu xe, âm thanh bị rè, trời mưa đột ngột mà không có mái che, hoặc khi bạn cần hỗ trợ gấp thì không liên lạc được với quản lý sảnh.

Khi bạn đứng tại một địa điểm đang khảo sát, hãy quan sát người đang dẫn bạn đi xem:

• Khi bạn hỏi câu khó, họ trả lời thẳng thắn hay né tránh?
• Họ có đề xuất cho bạn những cách tối ưu chi phí không, hay chỉ cố gắng bán thêm dịch vụ?
• Khi bạn hỏi về các sự cố từng xảy ra, họ nói rõ cách xử lý hay chỉ cam kết suông?

Một địa điểm thuộc hàng đẹp nhất thành phố mà đội ngũ thiếu trách nhiệm sẽ trở thành cơn ác mộng. Một địa điểm bình thường nhưng đội ngũ tận tâm sẽ giải quyết mọi sự cố trước khi bạn kịp lo lắng. Đó là sự khác biệt giữa việc thuê một mặt bằng và việc có một đối tác đồng hành.

Hôm nay khi bạn đóng tab trình duyệt, hãy tạm quên đi những danh sách địa điểm hào nhoáng trên mạng. Khi đi khảo sát lần sau, hãy chỉ mang theo 3 câu hỏi cốt lõi: Tôi muốn khách mời cảm nhận điều gì? Tổng chi phí cuối cùng là bao nhiêu? Đội ngũ ở đây có đáng tin không?

Nếu bạn đang tìm địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại Hà Nội, bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn vận hành tại Trống Đồng Palace, nơi đã hỗ trợ hàng ngàn sự kiện từ đại hội cổ đông đến tiệc tất niên cho các doanh nghiệp lớn. Dù cuối cùng bạn chọn nơi nào, hãy nhớ một điều: địa điểm phù hợp nhất không phải là nơi lộng lẫy nhất, mà là nơi khiến bạn có thể yên tâm rằng mọi thứ sẽ diễn ra đúng kế hoạch.

Nếu bài viết này hữu ích, hãy gửi cho người đang cùng bạn lo tổ chức sự kiện. Họ sẽ cảm ơn bạn vì những kinh nghiệm thực tế này.