Cách tổ chức hội nghị tri ân khách hàng từ a tới z: Từ kế hoạch đến triển khai

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động giúp thúc đẩy mối quan hệ khách hàng với doanh nghiệp, tạo mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, xây dựng quan hệ gắn bó và gửi lời tri ân đến những khách hàng đã trung thành với công ty, doanh nghiệp. 

Cách để tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu, gây ấn tượng với khách hàng đó là phải có một bản kế hoạch thực hiện cùng quy trình làm việc chuyên nghiệp. Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông về thế mạnh trong lĩnh vực tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. 

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

  • Lên danh sách khách mời để chọn địa điểm phù hợp, dự tính kinh phí tổ chức.
  • Lên ý tưởng và nội dung chương trình tri ân khách hàng. 
  • Triển khai thi công các hạng mục liên quan đến sự kiện. 
  • Chuẩn bị kịch bản tổ chức kiện. 
  • Tổ chức chương trình. 

Xem thêm: Tổ chức sự kiện có phải xin giấy phép không?

Chi tiết các bước tổ chức được thực hiện như sau:

Lên danh sách khách mời cho sự kiện

  • Bước đầu quan trọng nhất đó là cần phải xác định được số lượng khách mời tham dự. 
  • Mục đích là để lập kế hoạch chi tiết về kinh chí, tìm địa điểm phù hợp, sắp xếp thời gian, vị trí. 

Lên ý tưởng nội dung cho chương trình sự kiện

Ý tưởng là yếu tố quan trọng quyết định mức độ thành công của sự kiện. Nếu ý tưởng sự kiện nhàm chán, lặp đi lặp lại thì sẽ không gây được ấn tượng với khách hàng người tham dự. Do đó nên chuẩn bị một ý tưởng mới lạ và sáng tạo nhưng cũng phải phù hợp trong khuôn khổ cho phép. 

Sau khi đã có ý tưởng tốt sẽ bắt đầu vào việc triển khai như sau:

  • Chọn địa điểm: Địa điểm tổ chức phải thuận tiện cho việc tìm kiếm và đảm bảo tình trạng giao thông thông thoáng. Nên lựa chọn những trung tâm tổ chức không quá xa trung tâm. 
  • Chọn thời gian: Lựa chọn khoảng thời gian vào dịp chiều tối cuối tuần để khách hàng có thể đến tham dự đầy đủ nhất. 
  • Chủ đề của sự kiện tri ân: Chủ đề của sự kiện cũng là mục đích sự kiện. Cần phải chọn chủ đề phù hợp để truyền tải thông điệp một cách mạch lạc và khéo léo. 

Triển khai tổ chức sự kiện

Đối với việc tổ chức hội nghị hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị rất nhiều công việc khác nhau. Vì vậy, để có thể tối ưu được thời gian và chi phí tổ chức cũng như sự trọn vẹn, hoàn hảo của chương trình. Các doanh nghiệp hầu như đều tìm đến công ty tổ chức sự kiện. 

Vậy công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông giúp bạn điều gì:

  • Chuẩn bị thiệp mời, quà tặng tri ân cho khách hàng. 
  • Thiết kế Backdrop, chuẩn bị bục phát biểu, màn chiếu, máy chiếu.
  •  Trang trí hội trường, sân khấu, chuẩn bị bàn ghế sự kiện, bố trí đẹp mắt. 
  • Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác. 
  • Phân bổ nhân sự phụ trách từng hạng mục, đảm bảo công tác tiếp đón, phục vụ tốt nhất. 
  • Lên kế hoạch cho việc phát sinh các tình huống rủi ro. 

Xem thêm: Cách Viết Kịch Bản Sự Kiện: Họp Báo + Khai Trương + Lễ Kỷ Niệm 

Kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng

  • Công tác đón khách do lễ tân, PG đảm nhiệm. Thực hiện đón tiếp, dẫn khách tới vị trí ngồi thích hợp. Để tránh những sai sót có thể xảy ra, lễ tân nên xin tên và card của khách hàng để check in. Chuẩn bị phòng riêng để đón tiếp khách VIP. 
  • MC sẽ mở màn giới thiệu chương trình và mời đại diện doanh nghiệp lên phát biểu. Bài phát biểu đảm bảo truyền tải đúng nội dung thông điệp, ngắn gọn, xúc tích.
  • Văn nghệ mở màn nhẹ nhàng và có cả những tiết mục sôi động để làm sôi động không khí sự kiện. 
  • Tổ chức chương trình quà tặng may mắn. Phần này muốn hay thì phải mời được MC sự kiện phù hợp. Nên chọn người có khả năng khuấy động chương trình, có sự hài hước và nhạy bén khi xử lý để giúp người tham dự cảm thấy hứng thú. 
  • Phát biểu bế mạc sự kiện. Bài phát biểu từ phía khách mời tham dự, tặng hoa, quà. 
  • Chương trình quà tặng tri ân khách hàng. Các phần quà sẽ được chuẩn bị trước và danh sách khách hàng được nhận quà phải được check kỹ trước khi chương trình bắt đầu để không xảy ra lỗi gây mất thiện cảm với khách hàng. 
  • Tổ chức tiệc ăn uống nhẹ nhàng thay cho lời cảm ơn của doanh nghiệp. Chọn menu phù hợp với kinh phí tổ chức, đảm bảo món ăn dinh dưỡng, hợp khẩu vị. 
  • Chuẩn bị quà tặng cho khách mời tới tham dự. Đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng, tạo được thiện cảm và dấu ấn hình ảnh của doanh nghiệp. Tiễn khách khi ra về. 

Yếu tố quyết định đến sự thành công của lễ tri ân khách hàng  là gì?

  • Địa điểm sang trọng, đẹp. 
  • Kịch bản chương trình hấp dẫn. 
  • Có quà tặng tri ân khách hàng, khuyến mãi ưu đãi cho khách mời tham dự. 
  • Chương trình văn nghệ đặc sắc, đặc biệt là có sự góp mặt của các ca sĩ nổi tiếng hiện nay.
  • Gameshow vui. 
  • Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

Công ty sự kiện Ngàn Thông cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng từ a tới z

  • Giúp khách hàng xử lý về việc xin giấy phép, thủ tục pháp lý liên quan khi tổ chức sự kiện. 
  • Tư vấn cho khách hàng địa điểm và hỗ trợ book địa điểm phù hợp. 
  • Cung cấp nhân sự, trang thiết bị tốt nhất, đầy đủ nhất. Đã có kinh nghiệm tổ chức thành công nhiều sự kiện tri ân khách hàng.
  • Lên chương trình chi tiết, tiếp đón khách mời chu đáo, chuẩn bị quà tặng, hoa. 
  • Có nhân sự MC sự kiện chuyên nghiệp, góp phần làm nên thành công rực rỡ cho sự kiện. 
cách tổ chức hội nghị khách hàng
Ngàn Thông tổ chức thành công lễ tri ân khách hàng Viettinbank 2017

Trên đây là cách tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp mà Ngàn Thông có thể hỗ trợ quý khách hàng. 

Nếu bạn có nhu cầu tìm đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng trọn gói thì hãy liên hệ ngay để được tư vấn, báo giá nhanh. Chúng tôi sẽ gặp mặt khách hàng để trao đổi trực tiếp và đi đến thống nhất theo đúng mong muốn của khách hàng. Cách thức làm việc của chúng tôi rất chuyên nghiệp, hợp đồng minh bạch, rõ ràng. Chắc chắn bạn sẽ không phải ngần ngại gì khi lựa chọn một đơn vị dày dặn kinh nghiệm như chúng tôi. 

Viết một bình luận