Bạn đang lo lắng cho việc lên kế hoạch sự kiện trong thời gian khá gấp gáp. Không sao đâu, đã có Công ty sự kiện Ngàn Thông. Chúng tôi sẽ giúp đỡ bạn với 7 bước đơn giản về cách lên kế hoạch sự kiện để bạn có thể có khởi đầu thuận lợi và thành công.
Xác định rõ mục tiêu và thời gian tổ chức
Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện sẽ trả lời cho câu hỏi tại sao bạn muốn tổ chức sự kiện này. Từ đó bạn sẽ có được đường đi, chiến lược cho việc tổ chức sự kiện bám sát với mục tiêu hơn, mang đến hiệu quả tốt hơn.
Tiếp đó bạn nên cân nhắc về thời gian tổ chức. Bạn nên lựa chọn thời gian tổ chức không trùng với những hội nghị khác để giảm thiểu chi phí giá cho thuê tăng, khó nổi bật và giảm tỉ lệ người tham dự.
Nên đảm bảo rằng thời gian là đủ để bạn có thể hoàn thành mọi khâu tổ chức mà không quá gấp rút.
Thiết lập ngân sách tổ chức sự kiện
Cách lên kế hoạch về ngân sách tổ chức sự kiện như sau:
- Hậu cần của sự kiện bao gồm: địa điểm, quy mô, nhân viên, vận chuyển.
- Kinh nghiệm cần thiết: Phục vụ, trang trí, thiết bị…
- Chi phí bổ sung phòng ngừa rủi ro xảy đến.
Sau khi đã lên kế hoạch về mọi thứ sẽ có chi phí khoảng bao nhiêu thì bạn sẽ có thể dễ dàng kiểm soát và đo lường.
Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện
Cách lên kế hoạch sự kiện khi tìm kiếm địa điểm đó là nên lựa chọn địa điểm dễ dàng tiếp cận được với người tiêu dùng, khách hàng tiềm năng, khách hàng mục tiêu của bạn.
Sau đây là một vài câu hỏi dành cho chính bạn khi tìm kiếm địa điểm:
- Cần bao nhiêu phòng, phòng lớn hay nhỏ?
- Nó có gần sân bay không?
- Nó có gần khách sạn không?
- Địa điểm đó đã có thỏa thuận với công ty phục vụ chưa?
- Những thiết bị nào được bao gồm cho thuê?
- Chính sách bảo mật là gì?
- Họ cung cấp những tiện nghi gì?
Hãy nghĩ đến điều mà bạn cần nhất ở một địa điểm tổ chức sự kiện là gì? Hãy liên tục đặt ra các câu hỏi, chắc chắn bạn sẽ tìm được địa điểm phù hợp.
Tìm đối tác cung cấp dịch vụ
Những dịch vụ bạn có thể cần khi tổ chức sự kiện đó là: Dịch vụ ăn uống, dịch vụ trang trí, setup không gian sự kiện… Nếu địa điểm bạn thuê có phục vụ dịch vụ này thì bạn có thể không cần thuê đơn vị ngoài. Bạn nên hỏi xem họ có cung cấp ưu đãi nào không để tận dụng nhé.
Nếu bạn được thuê đơn vị ngoài thì hãy tận dụng để giảm thiểu chi phí. Việc lựa chọn thuê ngoài sẽ giúp bạn chủ động hơn về chi phí, tuy nhiên hãy đảm bảo rằng đơn vị cung cấp dịch vụ là uy tín.
Như vậy có thể thấy việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện rất là quan trọng. Nó sẽ ảnh hưởng đáng kể đến các khoản phí khác nữa đấy.
Tìm ra điểm thu hút cho sự kiện của bạn
Hãy nghĩ về đối tượng tham dự sự kiện của bạn. Điều gì sẽ làm họ phấn khích, thúc đẩy họ. Cách tốt nhất là tìm ra những điểm “đau” của họ và nói về chuyện đó. Đây là cách để tạo ra sự thu hút cho sự kiện, khiến khách mời tham dự quan tâm và chú ý hơn đến sự kiện của bạn.
Nếu sự kiện của bạn có điểm thu hút là 1 người hoặc một nhóm người thì hãy lựa chọn 1 người có lượng theo dõi đông đảo để thu hút người tham dự sự kiện. Đó là cách lên kế hoạch sự kiện khá là hiệu quả tạo ra điểm thu hút cho sự kiện của bạn.
Xây dựng chiến dịch tiếp thị
Bạn muốn có lượng khách mời tham dự đông, vậy thì bạn cần phải xây dựng chiến dịch tiếp thị. Có thể lựa chọn: tiếp thị qua email, tiếp thị nội dung, quảng cáo, truyền thông xã hội… Đây được xem là bước rất quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện đấy.
Ngoài ra nếu ai đó có thể thuyết phục người khác tham dự sự kiện của bạn thì hãy cung cấp vé miễn phí cho họ.
Xây dựng mối quan hệ với người tham dự
Tại sự kiện, bạn có thể tạo mối quan hệ với khách hàng, người tới tham dự bằng cách tặng quà, cung cấp những dịch vụ miễn phí của Công ty bạn để tạo ấn tượng với khách hàng. Bằng cách này, sau sự kiện, mọi người sẽ nhớ đến bạn lâu hơn.
Ngoài ra, sau khi sự kiện được diễn ra xong, hãy gửi khảo sát cho người tham dự để bạn có thể đánh giá được thành công của sự kiện. Từ đó bạn có thể biết được những điểm tốt và chưa tốt khi tổ chức sự kiện.
Trên đây là cách lên kế hoạch sự kiện giúp bạn có thể hình dung được các khâu sẽ tiến hành khi tổ chức sự kiện. Nếu bạn đang tìm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ với Chúng tôi để được tư vấn và phục vụ tốt nhất.
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng hàng loạt những thành công và uy tín đã xây dựng với đối tác khách hàng. Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông tự tin có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng khi đến với dịch vụ của chúng tôi.