Để tổ chức sự kiện âm nhạc đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo về thiết bị sự kiện, kinh nghiệm tổ chức và rất nhiều yếu tố khác. Vậy cách lên kế hoạch sự kiện âm nhạc như thế nào? Mời bạn cùng tham khảo bài viết dưới dây của Công ty sự kiện Ngàn Thông. 

Lên kế hoạch sự kiện âm nhạc như thế nào?

Đây là những câu hỏi bạn cần phải trả lời trước khi tổ chức sự kiện. Và đây cũng là cách mà Ngàn thông lên kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc.

• Xác định loại hình chương trình tổ chức. Loại hình sự kiện âm nhạc ở đây có thể là sự kiện nhạc trẻ, nhạc trữ tình bolero, cải lương, sự kiện nghệ thuật, sự kiện chào mừng các ngày lễ lớn…
• Mục đích tổ chức sự kiện là gì? Chương trình bán vé hay không, có nhận quảng cáo không? 
• Khán gián giả sự kiện là ai? Độ tuổi bao nhiêu.
• Địa điểm tổ chức sự kiện? Nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào, sức chứa ra sao? Cân nhắc đối tượng khán giả để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
• Thời gian tổ chức sự kiện? Thời gian tổ chức sẽ do khách hàng quyết định.
• Chương trình sẽ diễn ra như thế nào? Lên kế hoạch kịch bản chi tiết. 
• Ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu? Dựa vào quy mô sự kiện để tính toán ngân sách hợp lý. 

Đây là những câu hỏi và đồng thời cũng là cách lên kế hoạch sự kiện âm nhạc giúp bạn có sự chuẩn bị chu đáo và hoàn thiện hơn. 

Đừng để ý tưởng bị lắp lại nhé, hãy làm cho nó thật mới mẻ và độc đáo theo cách riêng của bạn. Chắc chắn bữa tiệc âm nhạc sẽ khiến mọi người thỏa mãn và khẳng định sự thành công tuyệt vời của sự kiện. 

Cụ thể hóa ý tưởng tổ chức sự kiện âm nhạc

Giai đoạn này bạn sẽ làm những công việc cực kỳ thú vị nhưng cũng rất áp lực, đòi hỏi sự tinh tế và đầu tư chất xám. Cụ thể:

Thiết kế chủ đề cho chương trình: Banner, backdrop, standee, thiết kế rời rơi, vé tham dự sự kiện…

Tạo kịch bản chi tiết. Kịch bản này phải thật chi tiết và rõ ràng, dễ hiểu để bất cứ nhân viên nào nhìn vào cũng có thể hiểu được vị trí công việc và những điều mình cần làm. Các đầu công việc sẽ có người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện, báo cáo. Như vậy mới có thể kiểm soát được chất lượng đầu việc. 

Ở khâu âm thanh ánh sáng, cần phải tính toán cẩn thận và bố trí nhân sự có kinh nghiệm. Âm thanh, ánh sáng, camera và hiệu ứng sân khấu sẽ phối hợp nhịp nhàng cùng nhau. 

Lưu ý: Đây là khâu có thể xảy ra nhiều khó khăn, trục trặc bất ngờ. Do đó bạn nên phân tích rủi ro để chuẩn bị một kế hoạch phòng ngừa rủi ro sự kiện. 

Giai đoạn thực hiện

• Xin cấp phép biểu diễn. 
• In banner. 
• Tìm kiếm MC sự kiện.
• Thuê thiết bị dụng cụ tổ chức sự kiện: âm thanh, ánh sáng, màn hình led…
• Thi công dựng sân khấu.

Những khâu này đơn vị tổ chức sự kiện giúp bạn dễ dàng, chuyên nghiệp. Khi tổ chức sự kiện lớn, bạn nên tìm đến bên cung cấp dịch vụ để được đảm bảo an toàn và tránh được rủi ro. 

Quá trình setup dàn dựng nên thực hiện trước 1 đến 2 ngày để đảm bảo không quên hoặc bỏ sót khâu nào. Nếu có bất cứ rủi ro nào phát sinh, toàn bộ ekip sự kiện sẽ cùng nhau giải quyết.

Trước khi sự kiện diễn ra, cần phải có kế hoạch truyền thông cụ thể. Ở khâu này thì bên công ty dịch vụ sự kiện và khách hàng sẽ phải cùng nhau họp bàn để triển khai kế hoạch marketing. Khâu này có thể do bên sự kiện hoặc bên phía khách hàng thực hiện. 

Khi sự kiện diễn ra, nhân viên sự kiện phải thật nhịp nhàng trong cách phối hợp làm việc để xử lý những sự cố nhỏ xảy ra. Đối với việc tổ chức sự kiện, sai sót xảy ra là chắc chắn, tuy nhiên nếu biết cách thì bạn có thể xử lý sự cố một cách nhẹ nhàng mà không gây ảnh hưởng đến chương trình. 

LỜI KẾT:

Có thể thấy, việc lên kế hoạch tổ chức một sự kiện âm nhạc đòi hỏi rất nhiều chất xám, công sức. Nếu không phải là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện thì thật khó để có thể triển khai tổ chức sự kiện thành công như mong muốn. 

Do đó, bạn cần đặc biệt cân nhắc trong việc tìm đơn vị tổ chức sự kiện. 

Trên đây là cách lên kế hoạch sự kiện âm nhạc bạn có thể tham khảo. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự uy tín tphcm thì hãy lựa chọn Công ty sự kiện Ngàn Thông. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn tạo nên một sự kiện âm nhạc đỉnh cao hấp dẫn. 

Liên hệ với chúng tôi theo hotline để được tư vấn chi tiết. Rất hân hạnh được đồng hành.