Gần đến những ngày lễ lớn của dân tộc như 26.3, 30.4, nhiều trường học thường tổ chức các hoạt động cắm trại, dã ngoại cho sinh viên và học sinh của mình. Với ý nghĩa tốt đẹp nhằm giúp cho thế hệ trẻ hiểu thêm về truyền thống quật cường của ông cha, việc tổ chức những buổi sinh hoạt như thế rất có ý nghĩa. Các buổi hội trại còn bố trí hệ thống sân khấu và sử dụng dịch vụ cho thuê âm thanh chuyên nghiệp.

Để tổ chức sự kiện cắm trại cho toàn thể học sinh, sinh viên không phải đơn giản. Đối với sinh viên, việc quản lý khá đơn giản, vì các bạn đã lớn, đã có ý thức. Tuy nhiên, những học sinh thì khác. Khâu chuẩn bị và quản lý khá khó khăn. Bài viết sau đây hi vọng giúp được cho các bạn hình dung được những bước cơ bản để chuẩn bị cho kế hoạch sắp tới. Ngoài ra, có thể xem thêm về Tìm hiểu về thiết kế backdrop.

Việc đầu tiên để chuẩn bị tốt cho việc tổ chức sự kiện chính là xác định được địa điểm cắm trại. Cần tìm được mặt bằng để dựng trại và các hoạt động theo kế hoạch thuận loại. Có thể là sân trường đối với những trường học có mặt bằng rộng, nếu không có thể mượn sân vận động hoặc công viên. Nếu địa điểm tổ chức cắm trại gần danh lam thắng cảnh hoặc các di tích lịch sử thì càng tốt.

Nên chọn những chỗ có bóng cây (nhưng không dựng lều dưới các tán cây đề phòng mưa giông), nền đất cao ráo, sạch sẽ có nguồn nước ăn và nước sinh hoạt đảm bảo cho nhiều người, nếu cắm trại qua đêm thì bắt buộc phải có nguồn điện để đảm bảo các hoạt động. Địa điển tổ chức  sự kiện cắm trại phải thuận lợi trong đi lại nhưng tránh nơi giao thông đông đúc, không quá xa nhà dân, bệnh viện, có nơi trú khi thời tiết không thuận lợi.

Ngoài chọn được địa điểm thích hợp, những tiết mục, nội dung trong buổi cắm trại cũng rất quan trọng. Ban tổ chức cần xác định sắp xếp các hoạt động  cụ thể, chi tiết  đến ngày, giờ cho mỗi hoạt động. Các hoạt động được diễn ra từ thấp đến cao được sắp xếp, điều hòa sao cho phù hợp với diễn biến sức khỏe và tình cảm của các em. Ngoài ra cần phải có một số nội dung hoạt động dự trữ để phòng sự thay đổi đột ngột của thời tiết khí hậu. Chương trình hoạt động phải bảo đảm được tính hệ thống liên tục có mở đầu, có cao trào trong toàn bộ hoạt động, có kết thúc.
Chương trình cần được phổ biến cho các phụ trách thiếu nhi và các em biết và bàn bạc thực hiện.

Đặc biệt, khi tổ chức sự kiện cắm trại cho những em học sinh, việc đảm bảo an toàn cho các em rất quan trọng. Vì vậy, khi lên kế hoạch cho các em cắm trại, nhà trường cần phải cân nhắc và tính toán kỹ để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra.