Cách Tổ Chức Khai Trương Giá Rẻ Và Đáng Nhớ - Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông

Sự kiện khai trương là một thời điểm quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, vì nó tạo tiền đề cho sự thành công liên tục sau đó. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện khai trương có thể là một thách thức, đặc biệt là khi làm việc với ngân sách hạn chế. May mắn thay, Công ty sự kiện Ngàn Thông có thể giúp bạn tổ chức một sự kiện khai trương vừa đáng nhớ vừa hợp túi tiền.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước để tổ chức một sự kiện khai trương giá rẻ mà chắc chắn sẽ để lại ấn tượng cho khách mời của bạn. Bằng những gợi ý dưới đây, bạn có thể tổ chức một sự kiện khai trương giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh mà không phải đắn đo về vấn đề chi phí.

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

Hướng Dẫn Từng Bước Tổ Chức Khai Trương Giá Rẻ

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện khai trương giá rẻ, điều cần thiết là phải thực hiện một cách tiếp cận chiến lược để đảm bảo rằng bạn ở trong ngân sách của mình. Bằng cách lập kế hoạch trước và chú ý đến các chi tiết, bạn có thể tiết kiệm tiền trong khi vẫn tạo ra một sự kiện đáng nhớ. Dưới đây là các bước thực hiện khi tổ chức sự kiện khai trương giá rẻ:

Bước 1: Đặt ngân sách

Xác định số tiền bạn có thể chi tiêu cho sự kiện khai trương của mình và phân bổ ngân sách của bạn cho phù hợp. Xác định các ưu tiên của bạn và phân bổ nhiều tiền hơn cho các yếu tố thiết yếu như thuê địa điểm và quảng cáo.

Xác định chi phí cần thiết: Xác định chi phí cố định cho sự kiện của bạn, chẳng hạn như thuê địa điểm, thuê thiết bị bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu sự kiện, thực phẩm và đồ uống… Khi bạn có danh sách tất cả các chi phí cố định, bạn có thể xác định số tiền bạn có thể phân bổ cho các thành phần khác của sự kiện như xây dựng thương hiệu, tiếp thị và giải trí.

Nghiên cứu mức trung bình của ngành: Nếu bạn không chắc chắn về số tiền mình nên chi tiêu, hãy nghiên cứu để tìm ra chi phí trung bình của một sự kiện khai trương tương tự trong ngành của bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về số tiền bạn có thể mong đợi chi tiêu và giúp bạn thiết lập ngân sách.

Xem xét các lựa chọn tài trợ thay thế: Xem xét các lựa chọn tài trợ như huy động vốn từ nhà tài trợ hoặc trợ cấp để bổ sung cho ngân sách.

Bằng cách lập ngân sách, bạn có thể hiểu rõ hơn về số tiền mình cần chi tiêu, và đưa ra quyết định chi tiêu khôn ngoan hơn và tránh những chi tiêu không cần thiết.

Bước 2: Chọn địa điểm phù hợp

Cân nhắc chọn địa điểm miễn phí hoặc chi phí thấp, chẳng hạn như công viên địa phương, trung tâm cộng đồng hoặc không gian làm việc chung. Ngoài ra, bạn có thể thương lượng chi phí thấp hơn với một địa điểm phù hợp với nhu cầu của bạn. Địa điểm phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và tạo ra trải nghiệm khó quên cho khách của bạn.

Không gian cộng đồng như: Công viên công cộng hoặc trung tâm cộng đồng thường được sử dụng miễn phí hoặc với mức phí thấp. Những không gian này cho phép bạn tổ chức sự kiện ngoài trời, rất lý tưởng nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi khai trương vào mùa hè.

Địa điểm thuê như: Không gian làm việc chung hoặc phòng hội nghị cho sự kiện khai trương. Nó có thể đắt hơn so với sử dụng không gian cộng đồng, nhưng bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn.

Xem xét không gian như nhà hàng hoặc quán bar nếu họ cung cấp không gian tổ chức sự kiện.

Cân nhắc sử dụng địa điểm kinh doanh của bạn để tiết kiệm chi phí sự kiện. Sắp xếp lại hoặc loại bỏ một số đồ đạc, thiết bị để chuẩn bị một không gian phù hợp cho sự kiện.

Bước 3: Quảng cáo khai trương

Quảng bá là một phần rất quan trọng trong việc tổ chức sự kiện khai trương thành công. Một chiến dịch quảng bá hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí quảng cáo và thu hút nhiều khách hàng tham gia. Sau đây là một số đề xuất để quảng cáo sự kiện khai trương của bạn mà không tốn quá nhiều tiền:

Email Marketing: Gửi email liên quan đến sự kiện khai trương của bạn đến danh sách khách hàng và đối tác của bạn. Hãy thiết kế email thật chuyên nghiệp và chứa đầy đủ thông tin sự kiện và cách tham gia.
Quảng cáo trên mạng xã hội: Đăng thông tin về sự kiện trên trang Facebook hoặc chạy quảng cáo Facebook và Instagram tiếp cận khách hàng mục tiêu của bạn.
Quảng cáo trực tiếp: Đặt quảng cáo trên các trang web hoặc tạp chí có liên quan đến ngành nghề của bạn để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng.
Quảng cáo truyền miệng: Gửi những thông tin liên quan đến sự kiện khai trương tới những người bạn và gia đình của bạn và nhờ họ chia sẻ thông tin với mọi người trong mạng lưới của họ.
Vận dụng người ảnh hưởng: Xác định các vlogger hay Instagramer có chung lĩnh vực với bạn và hợp tác với họ tạo nội dung liên quan đến sự kiện và chia sẻ trên trang cá nhân của họ.

Nếu áp dụng cẩn thận và khéo léo, các chiến dịch quảng bá này có thể giúp bạn tiếp cận gần hơn với các đối tượng khách hàng tiềm ẩn một cách hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí.

>> Xem thêm: 17+ Mẫu Thiệp Mời Khai Trương Đẹp Mê Ly Cho Shop Cửa Hàng

Bước 4: Lên kế hoạch cho thực đơn của bạn

Ngay cả với ngân sách hạn chế, bạn vẫn có thể tạo một thực đơn đáng nhớ bằng cách tập trung vào các món ăn và đồ uống ngon trong khi vẫn để ý đến chi phí. Cố gắng làm việc với các nhà cung cấp địa phương để thương lượng giá cả và xem xét việc tạo ra một món ăn hoặc thức uống đặc trưng sẽ làm nổi bật sự kiện.

Bước 5: Trang trí giá cả phải chăng

Khi nói đến việc trang trí địa điểm của bạn, đó là tất cả về sự sáng tạo. Bạn có thể cắt giảm chi phí bằng cách chọn trang trí DIY, thuê thiết bị hoặc tìm kiếm các mặt hàng giảm giá. Sử dụng các đồ trang trí như bóng bay, hoa và đồ trang trí ở giữa bàn để tạo bầu không khí vui vẻ và hấp dẫn.

Bước 6: Làm cho sự kiện trở nên đáng nhớ

Thêm các hoạt động vui chơi và giải trí vào sự kiện của bạn có thể tăng thêm giá trị cho trải nghiệm của khách. Cân nhắc tổ chức gian hàng chụp ảnh, nhạc sống hoặc rút thăm trúng thưởng để thu hút người tham dự và mang lại những tương tác đáng nhớ.

Cách làm cho sự kiện trở nên đặc biệt:

Cung cấp cho người tham dự voucher giảm giá hoặc quà tặng độc quyền khi cung cấp tên, số điện thoại.
Kết hợp các hoạt động tương tác như trò chơi, hát karaoke hoặc các thử thách nhỏ có liên quan đến doanh nghiệp của bạn để khách hàng hiểu hơn về doanh nghiệp.
Khuyến khích khách hòa nhập và kết nối với nhau trong suốt sự kiện bằng cách kết nối họ qua các dự án chung về sở thích hoặc niềm đam mê.
Ghi lại những khoảnh khắc đặc biệt tại buổi khai trương để có thể chia sẻ khoảnh khắc đó với những người không tham dự! Cân nhắc thuê các nhiếp ảnh gia hoặc nhà quay phim chuyên nghiệp chuyên về các sự kiện để bạn có thể có những hình ảnh đẹp trong ngày của mình mà không phải lo lắng về việc tự lắp đặt máy ảnh.
Để kỷ niệm thêm dịp này, hãy cung cấp quà tặng nhỏ như áo phông, dây buộc tóc, nhãn dán, v.v. với thông tin liên quan đến thương hiệu của bạn được in trên đó để người tham dự có thể mang về nhà một thứ gì đó hữu hình để tăng sự ghi nhớ thương hiệu.

Công ty tổ chức khai trương trọn gói giá rẻ tại TPHCM

Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói của Công ty Ngàn Thông sẵn sàng hỗ trợ tổ chức khai trương giá rẻ, cam kết thành công. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin có thể biến mỗi sự kiện mà chúng tôi đảm nhiệm trở nên độc đáo và đáng nhớ nhất có thể.

Tại Ngàn Thông, chúng tôi cung cấp mọi thứ cần thiết cho sự kiện: từ bàn ghế đến thiết bị âm thanh ánh sáng đến setup sân khấu, trang trí sự kiện…
Đội ngũ ekip làm sự kiện vô cùng sáng tạo, nhiệt tình, có thẻ biến ý tưởng bằng lời nói của bạn thành hiện thực. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm tại Ngàn Thông đã cung cấp các dịch vụ sự kiện chất lượng trong hơn một thập kỷ qua và đã tạo được danh tiếng xuất sắc trong ngành. Mỗi thành viên trong nhóm lại có kỹ năng chuyên biệt để kết hợp với nhau mang lại kết quả tốt nhất cho từng dự án đảm nhận. Do đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi lựa chọn chúng tôi.
Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện của công ty hay kỷ niệm một dịp đặc biệt, đội ngũ tại Ngàn Thông sẽ giúp bạn tạo ra một bầu không khí phù hợp với nhu cầu.
Giá cả dịch vụ tổ chức khai trương phải chăng. Cam kết về tính chuyên nghiệp với dịch vụ khách hàng thân thiện, cung cấp chi tiết về tất cả các khía cạnh của quy trình lập kế hoạch sự kiện.

Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ sự kiện chất lượng cao mà không quá tốn kém, thì hãy đến với dịch vụ tổ chức khai trương giá rẻ của Ngàn Thông! Với cam kết hướng biến sự kiện của bạn thành một sự kiện đặc sắc không thể nào quên! Bạn có thể liên hệ bất cứ số hotline tư vấn nào ở dưới chân trang để được hỗ trợ. Rất hân hạnh được phục vụ!