Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao kéo theo sự ra đời của nhiều công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Để đánh giá một đơn vị cung cấp dịch vụ event chuyên nghiệp, bạn có thể tìm hiểu về thâm niên hoạt động của công ty, quy trình, cách thức triển khai cũng như các dự án đã thành công của đơn vị đó.
Và chúng tôi tự tin rằng, đến với Công ty sự kiện Ngàn Thông, bạn sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm bất cứ nơi nào nữa nữa bởi Chúng tôi là – Nhà tổ chức sự kiện Chuyên nghiệp – Sáng Tạo – Thành Công tại TPHCM.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là việc tổ chức, thực hiện các phần việc cho một chương trình, một sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các lĩnh vực thường tổ chức sự kiện bao gồm: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Để tổ chức sự kiện thành công, đòi hỏi người làm sự kiện phải có kế hoạch, quy trình tổ chức cụ thể, từng bước từng bước để ekip có thể phối hợp làm việc một cách hiệu quả. Mỗi loại hình sự kiện lại có quy mô, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau. Sau đây Công ty sự kiện Ngàn Thông sẽ chia sẻ cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tổng quan nhất để bạn có thể áp dụng thành công cho từng loại hình sự kiện cụ thể:
Bước 1: Phân tích thông tin sự kiện
Khi công ty sự kiện nhận được một dự án tổ chức sự kiện, người quản lý cần phải phân tích thông tin sự kiện bằng những câu hỏi như sau:
- Loại hình sự kiện của khách hàng này là gì?
- Quy mô tổ chức sự kiện ra sao?
- Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?
- Đối tượng và số lượng khách mời sẽ tham gia sự kiện?
- Thời gian khi nào tổ chức?
- Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
- Ngân sách tổ chức sự kiện là bao nhiêu?
Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định mức độ thành công của sự kiện. Không thể phủ nhận rằng những ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ, độc đáo, thú vị luôn tạo được ấn tượng mạnh đối với khách mời và tạo được tiếng vang về mặt truyền thông so với những sự kiện được tổ chức dập khuôn.
Là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ không thể bỏ qua được 10 ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo, mới mẻ sau đây:
- Ý tưởng tổ chức sự kiện tại bãi biển.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện tại Hồ bơi.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách dạ tiệc sang trọng.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo Bữa tiệc hoàng gia.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách dạ tiệc đêm đầy sao.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện du lịch team building.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách lễ hội hóa trang.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện bữa tiệc đầy màu sắc.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện tiệc Teabreak.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện phá vỡ mọi giới hạn.
Bước 3: Lên kịch bản sự kiện
Sau khi có thông tin, có ý tưởng tổ chức sự kiện, công việc quan trọng tiếp theo đó là lên kịch bản.
Để tạo nên một kịch bản lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia, đòi hỏi người viết kịch bản phải nắm được tổng quan toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện.
Đặc biệt, để kịch bản sự kiện lôi cuốn, người viết kịch bản phải biết cách tạo sự mong chờ, hồi hộp cho người tham dự ngay từ giây phút đầu tiên. Đây là mấu chốt của một kịch bản sự kiện thành công. Bên cạnh đó, trong kịch bản còn phải dự trù được những rủi ro và các tình huống phát sinh trong sự kiện cũng như cách xử lý linh hoạt.
Tùy vào từng loại hình sự kiện mà người viết kịch bản sẽ phải linh hoạt để tạo được điểm nhấn cho sự kiện. Chẳng hạn như sự kiện khai trương, sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện tri ân khách hàng, sự kiện tổng kết cuối năm… mỗi sự kiện lại có một mục đích và tính chất khác nhau nên cách viết kịch bản sự kiện cũng sẽ có sự khác biệt, đòi hỏi ở người viết kịch bản sự linh hoạt, tinh tế trong cách triển khai.
Bước 4: Lập bảng phân công thực hiện
Để tổ chức sự kiện hoành tráng, thành công đằng sau đó là sự góp mặt của cả một ekip. Ở đó mỗi người được phân chia một công việc, nhiệm vụ cụ thể trong từng khâu. Do đó, để quá trình làm việc diễn ra hiệu quả, ăn ý, đòi hỏi một bảng kế hoạch phân công công việc cụ thể cho từng người. Trong đó, không thể thiếu việc phân công theo dõi giám sát tiến độ của từng nhân sự.
Bước 5: Thực hiện các công việc trước khi sự kiện diễn ra
Dựa theo kịch bản và bảng phân công công việc trước đó mà mỗi nhân sự sẽ thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong đó bao gồm các công việc cần hoàn thiện trước khi sự kiện diễn ra đó là:
- Dàn dựng sân khấu.
- Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng.
- Thuê MC, ca sĩ, PG, nhóm nhảy, đoàn múa lân/múa trống.
- Xin giấy phép tổ chức sự kiện.
- Gửi thiệp mời đến khách hàng.
- Truyền thông, quảng bá sự kiện.
Bước 6: Thực hiện các công việc khi sự kiện diễn ra
Xác định tiến độ sự kiện, kiểm soát chặt chẽ các công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, hạn chế sự cố. Các công việc trong khi tổ chức sự kiện bao gồm:
- Tổ chức đón tiếp khách mời và check-in.
- Khai mạc sự kiện.
- Quản lý nội dung sự kiện theo kịch bản.
- Phục vụ ăn uống nếu có.
- Hỗ trợ các hoạt động trò chơi, gameshow, bốc thăm trúng thưởng…
Bước 7: Kết thúc sự kiện
Tiễn khách ra về và phân công thu gọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị, bàn giao địa điểm.
Chi phí tổ chức sự kiện
Sau đây là 8 hạng mục chi phí cơ bản khi tổ chức sự kiện:
- Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện.
- Chi phí cho thiết bị sự kiện.
- Chi phí sân khấu, âm thanh, ánh sáng.
- Chi phí nhân sự trong tổ chức sự kiện.
- Phí quản lý tổ chức sự kiện.
- Chi phí cho các tiết mục giải trí.
- Chi phí tiệc sự kiện nếu có.
- Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ.
Công ty tổ chức sự kiện uy tín tphcm
Nếu bạn đang có dự định tổ chức sự kiện tại tphcm và bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ với Ngàn Thông để được ekip 12 năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ từ a tới z, tạo nên một bữa tiệc/event thành công nhất cho quý khách hàng.
Tại sao khách hàng tin tưởng dịch vụ tổ chức sự kiện Ngàn Thông:
- Đội ngũ ekip sự kiện hùng hậu, dày dặn kinh nghiệm với các dự án lớn, nhỏ tại TPHCM.
- Ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo, không trùng lặp.
- Tối ưu hóa được ngân sách, nhân lực, thời gian và chi phí cho khách hàng.
- Có khả năng xử lý rủi ro và giải quyết các sự cố một cách tinh tế, chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ khách hàng từ a tới z, mang đến kết quả mỹ mãn nhất.
Các sự kiện được Ngàn Thông tổ chức thành công
Công ty sự kiện Ngàn Thông là đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt The Origami với sự thu hút đông đảo khách mời tham dự.
Công ty Ngàn Thông tổ chức sự kiện lễ khai trương phòng kinh doanh và căn hộ mẫu Bien Hoa Universe Complex được tổ chức vô cùng chuyên nghiệp, thu hút sự tham gia của hơn 1000 khách hàng.
Sự kiện Event Vinhomes Grand Park được tổ chức với sự đầu tư kỹ lưỡng và hoàn thành tốt đẹp bởi đội ngũ Ekip của Ngàn Thông.
Mô hình sân khấu sự kiện Halloween Aeon Bình Dương được dàn dựng chuyên nghiệp bởi công ty sự kiện Ngàn Thông.
Ngàn Thông – Tổ chức trọn gói lễ khởi công công trình dự án khối nhà C – Trường Cao đẳng Kinh Tế Tp.HCM. Hỗ trợ thiết kế backdrop, thiết kế sân khấu, cho thuê bàn ghế, áo ghế, âm thanh loa đài sự kiện, quạt làm mát sự kiện, mâm cúng cho lễ khởi công, nhân viên giám sát kỹ thuật…
Ngàn Thông tổ chức sự kiện Hành trình hậu long xanh thành công mỹ mãn. Hỗ trợ thiết kế trang trí không gian sự kiện, cho thuê bàn ghế, sân khấu sự kiện, cổng hơi sự kiện, phông bạt sự kiện…
Với bề dày kinh nghiệm 12 năm trong ngành sự kiện Ngàn Thông đã tổ chức sự kiện thành công cho rất nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ tại TPHCM. Nếu bạn đang tìm công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín thì hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây: