Nếu bạn dự định tổ chức sự kiện trực tuyến, công ty sự kiện Ngàn Thông – dựa trên kinh nghiệm mà chúng tôi có được của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn 5 yếu tố cốt lõi trong cách tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro thấp nhất có thể.
Tổ chức sự kiện trực tuyến đã trở thành một xu hướng chủ đạo mới của ngành sự kiện. Nhiều người vẫn coi các sự kiện trực tuyến là một cái gì đó kém hơn so với các sự kiện offline. Họ nghĩ rằng tổ chức online thì công việc sẽ ít hơn, không hậu cần, không vận chuyển, không trang trí, không in băng rôn, không phục vụ ăn uống, không sân khấu hoặc gian hàng triển lãm… Tuy nhiên có một số yếu tố mới dường như vô hình làm cho quá trình tổ chức sự kiện online còn thức phức tạp và rắc rối thêm. Sau đây là 5 yếu tố cốt lõi trong quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bạn có thể tham khảo.
Lựa chọn nền tảng phù hợp
Có rất nhiều nền tảng cung cấp nhiều loại sân khấu ảo thay thế các phòng triển lãm hoặc hội nghị, nơi có thể tổ chức các sự kiện thực tế. Các nền tảng đều cung cấp các tính năng như phát trực tiếp, kết nối mạng trực tuyến, nhắn tin trực tiếp, đăng ký, bán vé, v.v.
Bạn có thể dễ dàng lựa chọn một nền tảng phù hợp nếu sự kiện của bạn có dưới 100 người tham dự. Nhưng nếu sự kiện có nhiều người tham dự hơn, có các nhà tài trợ và có khách hàng mà bạn muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài thì mọi thứ sẽ phức tạp hơn.
Dưới đây là những câu hỏi quan trọng nhất mà bạn cần tự hỏi bản thân hoặc nhóm tổ chức của mình khi chọn nền tảng ảo phù hợp cho sự kiện của mình:
Làm thế nào để nền tảng chạy trên các trình duyệt, hệ điều hành và thiết bị khác nhau? Bạn sẽ ngạc nhiên khi có những nền tảng tuyệt vời trên máy tính để bàn nhưng không có phiên bản hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. Hoặc có nền tảng chạy được trên cả hai nhưng có một số chức năng bị hạn chế trên thiết bị di động, và thường không hỗ trợ phát trực tiếp, chỉ chạy trên một số trình duyệt nhất định. Do đó, khi chọn nền tảng, người ta phải nhận thức được tất cả các vấn đề này và thông báo cho những người tham dự sự kiện về chúng.
Làm thế nào để nền tảng cho phép bạn làm nổi bật các nhà tài trợ của mình? Không phải mọi nền tảng đều cung cấp tính năng đó trong gói cơ bản của họ. Trong các nền tảng phổ biến nhất, bạn thường cần mua gói cao cấp hơn để có thể tri ân những người đã tài trợ và giúp đỡ bạn. Bạn có thể tìm kiếm một nền tảng đáng tin cậy có thể cung cấp tính năng quan trọng này với chi phí thấp hơn để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách chi tiêu cho sự kiện của bạn.
Nền tảng có thể chấp nhận bao nhiêu người tham dự tại một thời điểm? Hay chính xác hơn, dung lượng máy chủ của nền tảng cho phép có bao nhiêu người tại một thời điểm mà không bị gián đoạn luồng. Nếu bạn đang điều hành một sự kiện nhỏ vài trăm người, bạn không cần quan tâm đến nó quá nhiều. Nhưng nếu sự kiện của bạn dành cho hàng nghìn người tham dự với nhiều luồng video diễn ra đồng thời, thì bạn nên nghiên cứu về vấn đề này một cách thận trọng.
Mất bao lâu để nhân viên hỗ trợ của nền tảng trả lời bạn và mất bao lâu để khắc phục sự cố? Mặc dù các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã được thử nghiệm bởi hàng triệu người, nhưng vẫn có lỗi cũng xảy ra ở đó. Và, trong trường hợp xảy ra bất kỳ trục trặc nhỏ nào dù bạn đang sử dụng một nền tảng lớn uy tín, thì cũng hãy sẵn sàng trong việc phải tự tìm ra vấn đề hoặc đợi vài giờ trước khi có người sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Chuẩn bị loa và chuẩn bị cùng diễn giả
Làm cách nào để đảm bảo loa của bạn có trải nghiệm tốt nhất? Giống như trong các loại hình sự kiện vật lý, chuẩn bị kỹ lưỡng là điều quan trọng, từ những chi tiết nhỏ nhất.
Trái ngược với một sự kiện vật lý, quá trình chuẩn bị của diễn giả phức tạp hơn nhiều. Khi tham gia với diễn giả, các sự kiện vật lý thường không thực hiện bất kỳ phiên kiểm tra, chuẩn bị cho diễn giả hoặc diễn tập với họ. Đối với một sự kiện trực tuyến, đây là điều tuyệt đối phải làm. Tại sao? Bởi vì không phải mọi diễn giả đều biết cách phát trực tiếp, và chắc chắn không phải mọi người trong số họ đều cài đặt tất cả các phần mềm cần thiết trên máy tính của họ. Đó là lý do tại sao phải thực hiện một buổi chuẩn bị với từng diễn giả ít nhất vài ngày trước khi sự kiện diễn ra.
Các yếu tố quan trọng cần phải đảm bảo khi tổ chức sự kiện online:
- Tốc độ và kết nối Internet của diễn giả ổn định và đủ nhanh để phát trực tiếp tại hội nghị. Bạn có thể yêu cầu họ ghi âm trước các bài phát biểu của họ để tránh bất kỳ sự cố kỹ thuật nào trong sự kiện.
- Hướng dẫn mọi diễn giả về cách sử dụng nền tảng và khi nào là đang phát trực tiếp để tránh diễn giả nhìn chằm chằm vào màn hình trong một phút im lặng. Bạn cần đảm bảo vị trí tốt nhất có thể của loa trước camera và chất lượng âm thanh tốt nhất có thể. Đối với nhiều nhà tổ chức sự kiện, đây không phải là một chi tiết lớn và quan trọng, nhưng nếu những người tham dự của bạn nhìn thấy mặt người nói tối đi hoặc không nghe rõ giọng nói của họ, điều này có thể làm hỏng trải nghiệm hội nghị của họ.
Thiết lập kênh bán hàng và đăng ký của bạn
Phễu đăng ký và bán hàng của bạn không chỉ là một công cụ để đảm bảo sự tham gia đông đảo, mà nó còn có thể trở thành nguồn phấn khích hoặc gây thất vọng cho hàng nghìn người đang tham gia sự kiện của bạn.
Khi chọn và chọn một nền tảng đăng ký, hãy xem xét những điều sau:
- Những người tham dự của bạn phải thực hiện với số lượng nhấp chuột và mục nhập dữ liệu ít nhất có thể.
- Hệ thống của bạn cần phải trực quan nhất có thể, tức là những người tham dự của bạn sẽ hiểu những gì họ cần làm ở mỗi bước ngay lập tức, dựa trên thiết kế giao diện, vị trí các nút và hướng dẫn được viết trên màn hình. Để kiểm tra tính trực quan, bạn có thể hỏi một vài người, những người không biết gì về sự kiện của bạn, thực hiện quy trình đăng ký và xem liệu họ có hiểu quy trình mà không cần bất kỳ hướng dẫn nào hay không.
- Khi đăng ký, bạn yêu cầu nhập bao nhiêu dữ liệu cá nhân cần thiết để đảm bảo trải nghiệm người tham dự suôn sẻ . Bạn có thể hỏi những người tham dự của bạn về sở thích nghề nghiệp của họ để sau đó cung cấp cho họ một số buổi cụ thể để tham dự.
- Chúng tôi đặc biệt khuyến khích bạn để người dùng của mình thực hiện quy trình đăng ký nhanh chóng được kích hoạt bởi các plugin truyền thông xã hội “đăng ký qua Facebook” hoặc Linkedin, sử dụng dữ liệu hồ sơ đã có sẵn thay vì bắt người tham dự phải nhập đi nhập lại cùng một thông tin lại.
Cung cấp hỗ trợ người tham dự
Tương tự như tại một sự kiện thông thường, với sự kiện trực tuyến bạn cũng phải đảm bảo những người tham dự được phục vụ, hỗ trợ và chăm sóc. Một buổi tụ họp thực tế cao cấp, nơi bạn có những nữ tiếp viên ở mọi góc luôn tươi cười và sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà một người tham dự sẽ hỏi họ thì cũng phải đảm bảo những người tham dự sự kiện trực tuyến của bạn cảm thấy hài lòng và luôn được hỗ trợ khi cần.
Để hỗ trợ họ, một số điều phải được đảm bảo:
- Một nhóm hỗ trợ kỹ thuật được chỉ định để tiếp nhận các thắc mắc của người tham dự và cung cấp trợ giúp trong bất kỳ vấn đề hoặc vấn đề nào mà họ đang gặp phải.
- Hỗ trợ kỹ thuật của bạn phải được đào tạo đủ kỹ năng để giải quyết các vấn đề của người tham dự một cách nhanh chóng.
Quản lý các tình huống bất ngờ và những thay đổi vào phút chót
Như bất kỳ sự kiện offline nào, những người tổ chức sự kiện trực tuyến cũng phải đối phó với những điều không mong muốn. Thậm chí tệ hơn, những điều không mong đợi xảy ra thường xuyên hơn trong các sự kiện trực tuyến. Tại sao?
Bởi vì khi một diễn giả không thể tham dự sự kiện, bạn sẽ biết trước sự kiện đó ít nhất vài giờ, trong khi đối với một sự kiện trực tuyến, thông báo có thể đến vài phút trước khi họ được phát trực tiếp.
Có nhiều sự cố và điều kiện kỹ thuật gây ra tình trạng bỏ cuộc vào phút chót và các trường hợp không mong muốn khác. Nhưng điều tối thiểu bạn cần đảm bảo là:
- Bạn có đủ các thành viên có kỹ năng và có thể đối phó với các loại trường hợp khẩn cấp khác nhau;
- Bạn có đại diện nhóm hỗ trợ kỹ thuật trong số các nhà phát triển web và chuyên gia phát trực tiếp của mình để triển khai các giải pháp khẩn cấp;
- Và quan trọng nhất, bạn có một đội ngũ truyền thông sẽ truyền tải đúng thông điệp đến tất cả những người tham dự, diễn giả và đối tác có thể bị ảnh hưởng bởi tình huống khẩn cấp.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến thì bài viết về cách tổ chức sự kiện online trên đây sẽ giúp bạn có thể tránh được những rủi ro khi tổ chức sự kiện.