Cách sắp xếp bàn ghế cho sự kiện tác động rất lớn đến người tham gia cũng như quyết định đến mức độ thành công của sự kiện. Trong bài viết này, Công ty sự kiện Ngàn Thông sẽ cùng bạn thảo luận về các cách sắp xếp chỗ ngồi cho phòng họp và các sự kiện phổ biến cùng với vị trí tốt nhất giúp bạn tạo ra một sự kiện thành công.

Lưu ý khi sắp xếp bàn ghế cho sự kiện

Có 2 lưu ý cần phải nhớ khi sắp xếp bàn ghế sự kiện đó là kích thước phòng và mức độ bạn muốn những người tham gia của mình tương tác.

Kích thước phòng – Cách sắp xếp bàn ghế sẽ ảnh hưởng đến số lượng người ngồi trong căn phòng. Một phòng quá lớn hoặc quá nhỏ so với số lượng khách nhất định và việc sắp xếp chỗ ngồi không khoa học sẽ làm giảm trải nghiệm của người tham dự. Do đó, hãy đảm bảo kích thước không gian bày trí bàn ghế phù hợp với số lượng khách mời.

Tương tác với người tham gia –  Việc sắp xếp chỗ ngồi cũng sẽ ảnh hưởng đến sự tương tác giữa người trình bày và những người tham gia khác cũng như giữa chính những người tham gia. Nếu những người tham gia không hiểu rõ về nhau sẽ luôn có một rào cản đối gì đó với sự tương tác. Cách những người tham gia của bạn ngồi như thế nào với nhau có thể làm tăng hoặc giảm rào cản đối với sự tương tác. Nói chung, khi những người tham gia được ngồi theo cách mà họ đối mặt với nhau thì sẽ có nhiều sự tương tác hơn.

Cách xếp bàn ghế phù hợp với từng sự kiện

Hãy xem 7+ cách sắp xếp chỗ ngồi phổ biến cho sự kiện sau đây để sử dụng chúng một cách hiệu quả. 

Cách xếp bàn ghế cho buổi tiệc

Bàn ghế sự kiện tiệc thường sử dụng những chiếc bàn tròn trải đều khắp không gian. Hãy nhớ rằng những chiếc bàn sắp xếp chỗ ngồi trong tiệc thường có sức chứa từ 8 – 10 người. Để có kết quả tốt nhất, hãy nhóm lại những người quen thuộc với nhau, chẳng hạn như các thành viên trong gia đình hoặc đồng nghiệp. Nếu không, hãy xếp mọi người theo sở thích chung như sở thích hoặc mục tiêu dự án để khuyến khích cuộc trò chuyện tự nhiên. 

Ưu điểm:

• Giao lưu dễ dàng và thoải mái
• Khuyến khích tương tác
• Lý tưởng để kết nối mạng và thư giãn
• Tuyệt vời cho các sự kiện với đồ ăn vì những người tham gia có một nơi để ăn
• Tối đa hóa việc sử dụng không gian vì bàn được sử dụng đến sức chứa tối đa

Nhược điểm:

• Mặc dù cách sắp xếp bàn ghế cho sự kiện này tuyệt vời để tương tác với những người tham gia trong cùng một bàn, nhưng nó lại cách ly người tham dự khỏi những người ngồi ở các bàn khác.
• Nếu có một bài thuyết trình hoặc điều gì đó yêu cầu người tham dự phải tập trung vào một điểm trong phòng, một số người tham gia sẽ quay mặt khỏi bài thuyết trình.

Phù hợp cho các loại sự kiện như:

• Đám cưới
• Các bữa tiệc
• Các chương trình trao giải
• Yến tiệc
• Sự kiện từ thiện

Chỗ ngồi kiểu tiệc phù hợp nhất cho các buổi giao lưu, nơi những người tham gia làm quen với nhau. Nó cũng tuyệt vời cho đám cưới, các sự kiện buổi tối và các bữa ăn có chỗ ngồi.

Cách xếp bàn ghế phòng họp

Phòng họp và chỗ ngồi hội nghị có một bàn dài hình chữ nhật để khách ngồi đối diện nhau. Hãy ghi nhớ các nguyên tắc sau về tâm lý chỗ ngồi trong hội nghị khi tạo sơ đồ chỗ ngồi cho các sự kiện mang tính chất cuộc họp:

• VIP nên ngồi đầu bàn
• Các cố vấn thân cận nhất của VIPs nên ngồi bên cạnh họ
• Những người ở giữa hoặc ở phía đối diện sẽ dành phần lớn thời gian để lắng nghe

Ưu điểm:

• Tạo điều kiện cho cuộc thảo luận
• Cho phép tương tác trực tiếp giữa những người tham gia
• Hướng sự tập trung vào một người
• Cung cấp vị trí chiến lược cho các cuộc họp kinh doanh
• Dễ dàng sử dụng máy tính xách tay và thiết bị điện tử, ghi chú

Nhược điểm:

• Không lý tưởng cho các bài thuyết trình trực quan dài
• Khi trình bày, không phải tất cả những người tham gia đều có thể nhìn rõ các slide hoặc tài liệu trực quan.
• Có thể dẫn đến bất đồng nhóm nếu VIP và người ngồi đối diện không nhìn mắt nhau
• Quá nhiều người thực sự có thể làm giảm tương tác

Phù hợp nhất cho:

• Họp nhóm nhỏ
• Hợp nhất chiến lược

Phong cách hội nghị phù hợp nhất cho các cuộc họp tập trung vào chương trình nghị sự, các phiên họp đột phá và thảo luận cởi mở. Nó cũng là một bố cục tốt cho hội nghị truyền hình.

Cách sắp xếp bàn ghế thính phòng

Sắp xếp chỗ ngồi theo phong cách thính phòng bao gồm các hàng ghế hoặc hàng ghế có sẵn hướng về một điểm tập trung, không có bàn, thường là sân khấu chuyên nghiệp hoặc bục. Tận dụng không gian sân khấu và thiết lập một phông nền background hấp dẫn.

Ưu điểm:

• Tuyệt vời cho các nhóm lớn, bài giảng hoặc loạt diễn giả và các buổi lễ
• Tối đa hóa số lượng người tham gia có thể vừa với một không gian
• Tuyệt vời cho học tập và giải trí thụ động

Nhược điểm:

• Âm thanh thường có thể là một vấn đề
• Không tốt cho các sự kiện dài hơn
• Sự tham gia của khán giả hoặc các phiên thảo luận nhóm có thể không thoải mái
• Những người tham dự có xu hướng tản ra để lại những khoảng trống và những chiếc ghế trống.
• Giảm thiểu tương tác với người thuyết trình hoặc những người tham gia khác

Tốt nhất cho:

• Các chương trình trao giải
• các cuộc họp báo
• Trình diễn sản phẩm

Phong cách thính phòng là tốt nhất cho các nhóm lớn, nơi sự tương tác giữa những người tham gia là tối thiểu. Các bài thuyết trình, buổi biểu diễn, bài giảng và các cuộc họp thường niên thường được sắp xếp tốt nhất theo phong cách thính phòng.

Cách xếp bàn ghế sự kiện hình chữ U

Sắp xếp bàn ghế ngồi hình chữ U hoặc hình móng ngựa là có một nhóm bàn hình hộp với tâm rỗng và một đầu mở. Hãy bù đắp sự mất mát của không gian sàn bằng cách đặt các vật liệu trang trí. Cách sắp xếp bàn ghế này phù hợp cho những người tham dự đã làm việc cùng nhau trước đây hoặc dự định làm như vậy trong tương lai gần để tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ.

Ưu điểm:

• Lý tưởng cho cả thuyết trình và cộng tác nhóm. Người thuyết trình có thể tương tác chặt chẽ với những người tham gia hơn là sắp xếp theo phong cách hội nghị
• Mọi người có thể gặp nhau mọi lúc,  tham gia tương tác tốt với nhau
• Khán giả có thể thoải mái tương tác với diễn giả
• Có bàn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chú, sử dụng thiết bị và ăn uống

Nhược điểm:

• Yêu cầu người điều hành hoặc người lãnh đạo được chỉ định để giúp duy trì cuộc đối thoại
• Sức chứa của phòng không được tối đa hóa
• Không thích hợp cho các nhóm lớn trên 30 người tham gia
• Phần lớn những người tham gia đang xem người thuyết trình từ một bên, điều này có thể không thoải mái trong các phiên dài hơn.

Tốt nhất cho:

• Họp nhóm
• Bài thuyết trình
• Sắp xếp bàn ghế hình chữ U phù hợp nhất cho các hội thảo, đào tạo và cuộc họp mang tính tương tác.

Cách xếp bàn ghế hình vuông rỗng

Tương tự như cách xếp bàn ghế kiểu hình chữ U, kiểu hình vuông rỗng cũng giống như vậy nhưng nó được khép kín. Mọi người có thể nhìn thấy nhau trong khi duy trì vẫn khoảng cách thoải mái. Điều này rất lý tưởng để dùng bữa hoặc làm việc trên máy tính xách tay. Kiểu sắp xếp bàn ghế này phù hợp cho các nhóm quá đông trong một bàn tiệc thông thường và để cho những người ngồi ở mỗi đầu thêm một khoảng trống.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ ăn uống và làm việc
• Tất cả những người tham dự đều có thể nhìn thấy nhau và có thể thảo luận thoải mái
• Khoảng trống ở giữa cho phép trưởng nhóm hoặc người điều hành một cách dễ dàng để điều hướng giữa các bảng.

Nhược điểm:

• Không hoạt động tốt với các bản trình bày
• Không có ghế lãnh đạo hoặc đầu mối rõ ràng
• Không tối đa hóa không gian
• Người tham gia có thể dễ bị phân tâm khi sử dụng thiết bị điện tử của họ

Tốt nhất cho:

• Các cuộc họp cộng tác với ít hơn 30 khách
• Bữa trưa làm việc
• Hội thảo

Kiểu chỗ ngồi này mang lại sự năng động cho người tham gia tương tự như kiểu bố trí kiểu hội nghị. Nhưng cũng không giống như cách bố trí theo phong cách hội nghị, nó hữu ích để giảm thiểu sự khác biệt về trạng thái vì không có “người đứng đầu”. Kiểu chỗ ngồi này rất phù hợp cho các cuộc họp, thảo luận và động não tập trung vào chương trình nghị sự.

Cách sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học

Bàn ghế được xếp thành từng dãy song song hướng ra mặt tiền của căn phòng.

Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Tâm lý học Xã hội của Giáo dục đã chứng minh rằng “việc sắp xếp chỗ ngồi có thể tác động đến hành vi học tập và xã hội của học sinh”. Điều này có nghĩa là các nhà tổ chức sự kiện cũng nên đặc biệt chú ý đến kiểu sắp xếp chỗ ngồi mà họ chọn, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hành động của người tham gia trong môi trường học tập.

Ưu điểm:

• Tập trung sự chú ý vào phía trước của căn phòng
• Tạo điều kiện tương tác giữa người thuyết trình và người tham gia
• Tuyệt vời để ghi chú và sử dụng các thiết bị điện tử
• Hữu ích khi trọng tâm là một bài thuyết trình hoặc khi ăn uống

Nhược điểm:

• Có xu hướng cảm thấy quá đông nếu người tham dự không được bố trí đúng cách
• Có thể cảm thấy quá hoài cổ đối với một khung cảnh chuyên nghiệp
• Có thể khó nhìn thấy người thuyết trình đối với những người ở phía sau hoặc ở phía xa
• Không phải là tốt nhất để tương tác với những người tham gia khác

Tốt nhất cho:

• Đào tạo nhóm
• Chứng nhận trực tiếp
• Hội thảo thông tin sản phẩm

Phong cách xếp bàn ghế kiểu lớp học phù hợp nhất cho các hoạt động như đào tạo, kiểm tra và hội thảo. Phong cách này cũng hữu ích cho các sự kiện dài hơn vì người tham gia sẽ có bàn để thức ăn hoặc các vật dụng khác cũng như bất kỳ hoạt động nào yêu cầu ghi chú.

Cách sắp xếp bàn ghế kiểu quán rượu

Nghiên cứu từ Đại học Cornell cho thấy việc ngồi (hoặc đứng) gần ai đó hơn khiến bạn cảm thấy gần gũi hơn về mặt tình cảm với họ. Điều này có thể giải thích tại sao chỗ ngồi kiểu quán rượu tại các sự kiện lại giúp xây dựng mối quan hệ. Cho dù bạn chọn bàn cocktail cho toàn bộ không gian của mình hay kết hợp chúng với các loại chỗ ngồi khác, hãy đảm bảo đặt những chiếc ghế theo hình chữ U xung quanh chúng với lỗ mở hướng ra tiêu điểm đã chọn.

Ưu điểm:

• Khuyến khích giao lưu nhưng khách vẫn có thể tập trung vào các buổi biểu diễn hoặc thuyết trình
• Tạo cảm giác thoải mái

Nhược điểm:

Không tối đa hóa không gian

Tốt nhất cho:

• Các chương trình trao giải
• Thuyết trình huấn luyện thụ động
• Giải trí trực tiếp

Cách xếp ghế vòng tròn

Ghế được đặt trong một vòng tròn ở trung tâm của căn phòng với những người tham dự quay mặt vào trung tâm.

Ưu điểm:

• Sử dụng đồ nội thất tối thiểu vì nó không cần bàn
• Mọi người có thể nhìn thấy nhau
• Tối đa hóa sự tương tác và khuyến khích mọi người tham gia
• giảm thiểu sự khác biệt về trạng thái do vị trí chỗ ngồi

Nhược điểm:

• Không phải là tốt nhất cho các bài thuyết trình
• Cần một người điều hành mạnh mẽ để giữ cho mọi thứ diễn ra hiệu quả

Tốt nhất cho:

Sắp xếp bàn ghế sự kiện theo vòng tròn là tốt nhất cho các sự kiện kết nối, xây dựng nhóm và hội thảo.

Cách xếp ghế ngồi kiểu Chevron

Bàn ghế được kê tương tự như kiểu phòng học nhưng được thiết kế góc cạnh để tạo điều kiện cho tầm nhìn tốt hơn với mặt tiền của căn phòng.

Ghế ngồi kiểu Chevron gồm các hàng ngắn, góc cạnh với lối đi ở giữa. Nhiều nhà lập kế hoạch sử dụng phong cách sắp xếp chỗ ngồi này nhằm tạo ra một tiêu điểm rõ ràng ở phía trước và trung tâm để hướng sự chú ý về phía người nói, sau đó sắp xếp vị trí một cách chiến lược cho những người tham gia mà bạn muốn nhóm lại với nhau để thảo luận.

Ưu điểm:

• Mọi người đều có thể xem diễn giả và làm việc theo nhóm nhỏ nếu cần
• Tối đa hóa không gian bằng cách sử dụng các hàng góc cạnh
• Cho phép thảo luận tốt hơn giữa những người tham gia
• Tạo cảm giác khép kín hơn cho người thuyết trình và khán giả
• Tạo điều kiện tương tác giữa người thuyết trình và người tham gia
• Tuyệt vời để ghi chú và sử dụng các thiết bị điện tử
• Hữu ích khi trọng tâm là một bài thuyết trình và có thức ăn, đồ uống

Nhược điểm:

• Không lý tưởng cho các cuộc thảo luận nhóm lớn
• Những người tham dự có thể gặp vấn đề về tầm nhìn nếu chỗ ngồi không bị so le
• Tốt hơn một chút so với phong cách lớp học cho những người tham gia tương tác với nhau nhưng vẫn không tuyệt vời
• Tầm nhìn có thể vẫn bị hạn chế

Tốt nhất cho chương trình:

• Đào tạo
• Các bài thuyết trình có sự tham gia của khán giả
• Hội nghị

Phong cách xếp bàn ghế hình chữ V tương tự như cách sắp xếp theo phong cách lớp học vì vậy nó cũng sẽ rất tốt cho các buổi đào tạo, hội thảo và các hoạt động yêu cầu ghi chú.

Trên đây là cách xếp bàn ghế phổ biến trong các sự kiện hiện nay. Hy vọng rằng những chia sẻ này đã mang đến cho bạn đọc thông tin hữu ích. Nếu bạn có nhu cầu thuê bàn ghế, tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ ngay với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được nhân viên tư vấn và được ekip chuyên nghiệp của chúng tôi hỗ trợ từ a tới z.