Nếu đã từng tổ chức sự kiện thì hẳn bạn sẽ biết rằng, không phải cứ lên kế hoạch là mọi thứ đều diễn ra đúng như vậy. Bạn sẽ phải đối mặt với nhiều thử thách khác phát sinh nữa. Đây là điều không thể tránh khỏi khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên nó cũng là yếu tố giúp thể hiện bản lĩnh của người tổ chức sự kiện và sự uy tín của Công ty làm event. Sau đây Ngàn Thông xin được bật mí với bạn những lời khuyên để tổ chức sự kiện thành công.
Xác định mục đích và tính chất sự kiện
Đây là điều quan trọng giúp bạn có thể tổ chức sự kiện bám sát với mục đích. Không bị mắc lỗi trong khâu lên kế hoạch và tiến hành.
Từ đó phân bổ thời gian, phân phối vai trò của từng nhóm, bố cục hội trường, phục vụ âm thanh ánh sáng sao cho chuyên nghiệp.
Quan tâm đến việc lập kế hoạch
- Kế hoạch sự kiện bao gồm: Nội dung và quảng bá sự kiện, hậu cần.
- Bạn cần tạo một kế hoạch lớn cho toàn bộ nhóm rồi phân bổ nhiệm vụ. Các nhiệm vụ càng chi tiết càng tốt và nó sẽ được ghi dưới dạng các bước cụ thể cần hoàn thành.
- Điều quan trọng hơn là mỗi nhiệm vụ, bạn cần ước lượng khung thời gian thực hiện. Như vậy sẽ giúp tiến độ của công việc không bị chậm, đồng thời đánh giá được năng suất, chất lượng công việc. Đây là lời khuyên để tổ chức sự kiện thành công bạn nên thực sự lưu ý.
Phân bổ trách nhiệm được giao cho từng thành viên trong ekip
Điều quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị đó là phân phối nhiệm vụ giữa các thành viên trong ekip. Việc phân bổ trách nhiệm có thể được sắp xếp theo khu vực phụ trách.
Chẳng hạn người phục vụ khu vực lễ tân, người phục vụ phần thiết bị sự kiện, người phục vụ phần giao tiếp với báo chí… Mỗi người cần có nhiệm vụ riêng và có sự chịu trách nhiệm trong toàn bộ thời gian sự kiện.
Dự thảo ngân sách cho mọi tình huống phát sinh
Với bản kế hoạch chi tiết, bạn có thể ước tính được ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Tuy nhiên bạn cũng cần phải nghĩ đến những tình huống phát sinh.
Chẳng hạn như sự cố trời mưa khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Khi đó bạn sẽ phải nhanh chóng thay đổi vị trí và vận chuyển mọi thiết bị sự kiện. Đây chính là ví dụ đơn giản về sự phát sinh chi phí khi tổ chức sự kiện. Bạn nên cân nhắc về kế hoạch dự phòng để giảm thiểu chi chi phí phát sinh. Đây là lời khuyên để tổ chức sự kiện thành công mà Ngàn Thông đã từng gặp. Đừng xem nhẹ kế hoạch sự phòng nhé.
Cố gắng tạo ra sự bất ngờ “ woa” cho khách hàng
Để khiến khách hàng hài lòng thì hãy tạo ra một cú “woa” vượt quá mong đợi của họ. Chắc chắn bạn sẽ ghi điểm cực cao trong việc chinh phục khách hàng. Đồng thời thể hiện được bản lĩnh, sự chuyên nghiệp của đơn vị làm sự kiện uy tín.
Đây chính xác là lời khuyên khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn nên cố gắng đáp ứng. Đó mới là cảm giác của một sự kiện thành công.
Bạn có thể tạo ra một trò chơi, một video ngắn thú vị, tiết mục biểu diễn hay… Hãy đảm bảo về sự bất ngờ mà nó sẽ đem đến cho người tham dự cũng như đối tác khách hàng bạn đang phục vụ nhé.
Thực hiện kiểm tra cuối cùng trước khi sự kiện diễn ra
Để đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra thuận lợi. Bạn cần thực hiện kiểm tra các khâu một lần nữa trước khi tiến hành. Chẳng hạn như việc thông báo cho người tham gia về địa điểm, những khách mời quan trọng, các tài liệu in, nội dung, âm thanh, video.
Hãy kiểm tra xem mọi người đã hiểu về nhiệm vụ và trách nhiệm của mình hay chưa, không gian đã sẵn sàng chưa. Bạn có thể lập danh sách kiểm tra các sư việc trước ngày sự kiện diễn ra.
Với sự chuẩn bị chu đáo này, chắc chắn sẽ giảm thiểu được đáng kể rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện. Với sự chuẩn bị chu đáo này, chắc chắn sẽ giảm thiểu được đáng kể rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện.
Nhờ khách hàng tham dự sự kiện đánh giá phản hồi
Việc đánh giá phản hồi của người tham dự là vô cùng quan trọng. Nó sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm và cải thiện chất lượng sự kiện. Bạn có thể tạo mẫu đánh giá trực tuyến gửi khách hàng và nhờ họ đánh giá.
Các khía cạnh cần đánh giá bao gồm: địa điểm và công việc của nhà tổ chức, diễn giả, hậu cần… Những phản hồi của khách hàng chính là nguồn thông tin đắt giá giúp các sự kiện tiếp theo của bạn được hoàn thiện tốt hơn. Đây là một trong những lời khuyên để tổ chức sự kiện thành công bạn nhất định không nên bỏ qua.
Để được lên kế hoạch phục vụ, tổ chức sự kiện thành công. Hãy liên hệ với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được tư vấn nhiệt tình. Chúng tôi có kinh nghiệm với rất nhiều loại hình sự kiện, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của mọi đối tác.
Rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng. Nếu bạn cần thuê thiết bị sự kiện, tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay để được tư vấn báo giá ưu đãi nhé.