Tự làm trang trí sân khấu đơn giản không hề rẻ như bạn nghĩ

Đây là lầm tưởng chết người nhất. 9 trong 10 người tự làm sẽ vượt ngân sách ban đầu ít nhất 50%. Rất nhiều trường hợp tốn kém hơn cả việc thuê một đội ngũ chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Chi phí ẩn không nằm ở những thứ to tát bạn tính trước. Nó nằm ở mớ linh tinh không ai nhắc đến:

• Thuê giàn giáo, thang cao để treo phông nền: 500k – 800k một ngày.
• Máy bơm hơi bóng bay, keo chịu lực đặc biệt, dây neo gió chuyên dụng.
• Đèn mua về cháy giữa đêm, phải chạy cửa hàng 24h mua lại với giá đội gấp đôi.
• Phông nền dán bị nhăn hoặc rách, buộc phải mua thêm cuộn vải mới để thay thế.
• Chi phí thời gian: Bạn tưởng 2 tiếng là xong, hóa ra cả ngày hôm trước và cả đêm hôm sau vẫn đang loay hoay canh chỉnh.

Tôi có người bạn làm đám cưới ở Thái Bình, ban đầu định tự trang trí sân khấu với ngân sách 1,5 triệu. Cuối cùng tổng chi phí thực tế lên gần 4 triệu đồng mà vẫn bị gia đình chê sơ sài. Trong khi đó, đội trang trí tại địa phương báo giá trọn gói chỉ 2,8 triệu.

Không phải tự làm luôn tiết kiệm. Đôi khi đó chỉ là vì bạn chưa tính hết tất cả cái giá phải trả cho sự thiếu kinh nghiệm.

Bạn chỉ cần đèn hoa phông nền? Đợi đã, đừng làm “chết” tai người nghe

90% lỗi sân khấu tự làm không nằm ở vẻ bề ngoài. Nó nằm ở âm thanh và ánh sáng – những thứ không bao giờ hiển thị trên ảnh Pinterest.

Bạn từng đi sự kiện nào mà ngồi hàng thứ 3 trở đi không nghe rõ người nói gì chưa? Đó không phải do loa yếu. Đó là do người lắp đặt đặt loa dưới đất. Âm thanh bị ghế và lưng người chặn hết, khiến người ngồi cuối nghe như tiếng vọng từ đáy giếng.

Hoặc cả buổi lễ, khán giả cứ phải nhắm mắt hoặc lấy tay che mặt. Không phải do nắng, mà là do bạn treo đèn chiếu thẳng vào mặt họ thay vì chiếu vào sân khấu.

Nếu bạn vẫn muốn tự làm, hãy nhớ 2 quy tắc vàng:

Một mẹo nhỏ: Đừng thử đèn và loa lúc sân khấu trống trơn. Hãy thử khi đã xếp đầy bàn ghế và có người đứng trên sân khấu. Chỉ khi đó các thông số mới thực sự chuẩn xác.

Nếu không chắc chắn, hãy thuê một kỹ thuật viên âm thanh trong 2 tiếng. Chi phí chỉ khoảng 300k, nhưng nó đáng giá hơn việc mua bộ loa 2 triệu mà không ai nghe rõ một chữ nào.

Những thứ bạn lơ là có thể làm cả sự kiện “chết yểu”

Nhiều người nghĩ trang trí sân khấu đơn giản là quy mô nhỏ, không cần quan tâm đến pháp lý hay an toàn. Đây là sai lầm có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Tôi từng chứng kiến một sự kiện khai giảng tại Hà Nội bị yêu cầu dừng ngay lập tức khi đang diễn ra vì không xin giấy phép tổ chức cho hoạt động tập trung đông người. Khoản phạt 7 triệu đồng và sự ngỡ ngàng của hàng trăm phụ huynh là cái giá quá đắt.

Nguy hiểm hơn là vấn đề an toàn. Một backdrop dựng tạm không được neo chắc chắn có thể đổ sập bất cứ lúc nào khi có gió lớn, gây thương tích cho người tham dự. Tiền bồi thường và trách nhiệm pháp lý sẽ gấp trăm lần số tiền bạn tiết kiệm được từ việc làm sân khấu giá rẻ.

Dù sân khấu có nhỏ đến đâu, bạn vẫn phải đảm bảo 3 yếu tố:

• Tìm hiểu quy định về xin phép tổ chức sự kiện tại địa phương nếu có trên 50 người tham dự.
• Bố trí ít nhất 2 bình chữa cháy trong bán kính 3 mét quanh khu vực sân khấu và thiết bị điện.
• Mọi khung xương và phông nền phải được neo chặt xuống sàn hoặc có đối trọng đủ nặng. Đừng bao giờ tin vào trọng lực tự nhiên.

Bạn có thể tham khảo quy định chính thức về tổ chức sự kiện công cộng tại Thông tư 10/2020 của Bộ Văn hóa để tránh bị xử phạt đáng tiếc.

Trang trí sân khấu đơn giản không có mẫu chung cho mọi sự kiện

Đừng sao chép y hệt ảnh trên mạng. Những bức ảnh đó thường được chụp trong studio tĩnh, không có sự hiện diện của hàng trăm con người thực tế.

Trang trí sân khấu đơn giản không có nghĩa là làm giống nhau, mà là làm đúng tính chất:

• Hội nghị, khai giảng: Ưu tiên sự trang trọng. Chỉ cần 1 phông nền phẳng, 4 chậu hoa đặt đối xứng và đèn chiếu tập trung. Loại bỏ bóng bay và dây đèn nhấp nháy.
• Đám cưới, tiệc gia đình: Sử dụng tông màu ấm, dây đèn vàng dịu và hoa ở các góc điểm xuyết. Hãy nhớ: Khách đến để xem cô dâu chú rể, không phải để đếm số lượng hoa.
• Sự kiện trẻ em: Tự do sử dụng màu sắc, bóng bay và các hình khối vui nhộn. Ở đây, sự rực rỡ quan trọng hơn sự trang trọng.

3 quy tắc không bao giờ thất bại khi lắp đặt

Nếu bạn vẫn quyết định tự tay thực hiện, hãy ghi nhớ 3 kinh nghiệm xương máu sau:

Thứ nhất: Dự trù thời gian gấp đôi thực tế. Nếu bạn nghĩ 2 tiếng là xong, hãy bắt đầu trước 4 tiếng. Những sự cố bất ngờ luôn chiếm thời gian của bạn.

Thứ hai: Bảo quản đồ điện và vải vóc trong túi chống nước. Thời tiết Việt Nam rất thất thường, đừng để một cơn mưa rào phá hỏng toàn bộ thiết bị điện và làm bẩn phông nền của bạn.

Thứ ba: Đừng nhờ những người không có chuyên môn tháo dỡ một cách cẩu thả. Việc kéo rách phông nền hay làm hỏng khung sắt sẽ khiến bạn mất tiền đền bù nhiều hơn cả tiền thuê nhân công chuyên nghiệp.

Bây giờ, hãy tạm tắt Pinterest. Lấy một tờ giấy, liệt kê tất cả vật dụng cần thiết và cộng thêm 30% ngân sách dự phòng. Nếu tổng con số đó gần bằng giá thuê dịch vụ trọn gói, lời khuyên chân thành là hãy để chuyên nghiệp làm thay bạn.

Trang trí sân khấu đơn giản không phải là tự làm tất cả để tiết kiệm, mà là biết tập trung vào những thứ cốt lõi nhất để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Cuối cùng, không ai nhớ sân khấu đẹp đến mức nào nếu âm thanh bị lỗi hoặc sự kiện bị gián đoạn.