Hiện nay ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đang rất phát triển, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TPHCM ra đời để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Với đà phát triển đó, rất nhiều bạn trẻ năng động lựa chọn ngành sự kiện để được đam mê thỏa sức thể hiện mình. Vậy bạn đã hiểu rõ tổ chức sự kiện là gì chưa? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện thường được người ta hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Chẳng hạn có người cho rằng những chương trình như seagames, thi hoa hậu, các chương trình âm nhạc trên truyền hình… mới được coi là sự kiện. Cũng có người nghĩ rằng hoạt động như cưới hỏi, sinh nhật… cũng là sự kiện. Và một số khác nữa nghĩ rằng đó là hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, giới thiệu sản phẩm, khai trương, khánh thành, triển lãm…
Vậy tóm là tổ chức sự kiện là gì: Nó là một hoạt động có chủ đích liên quan đến các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao… diễn ra tại một địa điểm nhất định, có thời gian rõ ràng, cần có ý tưởng, nguồn thực để thực hiện việc truyền tải một thông điệp nào đó để thu hút sự quan tâm chú ý của đối tượng tham gia.
Trong Marketing, sự kiện hay Event được hiểu là hoạt động liên quan đến việc quảng bá, định vị sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện được xem là cái cớ để thu hút sự quan tâm chú ý của truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Nó đóng vai trò giống như hoạt động tiếp thị, quảng bá nhằm đánh bóng tên tuổi và sản phẩm dịch vụ giúp gia tăng doanh số cho thương hiệu của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện giống như một công cụ truyền thông quảng bá thương hiệu, sản phẩm chỉ đứng sau các hoạt động quảng cáo. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những hiệu ứng truyền thông tốt đẹp, mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu nó thất bại thì giá trị thương hiệu cũng như bộ mặt của doanh nghiệp sẽ bị giảm xuống. Đó là lý do vì sao nhà đầu tư sự kiện nên lựa chọn công ty sự kiện chuyên nghiệp.
Các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay
Ở những nước phát triển, tổ chức sự kiện được xem là một ngành nghề đặc thù bao gồm các lĩnh vực như:
- Sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh – Business event.
- Sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo – Corporate events.
- Sự kiện gây quỹ – Fundraising events.
- Sự kiện triển lãm – Exhibitions.
- Sự kiện hội chợ thương mại – Trade fairs.
- Sự kiện mang tính chất giải trí – Entertainment events.
- Sự kiện biểu diễn trực tiếp/ đêm hòa nhạc – Concerts/live performances
- Lễ hội, liên hoan – Festive events.
- Sự kiện của các cơ quan nhà nước như hội nghị TW đảng – Government events.
- Sự kiện gặp gỡ giao lưu – Meetings.
- Hội thảo chuyên đề – Seminars.
- Hội nghị – Conventions.
- Sự kiện văn hóa xã hội – Social and Cultural events.
- Sự kiện trong lĩnh vực thể thao – Sporting events.
- Sự kiện liên quan đến marketing – Marketing events.
- Sự kiện khuyến mại và xúc tiến thương mại – Promotional events.
- Sự kiện liên quan đến thương hiệu sản phẩm – Brand and product launches.
Mục đích của việc tổ chức sự kiện
Các nhà đầu tư có nhu cầu tổ chức sự kiện thường thuê nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu của sự kiện. Vậy mục tiêu của tổ chức sự kiện là gì?
- Hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
- Cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với nhãn hiệu hay thương hiệu của nhà đầu tư.
- Phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông, chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
- Hỗ trợ bán hàng triển khai các chính sách kênh phân phối, quảng cáo trực tiếp sản phẩm dịch của chủ đầu tư.
Phân theo mục đích thì có 4 loại sự kiện sau:
Sự kiện lễ kỉ niệm (Anniversary event): Là những sự kiện lễ hội hoặc sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm sự kiện: kỷ niệm ngày thành lập công ty, sinh nhật, đám cưới,…
Sự kiện giáo dục (Educational event): Là những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm sự kiện: hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
Sự kiện tiếp thị (Marketing event): Là những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm sự kiện: hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…
Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): Là những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Bao gồm sự kiện: tri ân khách hàng, lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…
Quy trình tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện gồm 3 giai đoạn: Trước khi khi sự kiện diễn ra – Giai đoạn thực hiện – kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện.
Giai đoạn 1: Trước khi sự kiện diễn ra
- Tìm hiểu về thương hiệu của chủ đầu tư có nhu cầu tổ chức sự kiện xem họ có nguyện vọng gì.
- Nghiên cứu các yếu tố như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực, yếu tố ngoại cảnh…
- Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện. lựa chọn địa điểm, thời gian, nhân lực, thiết bị, ngân sách…
- Vận chuyển và lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện.
- Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
- Đưa ra các dự án phòng ngừa rủi ro sự kiện.
Giai đoạn 2: Thực hiện sự kiện
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
- Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
- Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.
Giai đoạn 3: Kết thúc sự kiện
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
- Chăm sóc khách hàng.
Lưu ý: Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện không phải kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện nên việc phân chia cũng chỉ mang tính chất tương đối. Mỗi đầu mục công việc trên đòi hỏi rất nhiều những phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa. Vì vậy để có thể tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự kinh nghiệm và tâm huyết của đơn vị làm sự kiện.
Các yếu tố để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Người ta thường dùng 4 từ sau để mô tả về một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đó là: Kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.
Có kiến thức
Đây là yếu tố quan trọng mà người làm nghề tổ chức sự kiện cần có. Để một sự kiện thành công và có được hiệu ứng truyền thông tốt thì sáng tạo là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó người làm sự kiện cần phải hiểu biết về sản phẩm dịch vụ của thương hiệu. Cần hiểu biết về khách hàng mục tiêu và có kiến thức xã hội.
Có kỹ năng
Người làm nghề tổ chức sự kiện phải có kỹ năng lập kế hoạch,triển kkhai, giám sát và đánh giá hiệu quả. Đồng thời cũng phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các tổ đội với nhau để đảm bảo đạt được mục tiêu chung.
Có khả năng
Khả năng ở đây bao gồm: Khả năng sáng tạo, khả năng quan sát, khả năng xử lý tình huống và khả năng chịu áp lực.
Người quản lý tổ chức sự kiện luôn phải chịu sức ép từ nhiều phía, từ nhà đầu tư và chịu trách nhiệm với tiến độ, công việc của nhân viên. Do đó cần phải có khả năng chịu áp lực lớn, phải thực sự năng động thì mới có thể trụ vững được với ngành nghề này.
Thái độ
Công việc này đòi hỏi phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau nên kỹ năng giao tiếp rất quan trọng. Bên cạnh đó cần có thái độ cầu tiến, lăn xả, không ngại khó khăn. Học cách giao tiếp khéo léo với mọi người để xây dựng mối quan hệ tốt.
Tại sao nên chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Nếu như bạn suy nghĩ rằng chọn công ty tổ chức sự kiện giá rẻ để tiếp kiệm chi phí thì có lẽ bạn đã sai. Bạn có biết đối với việc tổ chức sự kiện, chỉ cần một khâu có lỗi là toàn bộ mọi thứ sẽ bị ảnh hưởng. Không chỉ là tiền bạc mà còn là sự uy tín của chủ đầu tư. Đó chính là lý do vì sao bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện uy tín để được hỗ trợ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lên ý tưởng, kế hoạch cho sự kiện. Đây là nghiệp vụ chuyên môn của họ nên việc giao phó công việc này cho đơn vị làm sự kiện sẽ rất yên tâm.
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có đầy đủ thiết bị hỗ trợ sự kiện như âm thanh, ánh sáng, màn hình led, thảm, bàn ghế, nhà bạt… có nhân sự sự kiện chuyên nghiệp bao gồm đội ngũ quay phim, PG, MC chuyên nghiệp, cung cấp đội múa, ca sĩ, đoàn múa lân sư rồng…
Quy trình tổ chức sự kiện của công ty uy tín đã được lên sẵn nên đảm bảo sự kiện luôn chạy theo đúng tiến trình và kế hoạch. Khi đó nhà đầu tư sẽ không phải tốn nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị sự kiện. Tất cả những gì bạn cần làm là đưa ra ý tưởng, yêu cầu và mong muốn của mình đối với sự kiện. Còn lại công ty làm sự kiện sẽ giúp bạn thực hiện những điều đó.
Ngoài ra các công ty làm sự kiện cũng có hể hỗ trợ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh đến với công chúng bằng các phương tiện truyền thông, xã hội vì họ có quan hệ rộng trong ngành truyền thông. Từ đó tiết kiệm được chi phí khi hợp tác tổ chức sư kiện, mang đến những hiệu quả cao hơn.
Nếu bạn đang tìm công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy tham khảo dịch vụ của Công ty Ngàn Thông chúng tôi. Liên hệ hotline dưới chân trang để được tư vấn thêm thông tin và ký kết hợp tác.