Lập kế hoạch cho một sự kiện roadshow là việc vô cùng quan trọng giúp bạn dễ dàng đảm bảo mọi khía cạnh được xử lý đúng cách đồng thời tối đa hóa lợi tức đầu tư. Bài viết này Công ty sự kiện Ngàn Thông sẽ phác thảo các bước quan trọng cần thực hiện khi lập kế hoạch cho một sự kiện roadshow thành công.
Roadshow là gì?
Roadshow là một sự kiện tương tác mang đến cơ hội giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và khách hàng tiềm năng, tạo khách hàng tiềm năng và ra mắt sản phẩm mới. Nó có thể được sử dụng như một cách quan hệ công chúng cho các thương hiệu, tổ chức hoặc thậm chí là cá nhân. Thông qua một buổi roadshow được lên kế hoạch cẩn thận, các doanh nghiệp có thể tăng khả năng hiển thị của họ trong cộng đồng địa phương và thu được những hiểu biết có giá trị từ khách hàng.
Lợi ích khi tổ chức roadshow
Tổ chức roadshow mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Đầu tiên, nó tăng khả năng hiển thị trong cộng đồng địa phương, điều này có thể giúp thu hút khách hàng mới và tạo khách hàng tiềm năng.
- Thứ hai, một buổi roadshow thành công mang đến cơ hội thiết lập mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và nhận được phản hồi có giá trị từ họ.
- Thứ ba, nó tạo ra một môi trường để tung ra các sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi mới.
- Cuối cùng, đó là một cách tuyệt vời để xây dựng sự phấn khích và động lực cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Cách tạo ra một roadshow hiệu quả
Có ba yếu tố chính cho một roadshow hiệu quả: lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi.
Bước 1: Lập kế hoạch cho Roadshow
Đặt ngân sách: Đặt ngân sách là điều cần thiết khi lập kế hoạch chạy roadshow. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng sự kiện vẫn tiết kiệm chi phí và trong phạm vi kinh phí được phân bổ. Ngoài ra, việc đánh giá các địa điểm và nguồn tài liệu quảng cáo khác nhau có thể giúp kiểm soát tổng chi phí của sự kiện.
Mời người tham dự: Mời người tham dự là một phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức roadshow. Tạo một danh sách những người được mời, được nhắm mục tiêu sẽ đảm bảo rằng sự kiện thu hút đúng loại đối tượng để có tác động tối đa. Ngoài ra, liên lạc thường xuyên và theo dõi những người được mời có thể giúp tăng số người tham dự. Hơn nữa, cung cấp các ưu đãi hoặc giảm giá khi tham dự sự kiện có thể có lợi trong việc khuyến khích những người tham dự tiềm năng tham gia.
Xác định các kênh quảng cáo: Việc xác định các kênh quảng cáo là rất quan trọng để có một buổi roadshow thành công. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, chiến dịch email để tiếp cận được nhiều đối tượng. Ngoài ra, việc xem xét các cách tiếp thị truyền thống như quảng cáo trên báo in, đài phát thanh và thậm chí quảng cáo trên TV có thể hữu ích tùy thuộc vào nhân khẩu học mục tiêu. Thử nghiệm thêm các kênh quảng cáo khác nhau có thể giúp xác định kênh nào sẽ có tác động lớn nhất đến việc thúc đẩy sự tham dự.
>> Có thể bạn quan tâm: 3 điều cần biết để tổ chức quảng cáo chạy roadshow
Bước 2: Thực hiện và Quản lý Roadshow
Thiết lập địa điểm: Đầu tiên, các nhà tổ chức sự kiện nên xác định một địa điểm thích hợp dựa trên ngân sách và quy mô của đối tượng mục tiêu. Sau khi xác định được địa điểm, cần cân nhắc các yếu tố như sắp xếp chỗ ngồi, thiết bị thuyết trình và ánh sáng. Hơn nữa, điều quan trọng là phải thiết lập các quy định cần thiết để đảm bảo môi trường an toàn cho người tham dự. Cuối cùng, đảm bảo rằng tất cả các tiện nghi phù hợp và mọi nhu cầu nghe nhìn đều được đáp ứng để tối đa hóa thành công của sự kiện.
Quản lý hậu cần: Quản lý hậu cần là rất quan trọng để thực hiện thành công một roadshow. Lập kế hoạch trước và hiểu những gì cần phải hoàn thành trước, trong và sau sự kiện có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ và tránh những bất ngờ vào phút cuối. Ngoài ra, việc lên kế hoạch chính xác thời gian cho từng yếu tố sự kiện có thể giúp đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành một cách hiệu quả và kịp thời.
Quảng cáo: Điều quan trọng là phải tạo các tài liệu quảng cáo như quà tặng, thông tin về diễn giả có mặt trong chương trình… để thu hút sự chú ý đến sự kiện. Ngoài ra, nhân viên sự kiện có thể hỗ trợ các công việc như đăng ký, phân phát tài liệu và trả lời các câu hỏi có thể giúp ích rất nhiều.
>> Xem thêm: Ở đâu cho thuê xe đạp, xe máy chạy quảng cáo roadshow
Bước 3: Theo dõi sau sự kiện
Theo dõi là chìa khóa cho bất kỳ roadshow thành công nào. Sau sự kiện, điều quan trọng là phải phân tích dữ liệu hiệu suất và sử dụng thông tin chi tiết thu thập được từ các cuộc khảo sát phản hồi để tạo chiến lược cho các sự kiện trong tương lai.
Đánh giá mức độ thành công của sự kiện/ROI (lợi tức đầu tư)
- Đánh giá sự thành công của một sự kiện roadshow đòi hỏi phải hiểu những yếu tố nào cần được tính đến.
- Cần đặt trước các mục tiêu có thể đo lường được để xác định xem các mục tiêu đó đã đạt được chưa.
- Theo dõi số lượng người tham dự, lượng thời gian dành cho mỗi địa điểm và mức độ tương tác với các tài liệu quảng cáo đều có thể cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của một sự kiện.
- Để hiểu rõ hơn về ROI, điều quan trọng là tính toán chi phí liên quan đến các yếu tố như quảng cáo, phí thuê địa điểm và chi phí nhân sự. So sánh các chi phí này với doanh thu được tạo ra do sự kiện có thể giúp xác định xem roadshow có thành công hay không.
Thu thập phản hồi từ người tham dự và nhà tài trợ
Phát triển các cuộc khảo sát đặt câu hỏi về trải nghiệm của họ có thể giúp hiểu rõ hơn về những gì đã hoạt động và những gì nên được cải thiện. Nên cung cấp các ưu đãi để hoàn thành khảo sát, chẳng hạn như giảm giá cho các sự kiện trong tương lai hoặc các mặt hàng miễn phí để tăng tỷ lệ phản hồi.
Sau sự kiện, hãy liên hệ với những người tham dự và nhà tài trợ để tạo ra ấn tượng lâu dài và thu thập phản hồi.
LỜI KẾT
Có thể thấy lập kế hoạch cho một sự kiện roadshow thành công cần phải có chiến lược và cách thực hiện hiệu quả. Với sự chuẩn bị và tổ chức phù hợp, bạn sẽ có được một buổi roadshow thành công! Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho bạn.