Mẫu Kịch Bản Tổ Chức Hội Thảo Chi Tiết

Bạn đang lên ý tưởng kịch bản tổ chức hội thảo nhưng muốn tìm thêm idea và học cách lên kịch bản chuyên nghiệp. Sau đây, Công ty sự kiện Ngàn Thông sẽ chia sẻ cho bạn cách viết kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết, hấp dẫn.

Hướng dẫn viết kịch bản tổ chức hội thảo

Hội thảo là chương trình bàn luận về một chủ đề liên quan đến chính trị, văn hóa, xã hội… mà mọi người đang quan tâm. Những người tham dự hội thảo đều là những người có vị thế, có thành công nhất định trong xã hội. Do đó để xây dựng chương trình hội thảo chuyên nghiệp, khâu viết kịch bản là vô cùng quan trọng. Sau đây là hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức hội thảo bạn có thể tham khảo:

Liệt kê chi tiết các khâu có trong sự kiện bao gồm: Đón tiếp khách mời, kế hoạch khai mạc, thời gian thảo luận, thời gian kết thúc và tiễn khách.
Nêu rõ thời gian thực hiện từng hạng mục: Có thể để thời gian theo khoảng để khi thực hiện không bị quá vội.
Mô tả chính xác và chi tiết nội dung của từng khâu: Nội dung của các khâu bao gồm những gì, có những gì cần lưu ý.

STT	Công việc	Thời gian	Nội dung công việc cần thực hiện	Đối tượng phụ trách
1	Đón khách mời	30 phút	Hướng dẫn khách mời để xeĐón khách mời và hướng dẫn khách vào trong sự kiệnChụp ảnh check in cho kháchĐưa khách vào đúng vị trí ngồi	Bảo vệLễ tân
2	Khai mạc sự kiện	15 phút	MC giới thiệu các tiết mục văn nghệ chào mừngTuyên bố lý do diễn ra sự kiệnGiới thiệu khách mời trong hội nghị	Đội văn nghệDẫn chương trình
3	Thảo luận, đặt vấn đề	120 phút	Diễn giả cùng các chuyên gia và mọi người thảo luận vấn đề đặt ra trong chương trình	MCDiễn giảKhách tham dự
4	Nghỉ giải lao, ăn nhẹ	15 phút	Diễn ra buổi tiệc ăn nhẹ cho khách tham dự	Lễ tânHậu cần
5	Trả lời các câu hỏi	60 phút	Diễn giả cùng các chuyên gia trả lời những câu hỏi được đặt ra	Diễn giả
6	Tổng kết	15 phút	Tổng kết toàn bộ các vấn đề đã trao đổi trong hội thảo	Diễn giả
7	Bế mạc	10 phút	MC thông báo kết thúc chương trìnhGửi lời cảm ơn và chào tạm biệt khách mờiHướng dẫn khách ra về	Dẫn chương trìnhLễ tân
8	Dọn dẹp		Thu dọn các thiết bị dụng cụDọn dẹp vệ sinhKiểm tra trang thiết bị	Hậu cần

Chi tiết các khâu trong kịch bản tổ chức hội nghị

Khâu 1: Đón tiếp khách mời

Diễn ra trong khoảng 15-30 phút.
Đây là bước đầu để doanh nghiệp tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng tốt đối với khách mời, đặc biệt là những vị khách VIP.
Khâu đón tiếp khách mời cần được lên nội dung rõ ràng, phân bổ người phụ trách và hạng mục công việc.
Lễ tân sẽ thực hiện các công việc cài hoa, hướng dẫn khách mời di chuyển vào bên trong buổi lễ, chụp hình check-in và ổn định chỗ ngồi.
Bố trí khoảng 4-6 lễ tâm tại cổng để đón khách mời.

Lưu ý: Nên gửi thư mời cho khách mời và yêu cầu mang thư mời theo để lễ tân dễ dàng kiểm soát số lượng người tham dự.

Khâu 2: Diễn ra sự kiện

Khai mạc sự kiện khoảng 15 phút. Chuẩn bị khoảng từ 1-2 tiết mục văn nghệ mở màn cho chương trình giúp tạo không khí sôi động, hứng khởi cho sự kiện, giúp khách mời cảm thấy hào hứng. Sau đó MC sẽ thông báo ổn định chỗ ngồi để chuẩn bị cho buổi lễ.

Thảo luận chủ đề khoảng 3-5 giờ. Đây là nội dung chính trong buổi hội thảo. Để hội thảo thêm hấp dẫn và thu hút người nghe, kịch bản tổ chức hội thảo nên có thêm phần tương tác giữa người tham gia với chuyên gia để hội thảo trở nên sôi động hơn.

Khâu 3: Kết thúc sự kiện và tiễn khách

Diễn ra khoảng 15-30 phút. Đây là khâu kết thúc của sự kiện. MC sẽ gửi lời cảm ơn đến khách mời tham dự. Có thể mời các chuyên gia, khách tham dự chụp hình kỷ niệm tại sân khấu. Và cử lễ tân ra tiễn khách tại khu vực cổng chào.

Lưu ý viết kịch bản tổ chức hội thảo

Để biết cách viết kịch bản tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý các điều sau:

Xây dựng kịch bản cho MC: Có thể viết lời dẫn chi tiết cho MC hoặc lên kế hoạch về ngôn từ, giọng điệu, nội dung yêu cầu của chương trình để MC có thể dẫn dắt sự kiện đi đúng hướng.

Phân công công việc chi tiết: Ghi rõ từng hạng mục công việc và chỉ đích danh người thực hiện để đảm bảo từng cá nhân sẽ làm việc một cách hiệu quả, có trách nghiệm.

Lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro: Những rủi ro sự kiện có thể gặp phải như sự cố về âm thanh, ánh sáng, thời tiết… khá là phổ biến. Do đó, cần phải lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro xảy ra. Điều này giúp tạo sự chuyên nghiệp cho sự kiện, hạn chế tối đa các ảnh hưởng đến thành công sự kiện.

Công ty sự kiện Ngàn Thông – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nếu bạn đang có dự định tổ chức hội thảo và bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại tphcm thì hãy đến với Công ty Ngàn Thông để được hỗ trợ tốt nhất.

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, và là top đầu những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam. Công ty Ngàn Thông tự tin có thể giúp khách hàng từ a tới z bao gồm lên ý tưởng, kịch bản tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, hấp dẫn, cho thuê thiết bị sự kiện, đảm bảo mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Chúng tôi có ekip sự kiện chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm. Là những người vô cùng nhiệt tình, tâm huyết, sáng tạo trong công việc.
Chúng tôi có sẵn kho thiết bị sự kiện lớn bao gồm bàn ghế sự kiện, âm thanh ánh sáng, sân khấu sự kiện… Đảm bảo khách hàng sẽ không phải thuê thêm bất cứ dịch vụ ngoài nào nữa.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có sự giám sát chặt chẽ, hạn chế tối đa mọi rủi ro khi diễn ra sự kiện.
Khi nhận được yêu cầu tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ đến tận nơi để khảo sát địa hình, hỗ trợ thiết kế thi công sân khấu sự kiện trọn gói theo yêu cầu khách hàng.

Vậy là bạn đã biết cách viết kịch bản hội nghị chi tiết. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ có thêm ý tưởng trong việc lên kế hoạch sự kiện. Chúc bạn thành công!

Để được tư vấn dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Công ty sự kiện Ngàn Thông để được tư vấn nhanh, báo giá hấp dẫn, đặt lịch tổ chức sự kiện ngay nhé!