Việc tổ chức các ngày lễ động thổ, lễ khánh thành, lễ khởi công .v.v… Luôn được nhiều doanh nghiệp coi trọng. Vì nó là dịp để doanh nghiệp chính thức công bố cho các đối tác, khách hàng và công chúng nói chung biết về công trình mới của doanh nghiệp mình. Nhiều công ty còn coi đây là dịp để cảm ơn nhà đầu tư hay nhằm mục đích chứng minh năng lực để huy động vốn đầu tư từ các đối tác tiềm năng.

Trong khâu tổ chức các lễ động thổ, khởi công, khánh thành .v.v…, có 2 mảng công việc được người làm tổ chức sự kiện coi trọng:

– Đầu tiên là các “phần cứng” phục vụ cho sự kiện như trang thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện.

– Tiếp theo là các “phần mềm” bao gồm nội dung chương trình, con người, cách thức tổ chức.

Về “phần mềm”, đòi hỏi người tổ chức phải vận động sáng tạo không ngừng, đưa ra các ý tưởng và cẩn thận, tỉ mỉ trong việc xem xét, sắp xếp khách mời và những thứ liên quan. Sao cho nội dung chương trình không bị nhàm chán nhưng lại không kém phần long trọng và đúng các thủ tục, chi tiết cần có.

Bên cạnh đó, “phần cứng” lại là phần khách hàng quan hơn và chiếm đến 60% cấu thành nên sự thành công của một sự kiện được tổ chức. Những vật dụng, thiết bị được sử dụng tại sự kiện, từ máy móc, lều bạt cho đến từng cái bàn, cái ghế cũng đòi hỏi ở doanh nghiệp một sự đầu tư chuẩn mực và đúng đắn. Trong trường hợp này, các dịch vụ cho thue ban ghe chính là sự lựa chọn lý tưởng để có được sự phong phú, phù hợp và giảm thiểu chi phí cho sự kiện.

Ví dụ như, trong chương trình sự kiện có đãi tiệc, thì người tổ chức cần tính toán được loại bàn ghế phù hợp nhất để có thể linh động trong bàn tiệc. Khi làm lể thí bàn ghế được bố trí dàng nào, khi khách đi tham quan xong quay về thì bàn ghế được bố trí theo dạng nào. Chất liệu và hình dáng, công năng của từng loại phải ra sao để phù hợp với toàn cảnh và địa điểm diễn ra sự kiện, công trình v.v…

Trong một buổi lễ, nếu doanh nghiệp muốn gây được sự chú ý của mọi người thì càng cần không thể bỏ qua việc trang trí cho buổi lễ. Đây cũng chính là việc để gây được sự chú ý và quan tâm của mọi người về hình ảnh của doanh nghiệp sau này. Vì vậy khi trang trí trong buổi lễ, người tổ chức cần phải tạo dựng được hình ảnh của doang nghiệp trong buổi lễ đó và cần có các điểm nhấn để có thể gây sự chú ý của mọi người trong bữa tiệc đó.