Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông

Tổ chức sự kiện
Ngàn Thông

Hướng Dẫn Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Sự kiện ngoài trời là một trong những hình thức tổ chức sự kiện được nhiều người lựa chọn bởi nó mang đến bầu không khí tuyệt vời, thoáng mát, dễ chịu, gần gũi với thiên nhiên, cây cối, biển xanh, có đôi chút lãng mạn và dịu dàng. Thường thì sự kiện ngoài trời sẽ được setup rất đơn giản, không quá cầu kỳ như khi tổ chức trong nhà hàng, khách sạn nhưng vẫn tạo được bầu không khí lịch sự, sang trọng, hơn nữa còn gây được ấn tượng mạnh mẽ với người tham dự.

Vậy kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời có gì khác so với sự kiện khác? Cùng Công ty sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu nhé!

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

Bước 1: Tìm địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng quyết định mức độ thành công của sự kiện ngoài trời. Địa điểm khác nhau tạo nên rất nhiều sự khác biệt cho không khí của buổi tiệc cũng như công tác tổ chức.

Các địa điểm thường được lựa chọn thường là nơi có không gian thiên nhiên cổ cây hóa lá, không gian sân vườn tại các khách sạn nhà hàng, hay bãi biển… Thường thì những nơi được nhiều người lựa chọn tổ chức sự kiện sẽ lý tưởng hơn so việc sắp xếp và chuẩn bị cho sự kiện.

kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

Hãy tìm kiếm những không gian đáp ứng yêu cầu của bạn. Chẳng hạn như nơi có hồ bơi hay nơi có nhiều cây để treo đèn trang trí. Bạn cũng cần liệt kê ra những nơi không phù hợp, chẳng hạn như có nhiều gió, nắng gắt, ẩm ướt, là vũng trũng… Những điều này ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện. Do đó bạn cần cân nhắc để lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời hoàn hảo.

Bước 2: Tìm nhà cung cấp dịch vụ ăn uống

Nếu lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là nhà hàng hoặc khách sạn thì sẽ có dịch vụ ăn uống đi kèm. Bạn chỉ cần đặt các món theo thực đơn là được. Với sự kiện ngoài trời, bạn nên lựa chọn những món ăn đơn giản, có thể để ngoài trời. Bạn có thể thảo luận với nhà tổ chức sự kiện để được tư vấn kỹ lưỡng về việc phục vụ ăn uống cho khách mời sự kiện.

kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

Bước 3: Chuẩn bị các loại giấy phép cần thiết

Nếu tổ chức tiệc ngoài trời ở một khuôn viên của một đơn vị nào đó thì bạn không cần phải lo đến thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên nếu bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời tại một địa phương hay thuộc quyền sở hữu của chính quyền thì cần phải có giấy phép tổ chức hợp pháp để không bị cản trở hay xảy ra rủi ro gì khi sự kiện diễn ra.

kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn cần nghiên cứu và chuẩn bị các loại giấy phép cần thiết để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách thuận lợi mà không phải dừng lại vì bất cứ lý do nào.

Bước 4: Đảm bảo an toàn sự kiện

Bên cạnh việc chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc đảm bảo an toàn sự kiện cũng rất quan trọng. Các quy tắc an toàn khi tổ chức tiệc ngoài trời bao gồm:

Đảm bảo quy định về tiếng ồn, các quy định phòng cháy an toàn, quy định của địa phương về các hoạt động có thể thực hiện. Chẳng hạn như hoạt động bắn pháo hoa hay đốt lửa, sử dụng các thiết bị đặc biệt thì phải làm việc với chính quyền địa phương để đảm bảo an toàn sự kiện, tuân thủ mọi quy định.

Bước 5: Đảm bảo người tham dự cảm thấy thoải mái

Cảm xúc của người tham dự sự kiện là một trong những yếu tố quyết định thành công của sự kiện. Với sự kiện ngoài trời, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các thiết bị như quạt công nghiệp, nhà bạt sự kiện, phòng vệ sinh, phòng tắm… Đây là những hạng mục vô cùng cần thiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần lưu ý để khách mời không cảm thấy khó chịu và trở ngại khi tham dự sự kiện.

Bước 6: Chuẩn bị đầy đủ thiết bị sự kiện

Sự kiện ngoài trời đòi hỏi rất nhiều thiết bị chẳng hạn như thiết bị làm mát, thiết bị sưởi ấm, phục vụ thức ăn, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, điện, nhà bạt…

Có rất nhiều thứ phải chuẩn bị khi tổ chức sự kiện ngoài trời nhưng nhà cung cấp dịch vụ sự kiện sẽ giúp bạn lo lắng các hạng mục này. Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn setup không gian một cách chỉn chu để tạo nên một bữa tiệc thành công.

Bước 7: Chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa rủi ro

Thường thì khi tổ chức sự kiện ngoài trời, thời tiết là vấn đề được quan tâm nhiều nhất bởi nó ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện. Do đó bên cạnh việc lựa chọn ngày đẹp để tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro về vấn đề thời tiết là rất quan trọng. Điều này sẽ được nhà cung cấp dịch vụ sự kiện xử lý dễ dàng bằng cách sử dụng thiết bị lều bạt, ô dù.

Ngoài vấn đề thời tiết, còn có rất nhiều các tình huống khác có thể phát sinh. Tuy nhiên khi chọn được đơn vị tổ chức sự kiện uy tín thì bạn sẽ không phải lo lắng quá nhiều.

Vậy là bài viết trên đây đã giúp bạn hình dung về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời là như thế nào? Chúc sự kiện của bạn thành công tốt đẹp!

Đừng quên, Công ty sự kiện Ngàn Thông là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, cung cấp các dịch vụ sự kiện từ nhỏ đến lớp cho các công ty, doanh nghiệp như sự kiện khai trương, khánh thành, hội nghị, tiệc cưới… Liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào nếu bạn cần hỗ trợ. Chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng giải đáp và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Hotline

0909.384.019 (Ms. Điệp)

0909.933.405 (Ms. Trâm)

0903.335.415 (Ms. Phúc)

0909.933.215 (Ms. Thảo)