Lên kế hoạch cho một sự kiện công ty hoàn hảo với ngân sách tiết kiệm có vẻ như là một nhiệm vụ bất khả thi, nhưng với các chiến lược phù hợp, bạn có thể làm được. Trong bài viết này, tochucsukienvn.net sẽ chia sẻ cho bạn cách để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công cho công ty mà không tốn quá nhiều chi phí.
Quy trình lên kế hoạch sự kiện công ty với ngân sách tiết kiệm
Thiết lập ngân sách sự kiện
- Đặt ngân sách là rất quan trọng để tránh bội chi và để đảm bảo rằng chi phí tổ chức sự kiện luôn nằm trong giới hạn tài chính.
- Ngân sách giúp theo dõi các khoản chi tiêu, tránh lãng phí tiền vào những thứ không cần thiết và giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Mẹo xác định ngân sách hợp lý:
- Nghiên cứu các sự kiện trong quá khứ và tìm hiểu xem chúng tiêu tốn bao nhiêu.
- Xác định quy mô và phạm vi sự kiện của bạn, vì một sự kiện lớn hơn sẽ yêu cầu ngân sách lớn hơn.
- Xem xét địa điểm và loại sự kiện để xác định các chi phí cần thiết.
- Hãy ghi cả chi phí bổ sung, chẳng hạn như vận chuyển, thực phẩm và đồ uống, giải trí và tiếp thị.
Cách phân ngân sách hợp lý:
- Ưu tiên chi phí dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với sự thành công của sự kiện của bạn.
- Phân bổ tiền cho các khu vực thiết yếu trước tiên, chẳng hạn như địa điểm, phục vụ ăn uống và nhân viên sự kiện.
- Sử dụng bất kỳ khoản tiền còn lại nào để nâng cao trải nghiệm của khách, chẳng hạn như trang trí, giải trí hoặc quà tặng.
- Hãy chuẩn bị để phân bổ lại tiền nếu phát sinh chi phí bất ngờ.
Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện
- Mục đích và mục tiêu rõ ràng giúp bạn tập trung nguồn lực và nỗ lực của mình để đạt được một kết quả cụ thể.
- Có mục đích và mục tiêu rõ ràng cũng giúp bạn đo lường mức độ thành công của sự kiện và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Nếu không có mục tiêu và mục tiêu rõ ràng, sự kiện của bạn có thể thiếu phương hướng, mục đích và có thể không gây được tiếng vang với những người tham dự.
Mẹo để xác định mục đích và mục tiêu sự kiện:
- Xác định những gì bạn hy vọng đạt được với sự kiện của mình, chẳng hạn như nâng cao nhận thức về thương hiệu, cải thiện tinh thần của nhân viên hoặc tạo khách hàng tiềm năng.
- Xem xét đối tượng mục tiêu của bạn và những gì họ hy vọng đạt được khi tham dự sự kiện.
- Xác định mức độ thành công của sự kiện, chẳng hạn như số lượng người tham dự, mức độ tương tác hoặc doanh số bán hàng được tạo ra.
Cách sắp xếp mục tiêu với ngân sách:
- Ưu tiên các mục tiêu quan trọng nhất đối với sự thành công của sự kiện.
- Phân bổ tiền cho các hoạt động hỗ trợ mục tiêu, chẳng hạn như diễn giả chính, hoạt động tương tác hoặc chiến dịch truyền thông xã hội.
- Đánh giá tính khả thi của từng mục tiêu liên quan đến ngân sách của bạn và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
- Hãy sẵn sàng đánh đổi giữa các mục tiêu nếu ngân sách của bạn bị hạn chế.
Chọn địa điểm phù hợp với sự kiện
- Bắt đầu tìm kiếm địa điểm sớm để có được những giao dịch tốt nhất và sự sẵn có.
- Xem xét các địa điểm chẳng hạn như trung tâm cộng đồng, công viên hoặc bảo tàng, nơi có thể đưa ra mức giá phải chăng hơn.
- Tìm kiếm các địa điểm cung cấp các giao dịch trọn gói, có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho dịch vụ ăn uống hoặc các dịch vụ khác.
- Cân nhắc những ngày và giờ thấp điểm, chẳng hạn như các ngày trong tuần hoặc buổi sáng, khi các địa điểm có thể sẵn sàng thương lượng về giá hơn.
Cách thương lượng giá cả:
- Hiểu những gì được bao gồm trong phí thuê địa điểm và những khoản phí bổ sung nào có thể áp dụng, chẳng hạn như dọn dẹp hoặc an ninh.
- Nghiên cứu các địa điểm có thể so sánh được trong khu vực và sử dụng thông tin này để thương lượng mức giá thấp hơn.
- Hãy rõ ràng về ngân sách của bạn và những gì bạn có thể chi trả, đồng thời hỏi xem địa điểm có thể đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
- Hãy sẵn sàng thỏa hiệp về một số khía cạnh, chẳng hạn như thời gian trong ngày hoặc ngày ưu tiên, để đổi lấy mức giá thấp hơn.
Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn địa điểm:
- Sức chứa: Chọn một địa điểm có thể đáp ứng thoải mái số lượng người tham dự dự kiến của bạn.
- Địa điểm: Chọn địa điểm thuận tiện, dễ tiếp cận với người tham dự.
- Tiện nghi: Xem xét sự sẵn có của các tiện nghi, chẳng hạn như bãi đậu xe, Wi-Fi hoặc thiết bị nghe nhìn, những thứ có thể ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện của bạn.
- Môi trường: Chọn một địa điểm phù hợp với tông màu và phong cách của sự kiện của bạn.
Đồ ăn thức uống sự kiện
Các cách để giữ cho chi phí ăn uống ở mức thấp:
- Xem xét dịch vụ kiểu tự chọn có thể tiết kiệm chi phí hơn so với các bữa ăn theo đĩa.
- Chọn nguyên liệu theo mùa và có nguồn gốc địa phương, có thể rẻ hơn và tươi hơn.
- Giới hạn số lượng để giảm lãng phí và đơn giản hóa dịch vụ.
- Chọn đồ uống không cồn, thường rẻ hơn đồ uống có cồn.
Tiếp thị và quảng cáo sự kiện
- Tận dụng các kênh tiếp thị miễn phí hoặc chi phí thấp, chẳng hạn như tiếp thị qua email, phương tiện truyền thông xã hội và truyền miệng.
- Hợp tác với các doanh nghiệp hoặc địa phương để quảng bá sự kiện và tiếp cận nhiều đối tượng hơn.
- Sử dụng các chiến thuật quan hệ công chúng, chẳng hạn như quảng cáo chiêu hàng cho các phương tiện truyền thông địa phương hoặc tạo thông cáo báo chí, để thu hút sự chú ý của công chúng.
- Tạo một chương trình giới thiệu hoặc cung cấp các ưu đãi cho những người tham dự mang đến những người tham dự mới.
>> Xem thêm: 5 cách để quảng bá sự kiện trên phương tiện truyền thông xã hội
Làm thế nào để không vượt quá ngân sách sự kiện?
- Theo dõi chi phí trong suốt sự kiện và đảm bảo rằng chúng phù hợp với ngân sách của công ty bạn.
- Tránh thêm bất kỳ mục hoặc dịch vụ không cần thiết nào không được lên kế hoạch.
- Hãy chuẩn bị để điều chỉnh nếu cần, chẳng hạn như giảm số lượng đồ trang trí hoặc cách thức giải trí.
Chiến lược xử lý các chi phí bất ngờ
- Tạo một quỹ dự phòng đặc biệt cho các chi phí bất ngờ.
- Đánh giá từng chi phí bất ngờ và xác định xem nó có cần thiết cho sự thành công của sự kiện hay không.
- Cân nhắc đàm phán với người bán hoặc nhà cung cấp để giảm chi phí hoặc tìm giải pháp thay thế.
LỜI KẾT
Trên đây là cách để lên kế hoạch cho sự kiện công ty hoàn hảo với ngân sách tiết kiệm. hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên, Công ty Ngàn Thông luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí hợp lý nhất. Liên hệ để được tư vấn thông tin chi tiết.