Chuyển đến nội dung
Ngàn Thông Tổ chức sự kiện · Cho thuê thiết bị
0909.933.215 Ms. Thảo Bảng giá

Chưa được phân loại

Bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp thuyết phục cấp trên với ngân sách hạn chế

Bởi Ngàn Thông

Bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp thuyết phục cấp trên với ngân sách hạn chế

Đúng 9 giờ tối thứ Năm. Bàn làm việc chỉ còn bạn, cốc cà phê nguội lạnh, màn hình mở 12 tab khác nhau. Trên đó có 3 báo giá nhà cung cấp, 1 file bảng biểu trống, và tin nhắn từ sếp gửi 17 phút trước: “Ngày mai 10 giờ nộp dự trù nhé, ngân sách không tăng thêm đâu”. Bạn cắn nắp bút, đọc đi đọc lại những bài viết trên mạng: để 10-15% dự phòng, lấy 3 báo giá là đủ. Nhưng trong bụng bạn vẫn biết: không đơn giản vậy.

Bạn không sợ tính toán. Bạn sợ nộp lên bị trả lại lần 2, lần 3. Bạn sợ sự kiện diễn ra rồi phát sinh chi phí, mọi người quay nhìn bạn. Bạn sợ dù cố gắng tiết kiệm hết mức, cuối cùng sếp vẫn nói: “Tại sao không báo trước cái này?”.

Tại sao mọi bản dự trù bạn làm trước đây thường bị từ chối?

Không phải bạn ghi con số quá cao. Không phải bạn viết bảng biểu không đẹp. Vấn đề là phần lớn mọi người thường hiểu nhầm mục đích của bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Họ nghĩ đây là một tờ giấy xin tiền. Thực ra đây là công cụ bạn chứng minh mình đã nghĩ trước mọi điều có thể xảy ra.

Khi bạn cứng nhắc ghi dòng “dự phòng 15%” giống như mọi bài viết hướng dẫn, sếp nhìn thấy ngay một điều: bạn chỉ đang áp dụng công thức máy móc. Bạn chưa dành thời gian để nghĩ: sự kiện này là ngoài trời vào mùa mưa không? Có dùng thiết bị kỹ thuật phức tạp không? Khả năng khách mời đến nhiều hơn dự kiến là bao nhiêu?

Và đó chính là lý do dù bạn cố gắng cắt giảm mọi chi phí có thể, sếp vẫn chưa thực sự tin tưởng vào con số bạn đưa ra.

10-15% dự phòng không phải là con số cố định cho mọi trường hợp

bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Đây là điều ít bài viết nào dám nói thẳng: con số 10-15% chỉ là điểm khởi đầu tham khảo. Nó không thể áp dụng rập khuôn cho mọi quy mô chương trình.

Nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời vào tháng 9 tại miền Bắc, với sân khấu và hệ thống âm thanh lớn: 15% dự phòng có thể là quá ít. Rủi ro mưa, rủi ro điện áp không ổn định, rủi ro thi công trễ do thời tiết… tất cả đều có thể làm chi phí đội lên đến 25% tổng ngân sách. Bạn không nên che giấu điều này. Hãy liệt kê từng rủi ro cụ thể, ước tính chi phí khắc phục cho từng trường hợp, rồi mạnh dạn đề xuất mức dự phòng thực tế. Sếp sẽ đánh giá cao sự chuẩn bị kỹ lưỡng của bạn.

Ngược lại, nếu đây chỉ là họp nội bộ 30 người trong văn phòng: mức 5% dự phòng thường đã là đủ. Quan trọng nhất không phải lấy con số chung cho mọi người, mà là bạn chứng minh được con số này dựa trên cơ sở thực tế nào.

3 sai lầm phổ biến khiến ngân sách sự kiện bị đội vốn

bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

  • Chỉ lấy 2-3 báo giá rồi chọn cái rẻ nhất

    Đây là cái bẫy kinh điển. Bạn thấy đơn vị A báo giá rẻ hơn 20% các đơn vị còn lại và quyết định chốt ngay. Nhưng bạn chưa hỏi kỹ: giá này đã bao gồm chi phí vận chuyển chưa? Đã có dự phòng thiết bị thay thế chưa? Đã bao gồm bảo hiểm sự kiện chưa?

    Đừng chỉ so giá. Hãy so toàn bộ phạm vi công việc, điều khoản thanh toán và chính sách phát sinh. Với những hạng mục quan trọng chiếm hơn 20% ngân sách, hãy khảo sát ít nhất 4-5 nhà cung cấp để có cái nhìn toàn diện nhất.

  • Đặt cứng 100% chi phí theo danh sách mời

    Tỷ lệ khách đến thực tế luôn có sự biến động so với dự kiến. Nếu bạn đặt cứng 200 suất ăn và 200 quà tặng ngay từ đầu, bạn sẽ dễ rơi vào cảnh lãng phí chi phí hoặc thiếu hụt chỗ ngồi vào phút chót.

    Cách làm hiệu quả là chia chi phí khách mời thành 2 phần. Phần cố định cho những người chắc chắn tham dự (VIP, diễn giả). Phần linh hoạt thỏa thuận trước với nhà cung cấp: cho phép điều chỉnh số lượng suất ăn trong một khoảng thời gian nhất định trước sự kiện mà không bị phạt.

  • Chỉ tính chi phí vật tư, quên tính chi phí nhân sự điều phối

    Hầu hết các bản dự trù đều liệt kê chi tiết địa điểm, trang trí, âm thanh. Nhưng ít người đưa vào mục chi phí cho người điều phối chuyên nghiệp. Một người có kinh nghiệm quản lý tiến độ có thể giúp bạn tránh được phần lớn các sự cố phát sinh. Đây là khoản đầu tư giúp bảo vệ sự thành công của toàn bộ chương trình.

Cách trình bày để sếp dễ dàng phê duyệt bản dự trù

Thay vì nói với sếp: “Mình cần 100 triệu cho phần âm thanh”, hãy trình bày theo hướng tư vấn giải pháp. Ví dụ: “Mình cần 100 triệu cho phần âm thanh theo cấu hình chuẩn. Nếu ngân sách bị cắt giảm xuống 90 triệu, chúng ta có thể thay đổi một số hiệu ứng đèn. Chất lượng hình ảnh có thể giảm đôi chút nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu chính của sự kiện”.

Khi bạn đưa ra các phương án đánh đổi rõ ràng, sếp sẽ đóng vai trò là người lựa chọn phương án phù hợp nhất thay vì chỉ là người duyệt chi. Điều này tạo ra sự đồng thuận ngay từ đầu.

Ngoài ra, hãy kèm theo một cột về giá trị kỳ vọng. Nếu tốn 200 triệu tổ chức hội nghị, hãy ghi rõ mục tiêu: dự kiến tiếp cận bao nhiêu khách hàng tiềm năng, giá trị hợp đồng ước tính mang lại là bao nhiêu. Khi đó, sếp sẽ thấy đây là một khoản đầu tư sinh lời chứ không đơn thuần là một khoản chi phí.

Làm sao để không mất kiểm soát ngân sách giữa chừng?

Vấn đề không phải là làm sao để không có thay đổi, mà là bạn có quy trình xử lý thay đổi hay không. Hãy chia bản dự trù của bạn thành hai phần: phần ngân sách đã được duyệt và phần biến động thực tế. Cập nhật chi phí hàng tuần và so sánh với dự tính ban đầu.

Thiết lập quy tắc: bất kỳ hạng mục nào vượt quá 10% so với dự kiến đều phải báo cáo và có phê duyệt mới trước khi thực hiện chi trả. Sử dụng các công cụ chia sẻ trực tuyến để toàn bộ ban tổ chức có thể theo dõi con số thực tế, tránh tình trạng mỗi người hiểu một kiểu dẫn đến vượt ngân sách vào cuối chương trình.

Bạn có thể tham khảo cấu trúc chuẩn bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đã được áp dụng cho nhiều chương trình thực tế để làm mốc tham khảo cho mình.

Nếu bạn vẫn đang loay hoay trước bảng biểu trống: hãy dừng việc tìm kiếm thêm hướng dẫn. Lấy một tờ giấy, viết ra 3 rủi ro lớn nhất có thể xảy ra với sự kiện của bạn. Từ đó, các con số trong bản dự trù sẽ dần trở nên rõ ràng và có sức thuyết phục hơn.

Và hãy nhớ: một bản dự trù tốt không nhất thiết phải có con số thấp nhất. Đó phải là bản kế hoạch tài chính khiến người duyệt cảm thấy yên tâm vì mọi kịch bản đều đã được tính toán kỹ lưỡng.

Bảng giá thuê thiết bị · Ngàn Thông

Giá thuê bàn ghế sự kiện

Giá niêm yết tháng 9/2026, tính theo 1 ngày. Chọn số lượng để xem tạm tính; để lại số, chuyên viên báo giá trọn gói kèm vận chuyển. Xem đủ 16 nhóm thiết bị →

78 hạng mục · giá cho 1 ngày

  1. Ghế bố thái (Ghế banquet)Mặt ghế: 50cm x 50cm x 45cm · Cao tới lưng tựa: 90cm · Ghế không áo
    15.000đ/cái
  2. Ghế bố thái (Ghế banquet)Mặt ghế: 50cm x 50cm x 45cm · Cao tới lưng tựa: 90cm · Ghế có áo ghế thường phủ chân + nơ ghế
    25.000đ/cái
  3. Ghế bố thái (Ghế banquet)Mặt ghế: 50cm x 50cm x 45cm · Cao tới lưng tựa: 90cm · Ghế có áo ghế VIP căng chân + nơ ghế
    35.000đ/cái
  4. Ghế nệm vuôngMặt ghế: 40cm x 40cm x 45cm · Cao tới lưng tựa: 1m · Ghế có áo ghế trắng + nơ
    25.000đ/cái
  5. Ghế inoxghế inox không lưng tựa · ĐK mặt ghế: 30cm · Cao 50 cm
    7.000đ/cái
  6. Ghế bar micaĐK mặt ghế 40cm, cao 85cm · Cao từ gác chân lên mặt ghế: 43cm · có các màu: trắng, đen, cam, xanh dương
    90.000đ/cái
  7. Ghế bar nệm trắng hở lưngĐK mặt ghế 40cm, cao 85cm · Cao từ gác chân lên mặt ghế: 43cm · có màu trắng
    130.000đ/cái
  8. Ghế nhựa lùn trẻ em (không lưng tựa)23cm x 23cm x 25cm · dành cho trẻ em, có màu xanh biển
    5.000đ/cái
  9. Ghế nhựa đúcCao 53cm · Mặt ghế: 28cmx28cm · có các màu: xanh dương, xanh lá, đỏ
    25.000đ/cái
  10. Ghế nhựa lùn trẻ em (có lưng tựa)Ngang 50cm x 40cm , cao 34cm · Cao tới lưng tựa: 65cm · dành cho trẻ em, màu xanh biển
    7.000đ/cái
  11. Ghế nhựa trắng có lưng tựaMặt ghế: 38cm x 38cm x 45cm · Cao tới lưng tựa: 84cm · màu trắng
    10.000đ/cái
  12. Ghế gỗ uốn trắng, lưng ghế hình timMặt ghế: 40cm · Mặt lưng: 45cm · Cao : 47cm · Cao tới lưng tựa: 85cm
    65.000đ/cái
  13. Ghế gỗ uốn trắng, lưng hình vuôngMặt ghế: 43cm · Mặt lưng: 43cm · Cao 47cm · Cao tới lưng tựa: 85cm
    65.000đ/cái
  14. Ghế công viêndài 1.2m, rộng 0.5, cao lên ghế ngồi 0.5, cao lên đến lưng ghế 0.75m
    500.000đ/cái
  15. Ghế tiffanyMặt ghế: 40cm x 40cm x cao 45cm · Cao tới lưng tựa: 92cm · có 2 màu: bạc + vàng đồng · ghế có nệm trắng · Không nơ
    50.000đ/cái
  16. Ghế tiffanyMặt ghế: 40cm x 40cm x cao 45cm · Cao tới lưng tựa: 92cm · có 2 màu: bạc + vàng đồng · ghế có nệm trắng · Có cột nơ voal
    55.000đ/cái
  17. Ghế xếp xuân hoà40cm x 40cm x cao 80cm · màu xanh biển
    35.000đ/cái
  18. Ghế sofa đơn ĐENMặt ghế: 70cm x 70cm x 40cm · Cao tới tay vịn: 67cm
    450.000đ/cái
  19. Ghế sofa DÀI ĐENMặt ghế: 70cm x 1.7m x 42cm · Cao tới tay vịn: 67cm
    900.000đ/cái
  20. Ghế sofa MÂY băng dàiMặt ghế: 70cm x 140cm, cao 50cm · Cao tới lưng tựa: 80cm
    900.000đ/cái
  21. Ghế sofa MÂY đơnMặt ghế: 70cm x 70cm x 50cm · Cao tới lưng tựa: 80cm
    450.000đ/cái
  22. Ghế sofa XANH RÊU đơn
    650.000đ/cái
  23. Ghế sofa Đơn TRẮNG KEMMặt ghế: 70cm x 70cm x 40cm · Cao tới tay vịn: 67cm · Chân inox
    450.000đ/cái
  24. Ghế sofa Đơn TRẮNG TINHMặt ghế: 70cm x 70cm x 40cm · Cao tới tay vịn: 67cm · Chân gỗ
    450.000đ/cái
  25. Ghế sofa DÀI TRẮNG KEMMặt ghế: 70cm x 1.7m x 42cm · Cao tới tay vịn: 67cm
    900.000đ/cái
  26. Ghế sofa DÀI TRẮNG TINHMặt ghế: 70cm x 1.7m x 42cm · Cao tới tay vịn: 67cm
    900.000đ/cái
  27. Ghế sofa Đơn CHÂU ÂU XANH BIỂNMặt ghế: 80cm x 80cm x 40cm · Cao tới tay vịn: 68cm
    500.000đ/cái
  28. Ghế sofa DÀI CHÂU ÂU XANH BIỂNMặt ghế: 80cm x 1.9m x 42cm · Cao tới tay vịn: 67cm
    1.000.000đ/cái
  29. Bàn sofa mặt kínhkích thước 0.5m x 1.0m, cao 42cm · kích thước 0.5m x 0.8m, cao 42cm
    450.000đ/cái
  30. Bàn sofa GỖ TRẮNG Mặt kính50cm x 1.0m, cao 55cm
    500.000đ/cái
  31. Bàn sofa MÂY mặt kính55cm x 1.1m, cao 53cm
    450.000đ/cái
  32. Bàn nhựa lùn50cm x 70cm x 50cm · màu xanh dương
    30.000đ/cái
  33. Bàn nhựa đúc165cm x 90cm x 48cm · màu đỏ, xanh dương, xanh lá
    120.000đ/cái
  34. Bàn 0.5m x 1.5m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · không khăn, không rem
    70.000đ/cái
  35. Bàn 0.6m x 1.5m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · không khăn, không rem
    80.000đ/cái
  36. Bàn 0.8m x 0.8 m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · không khăn, không rem
    70.000đ/cái
  37. Bàn 0.75m x 1.0m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · không khăn, không rem
    90.000đ/cái
  38. Bàn 0.75m x 1.5m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · không khăn, không rem
    100.000đ/cái
  39. Bàn 0.5m x 1.5m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · Có khăn + rem bàn
    120.000đ/cái
  40. Bàn 0.6m x 1.5m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · Có khăn + rem bàn
    130.000đ/cái
  41. Bàn 0.8m x 0.8 m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · Có khăn + rem bàn
    120.000đ/cái
  42. Bàn 0.75m x 1.0m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · có khăn + rem
    130.000đ/cái
  43. Bàn 0.75m x 1.5m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân sắt trụ tròn · có khăn + rem
    150.000đ/cái
  44. Bàn mặt trắng 0.75m x 1.2m, cao 0.75mbàn mặt trắng không trầy · chân inox
    200.000đ/cái
  45. Bàn 0.5m x 1.0m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Không khăn + không rem
    50.000đ/cái
  46. Bàn 0.5m x 1.5m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Không khăn + không rem
    55.000đ/cái
  47. Bàn 0.5m x 2.0m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Không khăn + không rem
    60.000đ/cái
  48. Bàn 0.6m x 1.2m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Không khăn + không rem
    55.000đ/cái
  49. Bàn 0.6m x 1.5m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Không khăn + không rem
    60.000đ/cái
  50. Bàn 0.5m x 1.0m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Bao gồm khăn + rem
    85.000đ/cái
  51. Bàn 0.5m x 1.5m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Bao gồm khăn + rem
    90.000đ/cái
  52. Bàn 0.5m x 2.0m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Bao gồm khăn + rem
    95.000đ/cái
  53. Bàn 0.6m x 1.2m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Bao gồm khăn + rem
    90.000đ/cái
  54. Bàn 0.6m x 1.5m, cao 0.75mBàn mặt gỗ sự kiện, chân sắt tròn · Bao gồm khăn + rem
    100.000đ/cái
  55. Bàn tròn mặt tôn dk 0.8m, cao 0.75mKhông khăn
    150.000đ/cái
  56. Bàn tròn mặt tôn dk 0.8m, cao 0.75mcó khăn trắng bo chân + nơ
    170.000đ/cái
  57. Bàn tròn tiệc dk 1.2mMặt tôn , chân xếp chéo hình chữ X · khăn + rem + phủ màu
    100.000đ/cái
  58. Bàn tròn tiệc dk 1.4mMặt tôn hoặc inox , chân xếp chéo hình chữ X · khăn + rem + phủ màu
    130.000đ/cái
  59. Bàn tròn triễn lãm dk 0.6m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân inox dấu cộng · Không khăn, không nơ
    130.000đ/cái
  60. Bàn tròn triễn lãm dk 0.6m, cao 0.75mbàn mặt trắng, chân inox dấu cộng · Khăn trắng bo chân + nơ
    150.000đ/cái
  61. Bàn bar cao 1.1m, dk 0.6mbàn mặt gỗ sơn trắng không trầy hoặc bàn mặt kính · chân inox hoặc chân sơn đen · Không khăn + không nơ
    140.000đ/cái
  62. Bàn bar cao 1.1m, dk 0.6mkhăn bo chân hoặc khăn phủ tới chân ( 1 lớp ) + Nơ
    140.000đ/cái
  63. Bàn bar cao 1.1m, dk 0.6mkhăn bo chân hoặc khăn phủ tới chân ( 1 lớp ) + thêm 1 lớp khăn phủ màu tùy ý + nơ
    160.000đ/cái
  64. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.2 + Ghế bố thái (áo ghế thường)1 bàn tròn dk 1.2m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế bố thái ( áo trắng thường phủ chân + nơ )
    340.000đ/bộ
  65. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.2m + Ghế bố thái (áo ghế VIP)1 bàn tròn dk 1.2m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế bố thái ( áo VIP căng chân + nơ )
    430.000đ/bộ
  66. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.4m + Ghế bố thái (áo ghế thường)1 bàn tròn dk 1.4m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế bố thái ( áo trắng thường phủ chân + nơ )
    360.000đ/bộ
  67. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.4m + Ghế bố thái (áo ghế thường)1 bàn tròn dk 1.4m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế bố thái ( áo VIP căng chân + nơ )
    450.000đ/bộ
  68. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.2 + Ghế inox không lưng tựa1 bàn tròn dk 1.2m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế inox không lưng tựa
    160.000đ/bộ
  69. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.4m + Ghế inox không lưng tựa1 bàn tròn dk 1.4m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế inox không lưng tựa
    180.000đ/bộ
  70. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.2 + Ghế nhựa trắng có lưng tựa1 bàn tròn dk 1.2m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế nhựa trắng có lưng tựa
    190.000đ/bộ
  71. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.4m + Ghế nhựa trắng có lưng tựa1 bàn tròn dk 1.4m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế nhựa trắng có lưng tựa
    210.000đ/bộ
  72. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.2 + Ghế tiffany1 bàn tròn dk 1.2m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế tiffany màu vàng đồng/ hoặc màu bạc
    700.000đ/bộ
  73. Bộ bàn tròn tiệc dk 1.4m + Ghế tiffany1 bàn tròn dk 1.4m ( khăn trắng + rem trắng + phủ màu ) · 10 ghế tiffany màu vàng đồng/ hoặc màu bạc
    720.000đ/bộ
  74. Khăn rem (bao gồm setup ghim tay cho bàn của khách đã có sẵn)cho các kích thước bàn tiêu chuẩn · 0.5m x 1.0m, cao 0.75m · 0.5m x 1.5m, cao 0.75m · 0.5m x 2.0m, cao 0.75m · 0.6m x 1.2m, cao 0.75m
    75.000đ/bộ
  75. Khăn rem (bao gồm setup ghim tay cho bàn của khách đã có sẵn)cho dãy bàn (gồm nhiều bàn ghép lại ) · N : là số bàn được ghép lại
    75.000đ × số bàn/dãy
  76. Áo ghế thường giá không bao gồm setupphủ chân, không căng
    10.000đ/cái
  77. Áo ghế VIP giá không bao gồm setupCăng chân VIP
    12.000đ/cái
  78. Nơ ghế giá không bao gồm setupnơ phi sẵn hoặc nơ voal dạng cột tay
    5.000đ/cái

Giá chưa gồm vận chuyển, chưa gồm VAT, giao hàng ở tầng trệt, không vác bộ lên lầu. Lắp tháo ngoài giờ, vị trí khó hoặc đường cấm tải có phụ phí.

Chưa biết chọn gì? Để lại số, chuyên viên tư vấn và gửi bảng giá đầy đủ 298 món.

Đọc thêm

Bài liên quan

Bước cuối

Để lại số, Ms. Thảo gọi lại báo giá

Số của bạn chỉ dùng để gọi lại báo giá.

Hoặc gọi thẳng 0909.933.215 · nhắn Zalo

0909.933.215 Ms. Thảo Zalo Bảng giá

Hotline

0909933625 - Ms. Thu Duyên

0909384019 - Ms. Hoà

0909933158 - Ms. Phúc

0909933215 - Ms. Thảo