Tối qua 21h, bạn đóng tab hồ sơ ứng tuyển, ngả lưng ghế và thở dài. Vừa qua vòng 2 phỏng vấn vị trí điều phối sự kiện, câu cuối cùng giám đốc nhìn thẳng vào mắt bạn hỏi: “Bạn có mạng lưới nhà cung cấp nào sẵn chưa?”
Bạn cười khựng khựng, nói đang trong quá trình xây dựng. Nhưng khi tắt máy tính, bạn biết rõ mình không có một liên hệ nào. Chuyển từ phòng sản xuất phim sang sự kiện, bạn hiểu kịch bản, hiểu ánh sáng, hiểu cách làm nhóm làm việc dưới áp lực. Nhưng bạn không biết chữ đầu tiên để gõ vào tin nhắn gửi nhà cung cấp. Bạn sợ bị coi là người mới. Bạn sợ bị từ chối. Bạn sợ người ta thấy mình không biết gì rồi lừa dối.
Cảm giác này hoàn toàn bình thường. Và hôm nay mình sẽ chia sẻ với bạn những điều không ai nói với người mới chuyển ngành về cách làm việc với nhà cung cấp sự kiện. Không phải mẹo lừa, không phải thủ thuật networking sáo rỗng. Chỉ là những quy tắc thực tế, đã hoạt động với hàng trăm người đã từng đứng chính xác ở vị trí của bạn.
Tại sao người mới chuyển ngành luôn vất vả khi tìm nhà cung cấp sự kiện
Những lo lắng bạn đang có, phần lớn người mới vào nghề cũng từng trải qua: sợ tiếp cận nguội bị bỏ qua tin nhắn, không biết nên tìm qua giới thiệu hay tự tìm trên mạng, lo lắng chưa có dự án thật nên không ai muốn hợp tác, hoặc băn khoăn làm sao để không trở thành người chỉ gọi đến khi cần báo giá.
Nhưng có một sự thật rất ít người thừa nhận: trong ngành sự kiện, không ai đánh giá bạn dựa vào số lượng sự kiện bạn đã làm. Họ đánh giá bạn dựa vào một điều duy nhất: bạn có phải người đáng làm việc cùng không.
Bạn không cần phải giả vờ là chuyên gia. Bạn không cần phải nói dối kinh nghiệm. Bạn chỉ cần thể hiện rõ một điều: bạn tôn trọng thời gian của họ, bạn làm việc nghiêm túc, và bạn sẽ trở thành đối tác tốt trong dài hạn. Đó là tất cả.
4 quy tắc vàng cách làm việc với nhà cung cấp sự kiện cho người chưa có kinh nghiệm
Khi liên hệ lần đầu chưa có dự án: đừng hỏi báo giá. Hỏi chuyện
Đây là sai lầm lớn nhất của người mới. Mở đầu tin nhắn bằng “anh báo giá sân khấu 5m bao nhiêu” khi bạn chưa có dự án cụ thể? 99% nhà cung cấp sẽ không trả lời, hoặc trả lời một con số cao gấp đôi giá thật để đuổi bạn đi.
Khi bạn chưa có dự án, mục đích liên hệ không phải lấy báo giá. Mục đích là để họ biết bạn tồn tại, để họ thấy bạn là người nghiêm túc, và để họ nhớ đến bạn khi có dự án.
Thay vào đó hãy viết thế này: “Chào anh, mình vừa chuyển từ bộ phận sản xuất phim sang làm sự kiện, hiện đang xây dựng danh sách đối tác cho những dự án cuối năm. Mình rất thích dự án giải chạy bộ Honda anh thực hiện tháng trước, có thể mình xin 15 phút uống cà phê tuần sau để hỏi vài điều về quy trình làm việc của anh không? Mình không có dự án gấp, chỉ muốn học hỏi từ người có kinh nghiệm.”
9 trên 10 nhà cung cấp sẽ đồng ý. Bởi cả đời họ gặp hàng chục người mỗi tháng chỉ đến hỏi báo giá rồi biến mất. Họ rất hiếm khi gặp người đến chỉ để nói rằng mình hâm mộ công việc của họ.
Đừng quên ghi chú mọi thứ họ nói trong buổi gặp. Và đừng quên nhắn lại 2 ngày sau rằng bạn rất cảm ơn những chia sẻ đó. Giữ lời hứa đó. Nhà cung cấp sẽ nhớ người tôn trọng thời gian của họ mãi mãi.
Chưa có portfolio? Bán sự chuẩn bị của bạn thay vì bán kinh nghiệm
Bạn không cần phải nói dối mình đã làm 10 sự kiện. Thậm chí đừng bao giờ cố gắng giả vờ biết mọi thứ. Nhà cung cấp làm nghề hơn 10 năm, họ sẽ nhận ra bạn giả vờ trong 3 câu nói đầu tiên.
Thay vào đó, thể hiện sự chuẩn bị của bạn. Trước khi gặp họ, tự trả lời những câu hỏi cơ bản: sự kiện dự kiến ở đâu, quy mô bao nhiêu khách, thời gian nào, ngoài trời hay trong nhà, có thể gặp rủi ro gì. Không cần chi tiết hoàn hảo. Chỉ cần cho họ thấy bạn đã suy nghĩ trước khi đến gặp họ.
Khi trao đổi bạn có thể nói thẳng: “Đây là dự án đầu tiên của mình. Mình đã đo kích thước sân, kiểm tra lịch mưa 3 năm gần đây, liệt kê ra 5 loại sự cố có thể xảy ra. Mình không biết chính xác cần loại sân khấu nào. Nếu là anh, anh sẽ ưu tiên chuẩn bị thứ gì trước?”
Khi bạn nói vậy, nhà cung cấp sẽ thay đổi thái độ ngay lập tức. Họ gặp hàng trăm người đến nói “làm sự kiện cho tôi đi” mà không chuẩn bị gì cả. Khi họ thấy bạn chưa có kinh nghiệm nhưng làm việc đúng quy trình, họ sẽ không chỉ cho bạn báo giá thật. Họ sẽ tư vấn cho bạn. Họ sẽ bảo bạn tránh những cái bẫy mà người mới thường rơi vào. Sự thành thật luôn thắng hơn sự giả vờ.
Sau lần hợp tác đầu tiên: đừng biến mất. Đừng chỉ xuất hiện khi cần báo giá
Đây là lỗi mà ngay cả người đã làm nghề nhiều năm cũng mắc phải. Sự kiện kết thúc, mọi người ăn mừng, sau đó bạn biến mất. Và 3 tháng sau bạn đột nhiên nhắn tin “anh báo giá cho mình cái sự kiện mới nha”. Lúc đó họ sẽ xem bạn là một trong hàng trăm khách hàng chỉ gọi khi cần thứ gì đó.
Để biến mối quan hệ từ khách – chủ thành đối tác, bạn chỉ cần làm một việc rất nhỏ: trong vòng 24 tiếng sau khi sự kiện kết thúc, gửi một tin nhắn:
“Chào anh, hôm nay sự kiện chạy rất tốt. Mọi người kiểu màn hình ánh sáng làm quá đẹp. Gửi anh vài tấm ảnh mình chụp từ hàng khán giả. Cảm ơn anh và cả đội rất nhiều.”
Không cần dài. Không cần quà. Không cần mời ăn tối. Chỉ cần cho họ thấy công sức của họ được nhìn thấy. Thỉnh thoảng khi thấy họ đăng dự án mới lên mạng xã hội, hãy like và bình luận một câu thật. Khi có người bạn cần nhà cung cấp, hãy giới thiệu họ. Đó là tất cả.
Bạn không cần phải thành bạn thân đi uống bia cùng họ. Bạn chỉ cần trở thành người nhớ đến họ khi không cần gì cả. Và khi bạn thực sự cần hỗ trợ khẩn cấp, họ sẽ là người đến đầu tiên.
Khi bị từ chối: đừng đốt cầu. Đừng hậm hực. Hãy hỏi học hỏi
Bạn sẽ bị từ chối. Rất nhiều lần. Có người sẽ nói họ không nhận dự án nhỏ. Có người sẽ nói họ không làm việc với người mới. Có người sẽ không trả lời tin nhắn của bạn cả. Đó là bình thường.
Khi bị từ chối, đừng chỉ nói “được rồi cảm ơn” rồi biến mất. Hãy nói: “Em hiểu ạ. Cảm ơn anh đã dành thời gian nói chuyện với em. Anh có gợi ý gì để em cải thiện cho lần sau không? Hoặc anh có biết đơn vị nào phù hợp với dự án này không?”
70% trường hợp họ sẽ giới thiệu cho bạn một đơn vị khác. Bởi họ thấy bạn biết tôn trọng. Họ thấy bạn không hậm hực. Họ thấy bạn thực sự muốn học hỏi. Và một năm sau, khi bạn đã làm được nhiều sự kiện lớn hơn, bạn liên hệ lại họ. Họ sẽ nhớ bạn. Họ sẽ rất vui khi làm việc với bạn.
Ngành sự kiện rất nhỏ. Mọi người nhớ cách bạn chấp nhận từ chối nhiều hơn cách bạn ăn mừng thành công.
3 sự thật không ai nói với người mới về cách làm việc với nhà cung cấp sự kiện
Khi bạn đã nắm được 4 quy tắc trên, có 3 sự thật bạn cần hiểu rõ trước khi đi xa hơn. Đây là những điều không viết trong sách giáo trình, nhưng quyết định 90% thành công của bạn:
- Bạn không mua thiết bị. Bạn mua sự an tâm. Bạn không trả tiền cho chiếc loa công suất lớn. Bạn trả tiền cho người kỹ thuật sẽ đứng đó 12 tiếng liên tục, xử lý mọi sự cố mà không cần báo cho bạn biết. Hãy luôn hỏi những câu hỏi hậu trường: anh xử lý thế nào khi mất điện giữa chương trình? Anh có bao nhiêu người dự phòng? Câu trả lời cho những câu này mới là thứ bạn thực sự trả tiền.
- Giá rẻ thường là cái bẫy đắt nhất. Khi một nhà cung cấp báo giá thấp hơn đáng kể so với mức trung bình, họ có thể đã cắt bỏ một thứ gì đó: bảo trì thiết bị, nhân sự dự phòng, máy phát điện dự phòng, hoặc bảo hiểm. Và khi sự cố xảy ra, bạn sẽ trả giá gấp nhiều lần số tiền bạn nghĩ là đã tiết kiệm.
- Nhà cung cấp không cần bạn nịnh bợ. Họ cần bạn là khách hàng chuyên nghiệp. Rõ ràng nhu cầu, đưa ra quyết định dứt khoát, thanh toán đúng hạn, không thay đổi yêu cầu sát giờ sự kiện. Nếu bạn làm được điều đó, bạn là khách hàng trong mơ của họ. Họ sẽ ưu tiên bạn hơn cả những khách hàng chi tiêu gấp đôi nhưng gây khó khăn trong quá trình làm việc.
Bạn có thể bắt đầu từ tối nay
Bạn không cần phải xây dựng mạng lưới 100 nhà cung cấp trong một tháng. Bạn chỉ cần tìm được 3 người đáng tin. Người sẽ nhận điện thoại của bạn lúc 2 giờ sáng trước đêm sự kiện. Người sẽ nói thẳng với bạn “ý tưởng này chưa ổn”. Người sẽ không bỏ chạy khi có sự cố. Đó mới là mạng lưới thực sự.
Và bạn hoàn toàn có thể bắt đầu xây dựng nó ngay hôm nay. Không cần chờ có dự án. Không cần chờ có chức vụ. Chỉ cần làm 3 việc nhỏ:
- Mở LinkedIn, tìm 3 nhà cung cấp bạn ấn tượng nhất, gửi lời mời kết nối kèm một câu ghi chú chân thành. Không cần viết dài.
- Đăng ký tham dự buổi gặp mặt tiếp theo của hiệp hội ngành địa phương. Không cần mang danh thiếp cầu kỳ. Hãy đến đó và lắng nghe.
- Lập một bảng ghi chú đơn giản. Ghi lại mọi thứ bạn trao đổi với mỗi nhà cung cấp. Ghi lại những chi tiết nhỏ về thói quen làm việc của họ. Đừng dựa hoàn toàn vào bộ nhớ.
Chuyển ngành không bao giờ dễ dàng. Bạn sẽ mắc sai lầm. Bạn sẽ bị từ chối. Bạn sẽ cảm thấy lúng túng rất nhiều lần. Nhưng hãy nhớ rằng: tất cả những nhà cung cấp mà bạn ngưỡng mộ hôm nay, họ cũng từng đứng ở vị trí của bạn. Họ cũng từng gửi tin nhắn đầu tiên với tâm trạng lo lắng. Họ cũng từng mắc những sai lầm khởi đầu.
Nếu bạn muốn tham khảo thêm quy trình làm việc chuẩn, danh sách nhà cung cấp đã được kiểm chứng và những bài học thực tế từ hàng nghìn dự án, bạn có thể tìm hiểu thêm tại Tổ chức sự kiện Việt Nam. Tất cả tài liệu đều được xây dựng từ kinh nghiệm thực tế, dành riêng cho người mới bắt đầu.
Bây giờ hãy mở máy tính lại. Viết tin nhắn đầu tiên. Gửi đi. Bạn đã sẵn sàng rồi.