Bạn vừa tính tiền thuê ban nhạc, vừa gọi người báo giá loa đèn, rồi ngồi bấm máy tính gần nửa tiếng. Sau đó thở dài nghĩ là ổn rồi, đủ tiền, không còn gì thiếu nữa.
Mình bảo bạn thẳng: bạn mới chỉ tính được có nửa chi phí thôi.
Cái sân khấu ca nhạc ngoài trời mà bạn định dựng có rất nhiều cái bẫy và quy tắc ngầm mà không tài liệu nào dám nói thẳng. Tất cả những gì mình viết dưới đây đều đúc kết từ hàng chục buổi nhạc tại quán cafe, sân vườn và các nhạc hội nhỏ khắp cả nước. Từ những lần thua tiền, đến những lần đứng dưới mưa nhìn dàn loa chết dí.
Chi phí ẩn: “Cái bẫy” ăn hết nửa ngân sách
Người mới luôn mắc cùng một sai lầm: Chỉ cộng giá thuê sân, ban nhạc và loa đèn. Họ quên mất rằng chi phí vận chuyển và nhân công lắp đặt thường chiếm từ 30% đến 50% tổng ngân sách kỹ thuật.
Như dự án sân khấu ca nhạc ngoài trời tại quán Café Vườn Xanh Thủ Đức, ban đầu chủ quán ước tính 12 triệu cho thiết bị. Kết quả? Chi phí vận chuyển, nhân công dỡ hàng, gia cố nền và xăng máy phát cộng lại gần 8 triệu nữa. Không ai lừa anh ấy, chỉ là anh ấy đã không hỏi.
- Địa hình khó: Nếu xe tải không vào tận nơi, bạn phải trả thêm tiền công dỡ hàng bằng tay cho quãng đường hàng trăm mét.
- Gia cố nền: Nền đất mềm sau mưa cần lót tấm ép dày để sàn sân khấu không bị lún giữa buổi diễn.
- Nguồn điện: Điện quán cafe thường chỉ đủ chạy điều hòa. Bạn bắt buộc phải thuê máy phát điện riêng nếu không muốn toàn bộ loa “chết đứng” khi ca sĩ lên nốt cao.
- An toàn: Sân khấu cao quá 80cm bắt buộc phải có giàn giáo an toàn, không thể dựng tạm bợ.
Luật bất biến của nghề này: Luôn cộng thêm 15% dự phòng trên tổng dự toán. Đó không phải lãng phí, đó là tiền mua sự bình tĩnh khi sự kiện diễn ra.
Đừng tin vào tỷ lệ kích thước sân khấu trên lý thuyết
Nhiều người tin rằng sân khấu phải chiếm 10-20% diện tích sự kiện. Đó là quy tắc dành cho bài luận văn, không phải cho thực tế. Bạn không tính sân khấu bằng tỷ lệ phần trăm, bạn tính bằng tầm nhìn và không gian biểu diễn thực tế.
Hãy đi ra vị trí hàng ghế xa nhất. Nếu đứng đó bạn không thấy rõ đầu người đứng trên sàn sân khấu, thì khán giả của bạn cũng vậy. Địa hình dốc lên? Sân 30cm là đủ. Địa hình dốc xuống? Bạn phải nâng sân lên 1 mét, dù diện tích chỉ có vài mét vuông.
Về không gian, mỗi nghệ sĩ cần tối thiểu 4m2. Nếu có trống, hãy nhân đôi. Nếu có bàn mixer, hãy nhân rưỡi. Ép nghệ sĩ đứng chật chội sẽ khiến họ không thể biểu diễn thăng hoa. Đừng ngồi bàn cafe vẽ hình vuông trên giấy. Hãy ra ngoài, đứng, nhìn và đo.
Bảo hiểm: Khoản tiền rẻ nhất bạn không nên tiết kiệm
9 trên 10 chủ quán làm sân khấu ca nhạc ngoài trời quy mô nhỏ đều tặc lưỡi bỏ qua bảo hiểm. Đó là suy nghĩ liều mạng nhất. Chỉ từ 300 nghìn đến 2 triệu đồng, bạn có thể cứu mình khỏi nguy cơ vỡ nợ.
- Trách nhiệm công cộng: Đền bù khi khách trượt ngã, cột loa đổ, hoặc sự cố điện giật.
- Bảo hiểm thiết bị: Đền bù khi mưa làm hỏng dàn loa đắt tiền hoặc chập cháy amplifier do độ ẩm.
Lưu ý: Đừng mua gói rẻ nhất mà không đọc điều khoản. Nhiều gói sẽ từ chối bồi thường nếu bạn dùng nhân viên không có chứng chỉ hoặc xảy ra thiên tai. Hãy hỏi rõ người bán trước khi xuống tiền.
Kế hoạch dự phòng thời tiết: Không chỉ là tấm bạt
Kế hoạch dự phòng không phải là hành động hoảng sợ khi mưa đã rơi. Nó phải được tính toán ngay từ ngày bạn chọn vị trí đặt sân khấu:
- Độ cao sàn: Luôn dựng sân khấu cao tối thiểu 20cm so với mặt đất để tránh nước tràn lên sàn khi mưa lớn đột ngột.
- Kê cao thiết bị: Tất cả dây cáp, ổ điện phải được kê cao ít nhất 10cm. Tuyệt đối không đặt trực tiếp xuống đất dù trời đang nắng đẹp.
- Kinh nghiệm địa phương: Đừng chỉ xem Google Weather. Hãy hỏi người dân xung quanh về hướng gió và hướng mưa thường gặp tại khu vực đó.
- Nhân sự chuyên trách: Cử một người chỉ làm duy nhất nhiệm vụ theo dõi bầu trời để đưa ra quyết định thu dọn thiết bị kịp thời.
Bây giờ, hãy tắt bảng tính của bạn lại. Đừng thêm con số nào nữa. Hãy mặc áo vào và đi thẳng đến mặt bằng bạn định dựng sân khấu ca nhạc ngoài trời.
Đứng ở hàng ghế cuối cùng. Nhìn. Gọi cho đơn vị vận chuyển để hỏi rõ giá nhân công. Gọi cho công ty bảo hiểm để check điều khoản. Đừng hy vọng vào may mắn. Hãy tính toán tất cả, chuẩn bị tất cả. Chỉ khi đó, khi nốt nhạc đầu tiên vang lên dưới ánh đèn, bạn mới có thể thực sự ngồi xuống và tận hưởng thành quả của mình.