Trong thời đại số, một mẫu email mời tham dự hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là thông báo, mà còn là ấn tượng đầu tiên giúp thu hút và thuyết phục khách mời. Bài viết này Ngàn Thông sẽ chia sẻ những bí quyết và cung cấp cho bạn các mẫu email hiệu quả để sự kiện luôn kín chỗ.
Email mời tham dự sự kiện là gì?
Email mời tham dự sự kiện là một hình thức gửi lời mời đến khách tham dự thông qua email thay vì gặp gỡ trực tiếp. Đây là một loại thư điện tử được gửi cho một nhóm người nhất định, với mục tiêu khuyến khích họ tham gia vào một sự kiện cụ thể.
Trong email thường có đầy đủ thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, nội dung sự kiện, cùng với phần mô tả ngắn gọn giúp người nhận hiểu được giá trị và lý do nên tham dự. Ngoài ra, email mời sự kiện cũng có thể kèm theo hướng dẫn đăng ký, liên kết xác nhận tham gia hoặc các yêu cầu đặc biệt khác, tạo sự chú ý, gây hứng thú và thúc đẩy người nhận quyết định tham gia sự kiện.
Cấu trúc chuẩn trong các mẫu email mời tham dự hội thảo
Để mẫu email mời tham dự hội thảo của bạn không bị “chìm nghỉm” giữa hàng trăm email khác, nó cần tuân thủ một cấu trúc vàng đã được chứng minh hiệu quả. Cấu trúc này đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách logic, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Mỗi phần đều có một vai trò riêng và góp phần dẫn dắt người đọc đến hành động cuối cùng là nhấn nút đăng ký.
Tiêu đề email – Yếu tố quyết định 80% thành công
Tiêu đề là thứ đầu tiên khách mời nhìn thấy. Một tiêu đề nhàm chán hoặc giống tin rác sẽ khiến email của bạn bị xóa ngay cả khi chưa được mở. Hãy đầu tư thời gian để tạo ra một dòng tiêu đề hấp dẫn.
- Công thức gợi ý: [Thư mời] Tên sự kiện; Tên sự kiện: Khám phá [Lợi ích chính]; Đừng bỏ lỡ [Tên sự kiện] cùng chuyên gia [Tên diễn giả].
- Nguyên tắc: Ngắn gọn (dưới 60 ký tự), nêu bật được điểm đặc sắc nhất của hội thảo, và nếu có thể, hãy cá nhân hóa bằng cách thêm tên người nhận.
Lời chào mở đầu và cách cá nhân hóa thông điệp
“Kính gửi Quý khách hàng” đã là một lời chào quá cũ kỹ. Trong thời đại 4.0, sự cá nhân hóa lên ngôi. Hãy bắt đầu email bằng một lời chào trực tiếp đến tên của người nhận, ví dụ: “Chào anh Nam,” hoặc “Chị Lan thân mến,”. Nếu bạn có thêm dữ liệu về người nhận (ví dụ: họ đã từng tham gia sự kiện trước đây), đừng ngần ngại nhắc đến nó.
Nội dung chính mẫu email mời tham dự hội thảo
Đây là phần “xương sống” của email, nơi bạn phải trả lời tất cả các câu hỏi tiềm ẩn trong đầu khách mời. Hãy trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc và tập trung vào giá trị.
- What & Why: Sự kiện này là gì? Tại sao họ nên dành thời gian tham gia? Hãy nêu bật những lợi ích, kiến thức hoặc cơ hội mà họ sẽ nhận được.
- Who: Ai là diễn giả? Giới thiệu ngắn gọn về chuyên môn và uy tín của họ.
- When & Where: Thời gian (ngày, giờ) và địa điểm (địa chỉ cụ thể hoặc link tham dự webinar) phải được ghi rõ ràng, nổi bật.
- How: Cung cấp một lịch trình dự kiến (agenda) để khách mời biết họ sẽ trải qua những nội dung gì.
Chữ ký chuyên nghiệp trong email mời hội thảo
Phần cuối cùng của email chính là chữ ký. Đây là nơi để bạn cung cấp thông tin liên hệ và củng cố hình ảnh thương hiệu. Một chữ ký chuyên nghiệp cần bao gồm:
- Tên người gửi và chức vụ.
- Tên công ty/đơn vị tổ chức.
- Logo công ty.
- Website, số điện thoại và các trang mạng xã hội liên quan. Điều này không chỉ tạo sự tin cậy mà còn giúp khách mời dễ dàng tìm kiếm thêm thông tin hoặc liên hệ khi cần thiết.
Các mẫu email mời tham dự hội thảo
Lý thuyết là nền tảng, nhưng các ví dụ thực tế sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn. Dưới đây là một số mẫu email mời tham dự hội thảo được Ngàn Thông soạn thảo để bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Mẫu email mời tham dự hội thảo và hội nghị chuyên gia trang trọng
Tiêu đề: Thư mời tham dự Hội thảo chuyên đề: [Tên Hội thảo]
Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên khách mời],
Thay mặt [Tên đơn vị tổ chức], chúng tôi trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham dự Hội thảo chuyên đề “[Tên Hội thảo]”, một sự kiện quan trọng trong lĩnh vực [Lĩnh vực].
Sự kiện sẽ quy tụ các chuyên gia hàng đầu để cùng thảo luận về [Chủ đề chính], mang đến những góc nhìn sâu sắc và giải pháp đột phá.
Thời gian: [Giờ], [Thứ, Ngày/Tháng/Năm] Địa điểm: [Địa điểm tổ chức]
Sự hiện diện của Anh/Chị là niềm vinh hạnh lớn đối với chúng tôi. Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày [Ngày] qua nút đăng ký bên dưới.
Trân trọng, [Chữ ký]
Mẫu email thân thiện cho sự kiện workshop và cộng đồng
Tiêu đề: Bạn đã sẵn sàng “bùng nổ” cùng Workshop [Tên Workshop] chưa?
Nội dung: Chào bạn [Tên khách mời],
Bạn có muốn [Lợi ích chính của workshop]? Hãy đến ngay với buổi Workshop siêu thực chiến “[Tên Workshop]” do [Tên đơn vị tổ chức] mang đến!
Đây không phải là một buổi học lý thuyết nhàm chán. Bạn sẽ được trực tiếp thực hành, trao đổi cùng các chuyên gia và nhận được những bí quyết độc quyền.
Thời gian: [Giờ], [Thứ, Ngày/Tháng/Năm] Địa điểm: [Địa điểm tổ chức]
Số lượng có hạn, đừng bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời này nhé!
Thân mến, [Chữ ký]
Mẫu email mời tham dự hội thảo, sự kiện trực tuyến (Webinar)
Tiêu đề: [Webinar Miễn Phí] Khám phá [Chủ đề] cùng chuyên gia
Nội dung: Chào bạn [Tên khách mời],
Bạn đang quan tâm đến [Chủ đề] nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hãy tham gia ngay Webinar hoàn toàn miễn phí “[Tên Webinar]” của chúng tôi.
Chỉ trong 90 phút, bạn sẽ được lắng nghe những chia sẻ tâm huyết từ chuyên gia [Tên diễn giả] và có cơ hội đặt câu hỏi trực tiếp.
Thời gian: [Giờ], [Thứ, Ngày/Tháng/Năm] Nền tảng: Zoom (Link sẽ được gửi sau khi đăng ký)
Đăng ký ngay để không bỏ lỡ kiến thức giá trị!
Thân ái, [Chữ ký]
Mẫu email mời tham dự hội thảo nhắc nhở
Tiêu đề: [Nhắc nhở] Hội thảo [Tên Hội thảo] sẽ diễn ra vào ngày mai!
Nội dung: Chào bạn [Tên khách mời],
Chỉ còn chưa đầy 24 giờ nữa, Hội thảo “[Tên Hội thảo]” sẽ chính thức bắt đầu. Chúng tôi rất mong chờ được chào đón bạn.
Thời gian: [Giờ], [Ngày/Tháng/Năm] Địa điểm: [Địa điểm/Link tham dự]
Đừng quên chuẩn bị những câu hỏi hay nhất để giao lưu cùng diễn giả nhé.
Hẹn gặp lại bạn vào ngày mai!
Trân trọng, [Chữ ký]
Có thể thấy, một mẫu email mời tham dự hội thảo hiệu quả không chỉ đơn thuần là việc cung cấp thông tin. Đó là sự kết hợp tinh tế giữa nội dung giá trị, cấu trúc logic, thiết kế bắt mắt và lời kêu gọi hành động thuyết phục. Bằng cách áp dụng những hướng dẫn và tham khảo các mẫu có sẵn trong bài viết này, bạn hoàn toàn có thể tự tin soạn thảo những email mời chuyên nghiệp, thu hút và đạt được mục tiêu về số lượng người tham dự cho sự kiện của mình.
Nếu bạn cần một giải pháp toàn diện hơn, từ việc lên ý tưởng, xây dựng sự kiện cho đến quảng bá sự kiện, tổ chức hội nghị hội thảo một cách chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của Ngàn Thông. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và đưa ra những tư vấn chiến lược phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
>> Xem thêm: