Bí quyết tổ chức sự kiện thành công cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm là gì? Chắc hẳn bạn rất lo lắng khi trước mắt phải tổ chức một sự kiện hoành tráng. Lần đầu thực hiện nên nhiều người không tránh khỏi tình trạng lúng túng và bỡ ngỡ.
Là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp- Ngàn Thông khuyên bạn:
“ Hãy chuẩn bị một hành tranh tổ chức sự kiện với những bí quyết để đạt được thành công.”
Với mong muốn đem tới sự thành công cho các sự kiện lớn nhỏ trên khắp tỉnh thành của TPHCM. Ngàn Thông xin gửi tới bạn đọc 8 bí quyết tổ chức sự kiện thành công cho người mới bắt đầu
1. Xác định mục tiêu của sự kiện
Bí quyết tổ chức sự kiện đầu tiên mà bạn cần có đó là xác định được mục tiêu. Mục tiêu chính là kết quả cuối cùng mà qua sự kiện bạn muốn nắm được. Chẳng hạn như, thông qua sự kiện gây quỹ từ thiện bạn muốn:
- Đem lại giá trị tốt đẹp cho xã hội.
- Thể hiện trách nhiệm với cộng đồng và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
- Tạo niềm tin với đối tác và khách hàng
- Là dịp tương tác và gắn kết giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp.
Biết được mục tiêu bạn sẽ như một mũi tên với mọi tư duy tập chung vào tạo nên một trí tuệ sắc bén. Từ đó giúp bạn ra kế hoạch giải quyết tình huống sáng suốt hiệu quả để đi tới thành công.
2. Đối tượng mà sự kiện nhắm tới
Một sự kiện diễn ra luôn hướng tới một đối tượng nào đó để tạo ấn tượng, gây thiện cảm với họ.
Chính vì thế bạn cần xác định đối tượng mà mình hướng tới để đưa ra những chương trình tổ chức thu hút đối tượng.
Từ đó hiệu quả của chương trình sẽ cao hơn đưa bạn đến thành công một cách nhanh chóng.
3. Chi phí và ngân sách tổ chức
Sau khi đã xác định được hai yếu tố quan trọng nhất. Tiếp đó bạn cần hạch toán cho mình về chi phí tổ chức sự kiện sơ bộ. Từ đó bạn dựa trên ngân sách của mình để cân bằng và điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
- Làm sao để tổ chức một sự kiện hiệu quả, tối ưu chi phí và đạt được hiệu quả cao.
- Việc hạch toán chi phí này giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn hơn.
- Tránh sự lãng phí vô ích mà không đem lại được tác dụng cao
4. Bố trí nhân sự
Biết cách sắp xếp nhân sự cho từng khâu hoạt động của sự kiện là một điều vô cùng quan trọng và cần thiết.
Ví dụ như:
- Khâu đón khách gồm có lễ tân, PB- PG, đoàn múa lân,…
- Khâu sân khấu sự kiện: MC, kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng,…
- Ekip hậu trường gồm có: đội hậu cần, bảo vệ,…
- Chuẩn bị người thuyết trình,…
Bố trí nhân sự hợp lý giúp các khâu tiến hành trong sự kiện luôn được vẫn hành hiệu quả. Tránh được những sự cố và tạo nên tính chuyên nghiệp của một sự kiện. Gây ấn tượng với người tham dự và đối tác kinh doanh.
5. Chuẩn bị tài liệu
Tài liệu cho sự kiện ở đây bao gồm:
- Thư mời khách tham dự và cơ quan đài báo truyền hình.
- Banner, Poster quảng cáo.
- Cung cấp nội dung và khung thời gian chương trình để người tham dự tiện sắp xếp lịch trình.
- Soạn bài thuyết trình.
6. Tìm kiếm địa điểm tổ chức
Địa điểm để bạn tổ chức sự kiện cũng quyết định lớn tới sự thành công của sự kiện. Là một người mới bắt đầu tổ chức sự kiện, bạn nên tham khảo học hỏi kinh nghiệm chọn địa chỉ của công ty anh em. Hoặc nếu không bạn sẽ tham khảo ý kiến với Ngàn Thông, chúng tôi chắc chắn đem lại câu trả lời vô cùng thích đáng tới bạn.
7. Các cơ quan báo đài truyền thông
Một sự kiện lớn muốn lan tỏa thông điệp và hình ảnh thương hiệu. Bạn cần mời tới sự kiện các cơ quan đài báo để ghi hình và đưa tin về hoạt động của doanh nghiệp mình.
8. Chuẩn bị tiệc và quà tặng
Tiệc là một bí quyết tổ chức sự kiện hoàn hảo để gắn kết và tạo thiện cảm với khách mời tham dự. Bạn có thể chuẩn bị một bữa tiệc ngọt cho các sự kiện cộng đồng của mình.
Cuối cùng đó là tặng quà khi khách mời ra về. Đây là một khâu ghi điểm mạnh cuối cùng để lại sự ấn tượng trong lòng người tham dự.
Trên đây là 8 bí quyết tổ chức sự kiện đạt thành công tốt đẹp. Hãy liên hệ với Ngàn Thông khi bạn muốn được chia sẻ kinh nghiệm, cung cấp thiết bị để tổ chức sự kiện được thành công.
Xem thêm: Tổ chức hội nghị khách hàng như thế nào để đạt thành công?