Tổ chức hội nghị khách hàng giúp công ty bạn kết nối được với các cửa hàng, nhà phân phối và tạo nên mối quan hệ thân thiết với khách hàng của mình.

Để tổ chức một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, bạn cần chuẩn bị thật cẩn thận để tạo nên ấn tượng tốt của khách hàng đối với thương hiệu của bạn. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo Cách chọn bàn ghế cho góc làm việc đầy sáng tạo.

Thời gian cụ thể

Bạn nên chọn thời điểm phù hợp nhất cho tất cả khách hàng của mình. Thường là ngày thứ bảy, chủ nhật vào lúc 15h là phù hợp nhất. Tuy nhiên, đối với khách hàng là nhà phân phối và các cửa hàng tại chợ, bạn cần lựa chọn thời điểm sau 17h chiều để thuận tiện hơn cho họ.

Các công đoạn chuẩn bị

Bạn cần lên kế hoạch cụ thể và phân chia công việc cho tất cả mọi người. Kiểm tra tiến độ thực hiện để đảm bảo các công đoạn đều được chuẩn bị tốt nhất. Có thể chia làm 3 tổ nhỏ:

Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.

Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng…

Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.

Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị thiệp mời trước 7 ngày và theo dõi số lượng người tham dự, giấy mời cần thể hiện sự trang trọng, hình ảnh của thương hiệu một cách cẩn thận nhất.

Hội trường

Nơi tổ chức có thể là hội  trường ngay tại công ty nhằm củng cố lòng tin của khách hàng đối với thương hiệu của bạn. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn các nhà hàng địa phương, sân khấu biểu diễn với các thiết bị trình chiếu hiện đại để tạo sự chuyên nghiệp cho buổi lễ.

Các công đoạn chuẩn bị khác

Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.

·       Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.

·       Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.

·       Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.

·       Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.

Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị một chương trình bốc thăm trúng thưởng để mang lại niềm vui và sự hào hứng cho khách mời. Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất

Cần chuẩn bị tốt các công đoạn để có được một buổi hội nghị khách hàng hoàn hảo nhé!